Per sobreviure en una competència ferotge, és imprescindible que una empresa moderna respongui ràpidament als canvis del mercat i faci un ús racional dels recursos disponibles. Tot i això, amb el pas del temps, l’eficiència disminueix: una part de les accions i procediments queden obsolets, els departaments comencen a duplicar-se les tasques dels altres. Per això és tan important l’auditoria puntual dels processos empresarials. Coneguts els punts febles de l’empresa, la direcció pot prendre les mesures adequades i optimitzar el treball. 
Definicions
Un procés empresarial és una cadena d’operacions connectades lògicament i que es repeteixen periòdicament durant les quals els recursos de l’organització s’utilitzen per processar un objecte (pràcticament o físicament). És a dir, es tracta d’un segment determinat del treball de l’empresa amb resultats reals i mesurables.
Una auditoria interna dels processos empresarials és una anàlisi de tot tipus d’activitats de l’empresa: productives, comercials, socials. La seva tasca és determinar amb quina eficàcia funcionen les principals unitats estructurals de l’empresa i els canals de transferència d’informació. 
Quan passar
1. Després de la introducció de nova documentació i instruccions. Per exemple, quan instal·leu un altre programari. En aquest cas, és millor realitzar una auditoria no de forma immediata, però després d’un temps, necessària per a l’entrada i la prova. La profunditat de verificació depèn de la magnitud dels canvis i de la importància d’aquest procés per a l’empresa.
2. Auditoria programada. Es realitza segons el calendari establert, com a mínim 1 vegada a l’any.
3. Auditoria no programada. S'organitza a petició de l'alta direcció o del responsable responsable d'un procés empresarial específic. Aquesta necessitat pot sorgir si:
- es va produir un mal funcionament;
- Les queixes dels clients del procés (externs i interns) es reben periòdicament;
- Hi ha suggeriments i idees per millorar el procés.
Resumint, podem dir que l’auditoria dels processos empresarials és necessària en tots els casos quan es produeixin canvis a l’empresa. 
Tipus de processos empresarials
En la teoria de la gestió moderna, la divisió dels processos en principal i auxiliar és generalment acceptada. El primer grup inclou tot allò que permet a una organització guanyar diners i assolir determinats objectius:
- producció de béns / prestació de serveis;
- màrqueting i vendes;
- servei de logística i lliurament;
- comunicació amb proveïdors i intermediaris;
- comptabilitat fiscal;
- atenció al client.
Al seu torn, els suports són aquells processos que asseguren la implementació del nucli, proporcionen els recursos i la informació necessàries. Es tracta de funcions internes, com ara la gestió de personal, la comptabilitat i la seguretat d’un objecte. 
Processos empresarials: exemples i descripció
És important tenir en compte que cada empresa específica té la seva pròpia llista de processos empresarials, tenint en compte la seva mida i especificitats d’activitat.
Els elements principals de qualsevol UA són:
- dades d’entrada;
- recursos (persones, equipaments, infraestructures, programari);
- criteris (requisits del client, estàndards, lleis);
- documents i registres (pagaments, sol·licituds, comandes, rebuts, factures);
- dades de sortida (producte, la seva part o informació necessària);
- mesurament de resultats (auditoria, seguiment, anàlisi).
A més, cada procés ha de tenir un propietari designat responsable del resultat final.
Vegem com es poden descriure els processos empresarials. Vam prendre exemples de dues esferes completament diferents en la seva essència.
La primera empresa està venent franquícies.En la seva tasca amb els clients, es poden distingir 4 processos empresarials principals. Al seu torn, cadascuna d’elles consta de diverses operacions.
- Qualificació. Tasca: processar la sol·licitud. Aquesta etapa permet crear un embut i avaluar l’efectivitat del màrqueting. L'empleat processa la sol·licitud rebuda i la transfereix a l'estat "Qualificat" o "Rebuig". Totes les aplicacions qualificades s’inclouen immediatament en BP-2.
- A la venda. Tasques: fer una presentació, treballar amb objeccions, rebre una contribució i transferir el projecte al comissari. Per millorar l’eficiència laboral, s’està elaborant un sistema de motivació dels empleats, un pla i una previsió de vendes. Les transaccions provenen automàticament de BP-1 o són creades manualment pel gestor. Després de la transferència al comissari, el projecte passa a BP-3.
- Llançament. Tasques: nomenament d’un comissari, inici del treball i preparació d’un informe. Aquest procés empresarial proporciona un llançament de franquícia pas a pas. S’afegeixen noves funcions: la resolució de documents, les notificacions als clients, l’atracció de nous empleats i contractistes.
- Reial. Tasca: a temps per rebre una contribució (Royalty free). Immediatament després del llançament, es crea automàticament un nou procés empresarial i s’assigna la data del següent pagament. També s'està elaborant un pla de suport als franquiciats.
El segon exemple és una agència de publicitat de cicle complet que produeix productes d'impressió, publicitat a l'aire lliure, materials autoadhesius i accessoris d'hotels. Aquests són tres processos bàsics:
- Cerca. És necessari trobar clients potencials, establir contacte i organitzar una reunió. A més, cal esbrinar d’on provenia el client (des de la base de dades, Internet o altres fonts), l’escala de la campanya prevista (en mil rubles) i, si cal, els motius de la denegació.
- A la venda. A petició, s’envia una proposta comercial, després s’emet una factura. S'indica la forma de pagament (100%, postpagament, carta de garantia). Aleshores la comanda entra en producció (BP-3). Després d’enviar i rebre comentaris, l’objectiu principal és fer el màxim de vendes repetides.
- Producció. En rebre la comanda, el responsable de producció confirma el termini (termini). Es realitzen operacions tecnològiques: preimpressió, impressió, processament postimpressió. Si el client està satisfet amb el resultat, el projecte torna a BP-2, en cas contrari, torna a l'inici del procés per a la seva revisió.
El més convenient és representar els processos comercials de l'empresa de forma esquemàtica, mostrant les principals connexions entre ells (per exemple, el pas de la primera presentació a l'etapa de venda). També podeu proporcionar informació en format de taula:
Codi del procés | Funcions i tasques principals | Interacció (nombre d'estructures, unitats) | Forma d’interacció | Codis de documentació entrants / sortints | Control (nom del responsable del procés) |
La documentació
L’auditoria consta de les següents posicions clau:
1. L’ordre de la conducta. Aquest document està aprovat per l’alta direcció i conté informació sobre els motius de l’auditoria (previstos / no programats), objectius, instal·lacions, membres de la comissió. El Director d'Auditoria és nomenat immediatament, així com els termes per al desenvolupament i aprovació del programa.
2. Documents de treball dels auditors. Inclou totes les notes que fan els auditors durant l’auditoria, així com qüestionaris complets, resultats de les enquestes, formularis d’entrevistes, proves, etc. A més, l’empresa emmagatzema documents normatius que especifiquen els requisits dels documents de treball. Haurien de contenir:
- data i lloc de la compilació, nom de l’inspector;
- fonts i mètodes per obtenir informació (entrevistes, observació, qüestionaris);
- descripció detallada dels processos empresarials estudiats;
- resultats de totes les auditories anteriors.
Els documents de treball s'omplen tant de forma arbitrària com preestablerta, per exemple, en forma de taules, gràfics, text, etc.
3. El pla d’auditoria. Inclou diverses seccions principals: recollir i resumir informació, realitzar anàlisis en profunditat, conclusions, elaborar propostes i recomanacions, elaborar un informe i presentar els resultats. Al principi de l’auditoria, s’indica el seu propòsit, una descripció dels processos empresarials investigats, així com les etapes i les principals activitats de verificació. Per a cada etapa, cal determinar les tasques clau, els mètodes per recollir i analitzar dades, terminis, recursos i els responsables del resultat.
4. Informe. Aquest document resumeix la feina feta, identifica els punts forts i febles de l’empresa. El primer apartat proporciona conclusions generals, i el segon conté informació detallada sobre els recursos gastats i els resultats.
5. Informe de l’auditor. Mostra les troballes i recomanacions més importants per optimitzar els processos empresarials. 
Membres
Segons la complexitat de l’organització, la seva estructura, el nombre d’empleats i les especificitats del negoci, depèn de qui realitzarà l’auditoria. Considereu els participants necessaris en l’auditoria.
- Iniciador i persona que aprova l’auditoria. Normalment, aquest és un dels líders de l'empresa o dels seus diputats.
- Comissió d'Auditoria. Requisits obligatoris per als participants: formació superior i experiència laboral d'almenys un període especificat.
- El cap de la comissió. Aquesta posició s’assigna als empleats d’una de les divisions independents de l’empresa (departaments directament subordinats al propietari de l’empresa i no participen en el procés empresarial principal: servei de seguretat, servei de desenvolupament estratègic, etc.). De vegades hi participen experts de tercers.
- Persones auditades. Poden ser qualsevol empleat de l’organització qui tingui la informació necessària per a la seva verificació.
En empreses respectables, sovint creen comissions especials per controlar l’auditoria. 
Procediment
L’auditoria dels processos empresarials es realitza d’acord amb requisits clarament definits. S’investiguen els principals cicles comercials de l’empresa: subministrament, producció, vendes, inversió (inversió en modernització i expansió), així com gestió.
Etapa 1: Estudiar els patrons generals
L’auditoria interna comença amb la recollida d’informació bàsica sobre les activitats de l’empresa, la seva estructura i les activitats de les unitats. Bàsicament, s'obté dels documents de l'empresa: un pla estratègic, normes de gestió, descripcions de llocs de treball, codis, etc. Totes les dades s'introdueixen a l'informe, que indica:
- estructura d’organització;
- llista de processos empresarials clau;
- descripció del treball de les unitats: noms, funcions, documents entrants i sortints, resultats de les activitats.
Sovint, després dels informes, es realitzen entrevistes amb personal. Això permet detectar inexactituds en les primeres etapes, veure la diferència entre l’estat real de les coses i la manera com representen els mateixos els empleats a l’organització.
Etapa 2: Anàlisi detallada del procés empresarial
En aquesta fase, cal descriure la seqüència i les característiques de diverses operacions en l'empresa. Per comoditat, es compilen taules que descriuen de manera individual cada procés empresarial.
Nom de l’operació | Les dades inicials a partir del rebut del qual s’inicia el procés empresarial. |
Documents, referències, consultes, etc., necessaris per realitzar una tasca. Les seves fonts. | |
Documents i informes que es completen durant el treball. | |
Participants en el procés empresarial: empleats de l'empresa, proveïdors, clients. | |
Materials i altres recursos que s’utilitzen en l’exercici de la funció i s’obtenen com a resultat. | |
La importància del procés en el treball de la unitat (“A” - el més important, “B” - mitjà, “C” - insignificant). | |
Quins problemes sorgeixen durant l’execució? De quin costat hi ha els empleats, els clients, els departaments relacionats? Què tan crítics són? Com afecten el cost, el temps, la qualitat? | |
El calendari del procés. | |
La seqüència de les accions. |
A més, s’elaboren diagrames detallats i gràfics d’activitats que reflecteixen l’estructura organitzativa de l’empresa, la seqüència d’instruccions de treball, les interaccions entre empleats d’un mateix departament i diferents departaments. S'ha de documentar tot el procediment. Si és possible, es recomana organitzar enregistraments d’àudio i vídeo. 
Etapa 3: Modelització
L’objectiu d’aquesta etapa és sistematitzar la informació sobre l’empresa i els seus processos en forma gràfica visual. El model ha de mostrar l'estructura dels processos empresarials, les característiques de la seva implementació, així com la seqüència del flux de treball.
En primer lloc, es prepara un model estructural que mostra la interacció de departaments, documentació, estructura de processos empresarials (des de grups generals fins a tasques privades). A més, mostra com es mouen dades, recursos i documents entre els principals participants.
El model acabat és coherent amb arquitectes, programadors líders i especialistes de l'organització.
En aquesta fase, es desenvolupa un esquema de flux de treball detallat. Per a això, a cada document se li assigna el seu propi número de registre / codi únic. De forma simplificada, es veu així:
№ | Títol | D'on ve | On va | Informació utilitzada per emplenar el document | Quines accions es realitzen amb el document | Responsable (nom complet de l’empleat o nom del departament). |
Si durant la inspecció es troben desviacions, cal establir-ne clarament la seva causa. Pot ser extern o intern, objectiu o subjectiu (per exemple, motivació baixa dels empleats).
Etapa 4: Elaboració de l’informe i presentació dels resultats
A partir de la informació rebuda, la comissió hauria de desenvolupar recomanacions i suggeriments per millorar els processos. En aquest cas, cal respondre a les preguntes clau:
- Quins efectes secundaris negatius puc trobar?
- Necessito actualitzar tota la documentació?
- Quant triguem a veure l’efecte dels canvis?
A continuació, el directiu prepara un informe i conclusió, així com una presentació dels resultats. Així, l’auditoria dels processos empresarials permet als propietaris de l’empresa conèixer les "debilitats" i problemes de l’organització. Al mateix temps, es té en compte de forma simultània el punt de vista de dues cares: comprovar i verificar.
La millora i el desenvolupament dels processos empresarials poden incloure mesures per a la formació addicional dels empleats, desenvolupament de programari, propostes per a la promoció de personal i canvis de personal. 
Mètodes d'auditoria i fonts d'informació
Per iniciar un negoci i qualsevol canvi significatiu en l’empresa es requereix l’ús de la informació més precisa i fiable. Es tracta principalment de prediccions matemàtiques, comparació i recalculació de dades. Les fonts de dades són documents:
- estimacions, registres d’execució d’obra;
- documents per fer comandes;
- contractes de subministrament;
- factures;
- targetes per calcular el cost de producció;
- targetes d'inventari;
- registres de comptabilitat;
- informes sobre l'arribada i emissió de recursos materials, targetes comptables de magatzem;
- estats bancaris, documents en efectiu de crèdit / dèbit, etc.
També és necessari recopilar informació sobre els indicadors del procés, no només els valors exactes, sinó també com es calculen els valors calculats, quines mesures es prenen en cas de desviacions. Aquestes dades es poden obtenir en el procés de control del progrés del treball, així com en entrevistes a empleats, clients i proveïdors. 
Indicadors clau del rendiment
En funció de la finalitat per a la qual es realitzi l’auditoria dels processos empresarials, s’utilitzen diversos criteris i mètodes d’avaluació.
Camp d’activitat | Indicadors |
Finances (F) |
|
Relacions amb clients i clients |
|
Processos de negoci interns (B) |
|
Formació i millora de l’organització (O) |
|
Mitjançant un quadre de comandaments equilibrat, podreu veure immediatament en quines àrees de problemes es plantegen. El període més difícil en aquest sentit és l’inici d’un negoci, quan no hi ha res per comparar els indicadors. És per això que moltes empreses joves participen experts externs a l’auditoria que poden avaluar possibles riscos molt abans d’interferir greument en la feina de l’empresa.