Perquè l’empresa funcioni de manera eficaç, hauria de prevaler a l’equip un ambient acollidor i saludable. No és sempre que el propietari d’una empresa tingui el poder d’avaluar adequadament cada empleat i esbrinar d’on provenen els problemes de relació de personal. Per tal de resoldre situacions desagradables i d’eliminar possibles conflictes, desfer-se d’empleats poc eficients i controlar els costos financers per al personal, és necessari organitzar una auditoria a tota regla del personal de l’organització.
De què estàs parlant?
Què s’entén habitualment amb el terme “auditoria”? El personal de l'organització és el principal recurs, més important que els diners. I l'auditoria és un mètode per determinar l'eficàcia del personal. Durant l’auditoria és possible esbrinar el bon nivell del sistema de control del personal, així com trobar mètodes d’optimització i millora de l’eficiència. L’objectiu principal d’un esdeveniment d’aquest tipus és avaluar la productivitat en el context de cada empleat específic, cosa que ens permet calcular generalment l’utilitat de l’empleat en termes de rendibilitat.
Quan es realitza una anàlisi especialitzada, és possible realitzar una auditoria de càlculs amb personal per a remuneracions, per avaluar l'eficàcia del sistema i com controlar les relacions dins de l'organització:
- econòmica;
- social;
- mà d’obra.
El sistema d'auditoria de personal és imprescindible per a una gran rotació de personal a l'empresa, ja que permet identificar la causa del fenomen.
Tasques d’anàlisi
Les tasques principals assignades als especialistes que duen a terme l'auditoria de personal solen ser les següents:
- determinar si els recursos humans corresponen a l'estratègia de creixement de l'empresa;
- identificació de la conformitat de l'estructura directiva i del procés de treball amb les normes del dret estatal;
- avaluació de l'eficàcia dels empleats en la resolució de les seves tasques;
- identificar les causes dels problemes d’interacció del personal, trobar maneres de resoldre situacions, així com reduir l’impacte negatiu.
Com va això?
En el cas general, l'auditoria del personal es divideix en:
- formació;
- recollida de dades;
- anàlisi de la informació;
- resumint.
Preparació
L’auditoria i el control del personal comença amb la determinació dels objectius que persegueix l’esdeveniment. A partir d’això, preparen suport documental i estableixen terminis. A la fase preparatòria, es designen executors de projectes, se seleccionen els participants i es crea un pla segons el qual es recopilaran i analitzaran les dades. També cal decidir a favor d’aquest o d’aquest tipus d’informes.
Treballar amb informació
La recollida de dades inclou activitats per controlar el flux de treball dels empleats seleccionats. Al mateix temps, els especialistes que realitzen auditories de personal de la documentació d’estudi de personal, informes, realitzen enquestes i recopilen qüestionaris, organitzen entrevistes amb empleats de l’empresa. Les estadístiques obtingudes en el transcurs d'un estudi es preprocessen i se sotmeten a una anàlisi detallada.
El tercer pas del treball d’auditoria és el processament de totes les dades recollides prèviament. A partir de la informació rebuda es formen:
- Taules
- horaris;
- Gràfics
- esquemes.
Aquests mètodes de presentació de dades són clars i comprensibles, cosa que permet analitzar ràpidament la situació. L’auditoria del sistema de gestió de personal es realitza tenint en compte l’algoritme d’anàlisi d’informació seleccionat prèviament, així com avaluant l’efectivitat dels empleats.Els indicadors calculats es comparen clarament amb empreses similars, estàndards científicament sòlids.
Pas final
A l’última fase, l’auditoria dels assentaments amb el personal (mà d’obra, el seu pagament) del propi procés de treball ens permet treure conclusions. Els especialistes que han dirigit els esdeveniments formulen recomanacions per millorar l'eficiència del procés de treball. A partir de les situacions identificades, queda clar com es poden optimitzar els recursos humans i reduir els seus costos.
Què dóna?
Per què necessitem una auditoria? El personal es mostra preocupat per aquests esdeveniments i es convenç per endavant que els directius simplement volen acomiadar algú. De fet, els avantatges de l’auditoria són molt més grans del que un laic s’imagina. Quan la verificació estigui completa, podeu:
- valorar si són necessaris altres empleats;
- comprovar si l'empresa disposa de personal;
- identificar l'estructura directiva;
- determinar si formar els empleats;
- entendre quin estil d’administració s’aplica;
- avaluar el clima psicològic i social de l’organització;
- identificar on comença la resistència a la innovació;
- entendre si el potencial d’innovació és gran;
- determinar quina és la distribució del personal a l'empresa.
Si s’ha realitzat una auditoria de qualitat, el personal i el líder esdevenen un tot cohesionat. L’estudi identifica treballadors perillosos, poc productius i també busca eliminar situacions de conflicte. L’auditoria permet crear un sistema de motivació d’aquest tipus. Cosa que serà aplicable a les condicions d’una determinada organització.
Nivells d’auditoria
L’auditoria del sistema de gestió de personal es divideix en tres nivells:
- socio-psicològic;
- financera;
- organitzatiu i tecnològic.
Pel que fa a qüestions monetàries, cal prestar atenció a:
- la competitivitat de l'empresa, per avaluar quins comparen els indicadors amb la mitjana i la millor per a aquesta àrea;
- l'eficàcia del departament de personal, el seu paper en la millora de la qualitat del procés de treball;
- com es relacionen els costos de les activitats d’auditoria i els seus resultats.
Organitzacional i tecnològic: un nivell que implica l’estudi de documents, l’anàlisi d’indicadors per parlar de la legalitat del funcionament, l’eficiència. En aquest aspecte, l’auditoria i el control del personal implica una anàlisi detallada de:
- fluïdesa;
- casos en què els empleats no anaven al lloc de treball;
- queixes
- lesions laborals;
- actituds dels empleats davant de les seves tasques;
- nivell de plaer dels empleats;
- programes de desenvolupament.
Finalment, socio-psicològic: aquesta auditoria, que implica una anàlisi de les relacions dins de l’empresa, permetent identificar factors motivacionals. Al mateix temps, la tasca és determinar com és possible millorar les activitats de l'empresa en general i de cada empleat en particular.
Característiques importants
El gestor s’ha de comunicar immediatament de manera clara a tots els empleats amb quina finalitat està prevista l’auditoria. El personal estarà preparat per reunir-se només si cada empleat entén que l'esdeveniment és beneficiós i útil per a ell. Realitzar una formació o seminari especial que expliqui els objectius principals, els moments de l’auditoria poden ser la millor solució al problema i un bon inici de comunicació entre els especialistes convidats i el personal permanent.
Quan es revisen els indicadors obtinguts durant els passos descrits anteriorment, s’analitzen en conjunt, és a dir, de forma comprensiva. Aquest enfocament és una garantia que el resultat reflectirà la dinàmica de l’empresa.
A més, una auditoria no és només una comprovació de l'eficiència que treballa un empleat o unitat. Durant els esdeveniments, s’analitza el sistema de gestió de personal implementat a l’organització. Els inspectors prestaran molta atenció als gestors de l'empresa, així com als gestors de diversos nivells.
Gestionem l’empresa amb habilitat
En primer lloc, la gestió empresarial és la gestió hàbil dels recursos humans. Al mateix temps, el treball es divideix en tres nivells:
- lineal
- estratègic;
- funcional.
Resulta que la verificació també hauria de seguir aquests nivells. Però els resultats de l'auditoria haurien de ser útils en la planificació a llarg termini de la futura empresa. Algunes conclusions ajudaran a comprendre quines són les necessitats a curt termini de determinats treballadors. Finalment, una auditoria permet esbrinar si hi ha necessitat de més gestors de l’organització.
Una auditoria estratègica és una anàlisi des del punt de vista dels alts funcionaris de l'empresa. Al mateix temps, els experts examinen les pràctiques de gestió de l'empresa i analitzen el funcionament del servei de personal. Per obtenir dades, és necessari entrevistar tot l’equip directiu, estudiar el pla d’empresa, avaluar la feina del servei de personal. Aquest enfocament ens permet entendre com fer que la companyia sigui més competitiva mitjançant la identificació de característiques, riscos i potencials de l’empresa forts, febles.
La competitivitat com a via d’èxit
Durant l’auditoria, és possible augmentar la competitivitat de l’empresa en el mercat a causa de les mesures següents:
- eliminació de deficiències estructurals mantenint el potencial de personal de manera que l’empresa reforci la seva posició eliminant elements innecessaris i indesitjables en la seva estructura. Per regla general, el procés implica la reorganització de l’empresa, en la qual s’exclouen algunes unitats, els empleats abandonen i canvien les estratègies de l’empresa;
- identificar les característiques úniques de l’organització, fent-la atractiva per als possibles empleats i clients.
En general, la competitivitat es determina amb l'eficàcia que l'empresa utilitza el potencial de cada empleat. La gestió de personal no es realitza només mitjançant mecanismes de gestió documental coneguts, sinó també de manera indirecta mitjançant:
- innovació;
- màrqueting
- servei
Recordeu que com més gran sigui la productivitat de l’empresa, més fort cada empleat respecta la seva empresa.
Nuances significatives
Per avaluar l'empresa en el mercat de personal s'utilitzen els indicadors següents:
- personal de l'empresa;
- nivell de satisfacció dels empleats.
Una auditoria permet avaluar l'estratègia de l'empresa a nivell operatiu, quan s'analitzen directament els resultats del treball. L’auditor estudia:
- correlació d'objectiu i resultat;
- la capacitat de millorar, de simplificar el flux de treball;
- la capacitat d'obtenir el mateix resultat amb menys inversió.
Aplicant mètodes efectius, és possible desenvolupar recursos humans, augmentar la plantilla i millorar el sistema de gestió de la informació. Tots els processos relacionats amb el servei de personal són objecte d'estudi directe i indirecte.
Característiques
En investigació a l'empresa:
- destaca la persona responsable;
- es formulen objectius;
- estudiar política, mètodes pràctics per assolir objectius;
- S’analitzen informes de recursos humans;
- Es preparen informes amb recomanacions sobre la situació;
- s'està formant un pla de desenvolupament de l'empresa;
- analitza les conseqüències de corregir les mancances detectades amb un pla.
No és tan senzill
Cada direcció de l’auditoria requereix molt de temps i esforç. Una auditoria externa és bastant cara i només està disponible per a empreses que estiguin "ben segures". Al mateix temps, és necessària una auditoria si hi ha voluntat d’augmentar l’eficiència i obtenir millors resultats que les existents.
Moltes grans empreses del nostre temps estan introduint al seu personal d’especialistes implicats en auditories dins de l’organització. Aquesta pràctica ha mostrat eficàcia amb un servei de personal descentralitzat i la presència d’oficines regionals.
Amb la correcta execució del procés, una auditoria interna permet detectar puntualment les deficiències en el treball de l’empresa i prendre mesures per solucionar-les.Els principis d'aquesta auditoria:
- independència d’especialistes;
- responsabilitat;
- competència.
Què passa amb els diners?
Amb mesures exhaustives, és obligatòria una auditoria dels assentaments amb personal per pagar. Es presta atenció en la mesura que l'empresa compleixi els requisits dels actes normatius, legals i de les lleis que regulen les relacions laborals. Els especialistes en verificació analitzen la forma exacta i correcta de calcular:
- retenció;
- pagament
- deduccions fiscals;
- pagaments de nòmines;
- component social.
L’auditoria dels assentaments de personal es basa en codis que regeixen les relacions laborals, el dret civil i les lleis fiscals.
Per obtenir dades, calen documents sobre els registres de transferència, contractació, acomiadaments, registres primaris, informes i comptabilitat.
Què necessites?
Si teniu previst una auditoria d’assentaments amb personal per obtenir una remuneració, recordeu que l’anàlisi és possible en presència de comptabilitat primària, per a la qual s’utilitzen formularis uniformes.
El cap de l'empresa ha d'aportar els documents:
- ordres d’ocupació;
- Targetes T2;
- ordena enviar personal en vacances a altres publicacions;
- documents sobre finalització de l’ocupació.
És possible una auditoria correcta amb personal de nòmines si l’especialista de verificació té a la seva disposició:
- nòmines;
- full de temps;
- full de temps;
- declaracions T-49;
- compte personal.
L’inspector rep informació addicional dels documents principals que arreglen el pagament de l’obra, tenint en compte també el desenvolupament.
Conjunt de mesures
Durant l’auditoria, es presta atenció als registres següents:
- resum;
- al número 76;
- revistes número 8, 10;
- balanç;
- registre major.
Durant la verificació d’auditoria:
- compliment de la llei;
- comptabilitat, control de pagaments en cas d’obra;
- control del temps;
- càlcul de deducció;
- volta de pagament;
- Impostos sobre nòmines;
- sou dipositat.
Això és important!
La comptabilitat analítica de l'empresa té en compte totes les persones:
- a les llistes;
- no va entrar en ells.
Tenint en compte:
- pagament
- prima;
- bonificacions;
- altres;
- diverses deduccions, incloses les taxes.
La informació sobre això s’acostuma a emmagatzemar en un compte personal, en liquidació, documents de pagament. L’estudi de les dades es simplifica mitjançant documentació en format electrònic. Es recomana mantenir registres separats per a diferents articles del número enumerat anteriorment.
Quan es comprova, l’especialista contractat examina si hi ha comptabilitat com a tal, esbrina quant temps s’emmagatzemen les dades, a partir de les quals és possible obtenir la rendibilitat anual de l’empresa, els ingressos anuals dels empleats d’aquesta empresa.
Els ingressos totals es formen per:
- càrrecs directes;
- benefici en espècie;
- benefici dels resultats d’un determinat període;
- els preus dels empleats de les empreses de viatges en diverses regions;
- nutrició gratuïta;
- pagaments únics.
Les regions especialitzades inclouen:
- Nord
- territoris equiparats a ells;
- Extrem Orient.
L’auditor realitza el control dels càlculs analitzant els documents següents del flux de treball intern de l’organització:
- estats, pagaments;
- documentació primària;
- comptes personals dels empleats.
Al mateix temps, es verifiquen els resultats de l’empresa i els resultats de cada departament de l’empresa. A continuació, l’auditor determina si les deduccions es van fer correctament i es van pagar els salaris. Assegureu-vos de prestar atenció a l’impost social únic. Per controlar la situació, l’especialista sol·licita l’accés a la base d’impostos. Les deduccions cobreixen les àrees següents:
- prestació de pensions;
- assegurança mèdica;
- assegurança social.
Quan s’analitza la correcció de la remuneració del treball, es presta atenció al número 76, segons el qual hi ha una interacció amb els creditors, els deutors. Al mateix temps, l’auditor esbrina quines targetes es conserven i com es van emplenar, i també si es presta atenció als imports dipositats, com s’emetien als empleats.
Cal recordar que hi ha diversos errors habituals en el càlcul dels salaris inherents a un gran nombre d’empreses. L’auditor no comprova sense problemes que cada empresa, per tant, el propietari de l’empresa, preparant-se per a l’auditoria amb anterioritat, pot controlar aquests moments. Aquests són els errors greus següents:
- manca de fulls de temps;
- manca de formularis estàndard per a la documentació de pagament primari;
- avaluació d'impropis;
- càlcul incorrecte dels imports dels diferents tipus de pagaments;
- comptabilitat incorrecta del total dels ingressos dels empleats (sovint no inclou bonificacions, regals, etc.).
Per resumir
Realitzar una auditoria de personal i assentaments amb els empleats ens permet formular diverses propostes per millorar l’eficiència del procés de treball. Dins el personal, això s’expressa en la recomanació de reorganitzar l’empresa, introduir nous sistemes de motivació o aplicar altres metodologies.
Pel que fa als càlculs de nòmines, la recomanació més habitual és introduir un sistema automatitzat de nòmines que contingui formularis estàndard de documents. Això simplifica el procés i el fa més ràpid, eliminant pràcticament la probabilitat d’un error provocat pel factor humà.