L’auditor no té la capacitat física de verificar totes les transaccions comercials de gran preocupació quan el nombre d’operacions del període d’informe és significatiu. En aquest tipus de situacions, si l’empresa disposa d’un sistema de control intern suficient, té el dret d’escollir un xec de prova en lloc del control total de totes les transaccions. Aquest enfocament d’auditoria acceptat per estàndards gairebé arreu substitueix una auditoria documental contínua de les operacions financeres i empresarials d’un subjecte.
Pràctica d’auditoria actual
El seguiment de totes les transaccions i registres comercials ha estat una pràctica habitual en anys anteriors. A l’auditoria moderna, aquesta es considera obsoleta i pràcticament no s’aplica. L’auditor no està obligat a comprovar totes les transaccions, al seu nivell decideix fins a quin punt s’ha d’aplicar la verificació documental en una determinada organització.
El mètode de mostreig d’auditoria es basa en els postulats de la teoria de probabilitats. Se suposa que cada mostra té característiques gairebé idèntiques de les dades completes que representa. La selecció i verificació d’una part dels registres de comptabilitat a partir de la quantitat total de dades similars proporciona a l’auditor motius raonables per emetre una opinió objectiva sobre la fiabilitat dels estats financers de l’organització.
Comprovació per punts
En l’etapa de planificació, l’auditor té coneixement dels saldos del compte i de les entrades de comptabilitat que tenen més probabilitats de contenir errades. Aquest coneixement s'utilitza en la selecció de determinats ítems, balanços i classes d'operacions sobre els quals es faran procediments de control.
El concepte d'exemple d'auditoria fa referència a una determinada part dels registres de comptabilitat seleccionats per a la verificació documental. El percentatge d’elements o transaccions examinades en detall és determinat per un, basat en la professionalitat i experiència, el judici de l’auditor i la correlació de les dades obtingudes durant l’anàlisi de la mostra amb altres proves.
Selecció d’operacions per a proves
Els estàndards internacionals i nacionals de la “mostra d’auditoria” permeten la recollida d’evidències d’auditoria tant a partir d’un conjunt estadístic de registres per a l’anàlisi com de la selecció d’elements basats en la materialitat, la materialitat o el judici professional de l’auditor sense aplicar un algorisme determinat del sistema.
L’estàndard d’auditoria 530 “Mostreig d’auditoria” estableix les condicions següents per a la selecció de les transaccions per a una verificació detallada:
- cal tenir en compte l’objectiu dels procediments de control i les característiques de la classe d’operacions;
- el nombre d’entrades hauria de ser suficient per a un nivell de risc acceptablement baix;
- qualsevol operació comptable del conjunt general de registres té igualtat d’oportunitats d’inclusió a la mostra.
Selecció d’elements per a la verificació documental
El mètode de selecció utilitzat ha de garantir que cada unitat de la mostra és essencial per obtenir resultats d’escolta estadísticament fiables:
- s'hauria de seleccionar un nombre representatiu de registres de cada classe d'operacions;
- Els empleats clients no necessiten conèixer i comprendre el mètode de verificació adoptat per l’auditor;
- el mateix mètode no s'ha d'utilitzar durant l'auditoria de l'any següent;
- la mostra ha de cobrir tot el període i totes les seccions de les transaccions financeres típiques;
- en seleccionar transaccions s’hauria d’aplicar el concepte de materialitat;
- es presta més atenció als registres en què és probable que tingui frau o errors;
- si la fiabilitat de l'evidència és baixa, cal augmentar la mida de la mostra.
L'objectiu del mètode de mostreig d'auditoria ISA és avaluar la veracitat de certs aspectes de la informació comptable. La norma s'aplica quan el nombre de transaccions és gran, ja que l'estudi total de totes les operacions en aquestes condicions serà extremadament ineficient i requereix molta mà d'obra. La quantitat de dades seleccionades per a la verificació ha de ser suficient per obtenir una garantia raonable sobre l’exactitud dels estats financers presentats pel client d’auditoria.
Criteris de validesa de conclusions
Es distingeixen els següents tipus d'exemple d'auditoria: representatius i no representatius. L'evidència de l'auditoria correcta només es pot obtenir com a resultat de proves d'un grup seleccionat de registres en què les característiques dels elements d'interès de l'estudi corresponen a l'estructura del conjunt de dades global.
Si la totalitat de les transaccions conté distorsions importants, però les operacions seleccionades per als procediments d'auditoria són pràcticament sense distorsions, la mostra no és representativa i pot arribar a conclusions errònies.
L’ús de mostres no representatives durant l’auditoria augmenta significativament els riscos de la mostra d’auditoria.
Mètodes per seleccionar transaccions per a la verificació
Els mètodes d'auditoria següents per a ISA són els següents:
- Bloc de mostreig. Per a un estudi detallat, se selecciona una sèrie seqüencial d’elements. Tot i que aquest mètode pot ser molt eficaç, hi ha el risc que el bloc d’operacions no reflecteixi les característiques de totes les transaccions.
- Mostreig aleatori. No hi ha un enfocament estructurat de la selecció d’elements.
- Judici personal. L’auditor utilitza el seu propi judici per seleccionar, potser, a favor de transaccions que tinguin el cost més significatiu i un alt nivell de risc associat.
- Mostreig mitjançant un generador de números aleatoris. Aquest plantejament és el més teòricament correcte, però pot requerir més temps per seleccionar operacions.
- Mostratge estratificat. L’auditor divideix les operacions en diferents seccions (per exemple, de baix cost i de baix cost), i després selecciona de cada secció.
- Mostreig sistemàtic. Inclou elements situats al quadern de registre a intervals fixos, per exemple, cada 20è element. Aquest sol ser un mètode de selecció força efectiu.
Minimització del risc
Qualsevol mètode de mostreig no exclou completament els riscos. Es divideixen en:
- relacionats amb la selecció de registres per a una verificació detallada;
- no relacionats amb ell.
Quin és el risc de la mostra d’auditoria en la seva no representativitat? Es pot seleccionar i aplicar el mètode equivocat de formació o un nombre insuficient d’elements. Es pot saltar una transacció que tingui un efecte significatiu sobre l’element del balanç o el saldo del compte. Aquests riscos es poden minimitzar augmentant el nombre de registres inclosos a la mostra.
El risc de troballes d’auditoria incorrectes existeix tant durant els controls documentals selectius com totals. El motiu pot ser un coneixement insuficient de les particularitats de l’empresa, l’ús de procediments d’auditoria ineficaços o inadequats o l’execució incorrecta del procediment. El risc es minimitza només augmentant la competència dels auditors.
Etapes de la formació de la mostra d'auditoria
Les etapes de creació d'una mostra necessària per avaluar la fiabilitat de les partides del balanç i estats financers, tant en els mètodes estadístics com en els mètodes no estadístics, són les següents:
- determinació de la mida de la mostra;
- selecció d'elements de la mostra i proves d'aquestes;
- avaluació dels resultats.
Mida òptima de la mostra
L’elecció de la mida adequada és extremadament important, perquè només sobre la base de dades representatives es poden treure conclusions vàlides per a tot el conjunt d’elements d’informació.
La mida de la mostra d'auditoria es calcula segons les fórmules i les principals variables són els riscos de mostreig, els errors permesos i els esperats.La determinació de la seva mida està afectada per la finalitat de l’auditoria, la identificació i l’avaluació de possibles errors, la determinació de tot el conjunt i les unitats de mostreig.
Conclusions dels resultats de les proves de control
Després de provar els elements de la mostra, es treuen les conclusions següents:
- S'avalua l'eficàcia del sistema de control intern. Les proves d’auditoria consisteixen a comprovar la disponibilitat de documents que certifiquen l’organització i el funcionament del sistema de control intern.
- Obtenció de proves d’absència d’errors importants en el saldo del compte a partir dels resultats de proves significatives.
- Avaluació dels elements necessaris per a una avaluació independent de l'entitat auditada (mitjançant proves significatives) independent de la gestió del client.
- Identificació i valoració de possibles errors. Segons el propòsit del procediment d’auditoria, és possible determinar el tipus i el nombre d’errors, molts dels quals no esperaven l’auditor en l’etapa de planificació de l’auditoria. Per exemple, el mostreig de les factures i la conciliació amb el diari de factures pot comportar la identificació de càlculs d’IVA incorrectes. Les proves de control revelen desviacions del comportament esperat i les proves significatives estableixen errors de registre.
Determinar l’adequació de la població i de les unitats de mostreig
Per fer-ho, l’auditor s’ha d’assegurar que els elements de la prova siguin homogenis, ja que van ser seleccionats segons el criteri establert. Generalment, com més gran sigui el saldo monetari en termes monetaris, més gran és la mida de la mostra. El criteri de mida és el més utilitzat.
Un altre criteri és el grau de risc, segons quins actius es classifiquen: actius amb un risc alt o baix de robatori, per exemple, efectius a mà - immobles fixos. Independentment dels criteris, es prestarà una atenció adequada a certs elements de la mostra d'auditoria. Per exemple, els enllaços que han caducat seran provats detalladament independentment de la seva materialitat.
El procediment per emetre una opinió sobre els resultats de la prova d’una mostra només és rellevant si els errors que s’hi troben són aproximadament similars als dels errors de la població general.
Segons la teoria de probabilitats, la mida de la mostra es determina de la manera següent:
- per a un conjunt de menys de 5.000 operacions, es té en compte tot el conjunt d’elements;
- per a una població de més de 5.000 transaccions, la mida s'estableix tenint en compte els criteris següents: nivells de seguretat i precisió requerits, marge d'error, desviació estàndard, etc.
Un criteri important per determinar la mida de la mostra d’auditoria és el nivell de garantia de la fiabilitat de l’opinió emesa. Els 20 articles seleccionats per a les proves de cada classe d’operacions no seran representatius del nivell de garantia del 90%. Les conclusions basades en una mostra així poden resultar ser falses.