El disseny de l'inventari arxivístic al nostre país en els darrers anys és especialment rellevant a causa dels canvis, reformes, reestructures i canvis que afecten el sector econòmic constantment. La informació emmagatzemada als arxius es considera important i valuosa. Permet comprendre per què s’ha desenvolupat la situació d’una manera específica, així com comprendre quines són les perspectives de futur. Els arxius són una font d’informació inestimable, però només aleshores és útil quan pugueu navegar-la. Per a això, es va introduir un sistema d’organització d’arxius.
La rellevància del tema
Els arxius del nostre país tenen com a objectiu l’acumulació d’informació fiable. La funció principal de l’inventari d’arxiu és simplificar la cerca de la informació necessària als dipòsits més grans d’informació. Per a això, es proporciona un sistema de referència, una base metodològica que s'aplica a totes les institucions arxivístiques de l'estat. De fet, estem parlant d’un aparell científic i de referència, a causa del qual funciona un arxiu de nivell nacional. L’eficiència d’aquest dispositiu depèn de quina forma de forma eficaç i acurada es formin els directoris, és a dir, de l’inventari.
Les realitats actuals de negocis són tals que un inventari arxivístic de casos és una guia de referència clau per ajudar a navegar entre un mar d’informació. L’inventari és un document que enumera els fitxers emmagatzemats, alhora que s’utilitza per gravar la documentació. La càrrega d’informació s’estima com a gran, l’inventari serveix de base per a la compilació d’apuntadors i guies. En molts aspectes, el bo que és l’inventari determina quina facilitat i rapidesa es troba la informació que necessiteu. Parlen de dues funcions principals d'aquesta documentació: informació i comptabilitat.
Sobre terminologia
El fitxer d’arxiu de casos és el directori principal que estructura el treball d’una organització arxivística. Inventory és un registre de comptabilitat, alhora que és un objecte científic i de referència, que ofereix una oportunitat per trobar ràpidament el que busca. Inventari: el pas final dels tràmits amb documentació que s'ha de guardar a l'arxiu estatal o organitzar-los amb algun departament. Per tal que l'arxiu estigui totalment equipat, cal recopilar inventaris per a tots els assumptes destinats a l'emmagatzematge permanent o durant més d'una dècada. És necessari crear directoris que descriguin quina documentació personal relacionada amb l’estat hagi estat valorada per experts i reconeguda com a valuosa, per tant també s’ha de guardar.
En els treballs d’oficina moderns, parlant d’inventaris d’arxivística i la seva finalitat, assenyalen que la documentació pertany a la categoria de referència. Està format per tal de descriure la composició i el contingut de les unitats emmagatzemades, així com per consolidar el sistema de comptabilització i comptabilitat adoptat en un fons particular. Els objectes que es consideren a l’inventari són unitats. Cada inventari és d’un nivell. Hi hauria d’haver informació suficient per poder trobar les dades necessàries a la unitat sense dedicar-hi gaire temps.
Què i on
D’acord amb les recomanacions metodològiques, la recopilació d’inventaris d’arxiu s’hauria d’individualitzar per a casos que es pretenen emmagatzemar de forma permanent durant més d’una dècada i sobre informació personal sobre personal. Per separat, cal compilar un inventari de casos pràcticament estricte per a una persona jurídica. Per exemple, es pot tractar d’investigacions oficials, papers judicials o informes científics, tot depèn de la naturalesa de la institució.Típicament, l'inventari es forma a la mateixa institució on es van recopilar els documents que es desaven i es van transferir a l'arxiu. Les organitzacions d'arxiu estatals disposen d'un aparell científic especialitzat. Si la descripció rebuda no compleix els seus estàndards, l’inventari es recopila de nou tenint en compte els requisits locals.
La compilació d’un inventari d’arxiu permet divulgar la composició de la documentació, descriure el seu contingut, simplifica la comptabilització del nombre total d’arxius emmagatzemats i ajuda a estabilitzar la sistematització interna de la gestió de la circulació documental. Cada cas està descrit en una targeta especial. S’ha d’indicar el títol, a partir del qual queda clar quin tipus de documents s’emmagatzemen al seu interior i el contingut d’una unitat d’aquest tipus. Un inventari completat correctament descriu clarament el contingut de tot el fons de documentació.
Funcionalitat i recopilació: diversos matisos
La compilació d’un inventari d’arxiu permet determinar quantes unitats hi ha al fons. Mitjançant això, s’implementa la seguretat de la documentació i el control sobre l’ajust de volum. Com que als casos s'assignen números de sèrie, podeu trobar informació útil ràpidament. Al mateix temps, l'inventari ajuda a establir i establir una disposició racional de documentació corresponent a una lògica clara. La classificació de la documentació en el marc de l'arxiu és una agrupació basada en alguns càlculs científics. En aquest cas, es tenen en compte les característiques estructurals acceptades històricament en una determinada institució, així com les particularitats del treball del fons.
La classificació, que és un element integral de l’inventari d’arxivística, consisteix primer en elaborar un sistema per dividir tots els casos en grups, després distribuir-lo directament. Després d'haver classificat totes les targetes, podeu crear un inventari per a elles. De vegades es fa un inventari que reflecteix tots els assumptes de la fundació. Normalment es necessita si l'empresa ja no existeix. Si una part de la persona jurídica deixa d'existir, es formarà un inventari de tots els casos durant tots els anys d'existència d'aquesta unitat.
Inventaris: per a què serveixen?
Existeix a nivell federal una documentació que explica quines qüestions es recopilen inventaris arxivístics: aquesta és la legislació. També es podran adoptar actes locals que regulin aquesta qüestió a l'empresa. Per regla general, els inventaris es fan en un any, però també es poden elaborar per a un període de temps diferent. Així es classifiquen els assumptes apareguts a l’empresa durant aquest període. Els inventaris poden tenir diferents funcions, temàtiques, subjectes. Podeu deixar un inventari de tots els assumptes d’un fons, podeu crear un document independent independent per a diferents parts d’aquest fons.
De fet, un inventari d’arxiu és una llista d’arxius emmagatzemats, el resultat final, un full de certificació, un directori. La descripció indica quines unitats s’emmagatzemen al fitxer. Per fer-ho, utilitzeu números, índexs, encapçalaments, terminis, el nombre de fulls i notes. Normalment, l'inventari es compila en una taula i cada paràmetre llistat té la seva pròpia columna. La documentació principal per al responsable de la formació de l'inventari és la nomenclatura adoptada en el treball clerical de l'empresa. Abans de començar a treballar als arxius, heu de comprovar si els títols de la documentació coincideixen amb el nom del cas, la forma correcta de formatar-lo, si la documentació és correcta al seu interior. Perquè es consideri un inventari compilat correctament, cal numerar totes les unitats d’emmagatzematge, tenint en compte les regles internes de sistematització. S’aplica un sistema unificat de normes tant als afers com als objectes que s’hi troben. Per emplenar correctament un article descriptiu, heu de transferir tots els encapçalaments amb la màxima precisió. Quan introduïu elements amb els encapçalaments dels quals coincideix, heu d'escriure "Igual". Si les capçaleres són diferents, la informació es transfereix completament.
Normes bàsiques
La llista de documents d’arxiu pot constar de diversos fulls.En cada nova, tots els encapçalaments haurien d’estar presents amb una redacció completa, que correspon exactament a la documentació original, fins i tot si el full anterior tenia els mateixos noms. A les notes cal descriure l'estat físic de la documentació, així com posar una marca en cas que el cas hagi abandonat. Si un cas conté documentació durant diversos anys, cal ordenar-lo, centrant-se en la data d’inici del manteniment. En numerar, no s'ha de superar el valor "9999". Aquests números no són aplicables a cinc dígits. Si és possible, tot s’hauria de sistematitzar i descriure, tenint en compte la cronologia. La segona regla d’ordenació és l’estructura interna de l’empresa.
Quan es compila un inventari de documents d’arxiu, l’últim pas en la seva formació és un número únic. Per determinar-ho, es guien per un registre d’inventaris. Si l’organització rep inventaris de la unitat estructural i els utilitza en la seva tasca, per tal de generar una descripció de l’arxiu complet de l’empresa, és necessari que el departament transfereixi tots els documents per duplicat. L’inventari de l’any es fa en quatre exemplars, per als assumptes del personal són necessaris tres inventaris idèntics. En els casos destinats a l’emmagatzematge de més de dues dècades, s’ha de fer un inventari per un import de dues còpies. Quan compileu un inventari de documentació relacionada amb el personal, primer heu de sumar totes les comandes, després les llistes, les targetes. Només llavors s’ordenen els fitxers personals, després les factures i els fulls de nòmines. A continuació s’ordenen els llibres de treball, la part final són els actes elaborats en el marc d’accidents industrials. Per sistematitzar els assumptes personals, recorre a l’ordenació alfabètica. Cal fer casos a l’inventari, centrats en l’any en què la persona va ser acomiadat.
Estructura i contingut: subtileses de disseny
Per a la formació de diferents tipus d’inventaris arxivístics són responsables de les diferents estructures de l’empresa. De manera que, durant un any, aquest document estructural hauria d’estar format per departaments i la responsabilitat de la formació d’un inventari consolidat recau en l’arxiu departamental. Aquest document serà la base per al treball d'especialistes de l'arxiu estatal que reben documents de l'empresa. Utilitzen un inventari resum per formar la seva documentació d’arxiu intern de manera que els fitxers i documents personals destinats a l’emmagatzematge permanent es trobin en diferents compartiments de l’arxiu.
Qualsevol forma d'inventari arxivístic comença amb una pàgina de títol. El títol va seguit d'una taula de continguts, després d'un prefaci, després de l'inici de l'inventari directament. Assegureu-vos de llistar totes les abreviatures utilitzades en el document, desxifrant-les, posant indicadors i pintant taules de traducció. Un element necessari de l’inventari és la bibliografia. A continuació, segueix un glossari de termes i un full de certificació tanca el document. El títol ha d’indicar íntegrament el nom de l’arxiu i de l’empresa que ha creat els documents, el nom del fons i les matrícules, els noms dels inventaris i les dates.
Què escriuen?
La taula de contingut de l’inventari d’arxiu té per objecte indicar quines seccions hi ha dins, en quines pàgines s’inicien. El prefaci acumula informació sobre l’empresa que va formar el fons de documentació, sobre el propi fons. Aquí escriuen una anotació, descriuen quin tipus de documentació s’emmagatzema al seu interior. La prefaci és també una llista de l'aparell de referència.
El text principal és una descripció. Per a cada unitat, indiqueu el número de sèrie, el seu títol i l’autenticitat. Si abans l’empresa utilitzava números d’inventari, s’hauran de fer constar a la part principal de l’inventari. També esmenta quines unitats de comptabilitat són, quants fulls hi ha en una unitat determinada, en quin idioma es compon i en quina versió es reprodueix. A l’inventari es poden indicar algunes característiques visuals del cas emmagatzemat. Si es pretén emmagatzemar documentació especialment important i valuosa, la descripció pot donar anotacions a aquests objectes.
Una llista d'abreviacions utilitzades a l'inventari arxivístic és necessària si s'utilitzaven les abreviatures específiques utilitzades en una empresa determinada en l'obra. A través dels punters reflecteixen conceptes de matèries. De vegades s’associen apunts amb geografia, noms, dates. S’admeten anotacions. Si s'utilitzaven termes especialitzats en l'obra, s'han de desxifrar en el diccionari que acompanya l'inventari. La fitxa de certificació està destinada a indicar la informació total sobre el document. Indica quants fulls es numeraran a dins, quantes unitats s’emmagatzemen, si la composició ha canviat durant l’emmagatzematge. El compilador de l’inventari està obligat a signar un full de certificació. Si són necessaris canvis, els originaris o altres responsables del procediment es registren a la fulla de certificació.
Detallada i precisa
Com es pot concloure a partir de les mostres de registres d’arxiu de casos, l’objecte acabat s’ha de dissenyar d’acord amb els estàndards de treball d’oficina. Cal formar un servei d’ajuda, gràcies al qual la recuperació de dades es fa més ràpida i eficaç. Mitjançant aquest dispositiu, podeu obtenir dades addicionals del fons de documentació ràpidament. L’aparell de referència que acompanya l’inventari ha de contenir una pàgina de títol i el contingut del document, un prefaci, una llista d’abreviacions i abreviatures utilitzades, així com índexs. En alguns casos, pot haver-hi elements addicionals (taules, diccionaris).
El títol ha d’indicar el nom de l’arxiu on es guarda la documentació, quin és el nom del fons, inclosa l’abreviatura, així com el seu número. Indiqueu el nombre d’inventari i el seu nom. La taula de continguts ha d’incloure una llista completa de totes les seccions i l’aparell de referència, inclosa la prefaci, la llista d’abreviacions utilitzades i els noms de les parts. Cada títol s'acompanya d'un número de pàgina assignat al redactar un inventari. Es considera que es pot considerar que el personal investigador una de les parts més significatives és el pròleg, que descriu la història de la institució que va constituir el fons. Escriuen l’entorn històric, les condicions en què l’empresa estava activa, la data de la seva aparició i l’estructura jeràrquica de la subordinació. El prefaci indica com es va organitzar la paperassa, la mida que tenia la institució i quines funcions va realitzar, per què es va reorganitzar o liquidar i quan va passar.
Quant a les sigles
Aquesta llista està compilada tenint en compte l'alfabet. Hauria de contenir totes les abreviatures utilitzades en la compilació de l'inventari. El document ha de contenir el nom complet de cada paraula reduït com a mínim una vegada. Normalment s’utilitzen les abreviatures per estalviar espai, només canvien les paraules usades amb freqüència. A més, el servei d'assistència desxifra totes les sigles. La correcta compilació d’aquest element ajuda a fer un inventari uniforme, cadascun dels quals és el més informatiu possible i transmet clarament la informació necessària per al lector.
Hi ha algunes sigles generalment acceptades i utilitzades activament en la parla escrita: símbols que codifiquen la longitud i la massa, altres unitats de mesura, així com les sigles "t. d. "," t. e. ”i similars. No cal que es pintin. No és necessari donar una descodificació a aquelles sigles que realment són paraules utilitzades. Per exemple, el "comitè sindical" fa referència precisament a aquesta categoria d'abreviacions, que s'utilitzen àmpliament en discurs col·loquial.
Com va començar tot
De la història de la humanitat se sap que l'inventari arxivístic és potser el tipus de manual de referència més antic introduït per a arxius. Es va confirmar oficialment l’ús d’inventaris al segle XIII, en aquells temps s’utilitzaven per tenir en compte documents importants i garantir la seguretat. Gràcies als inventaris, es va fer més fàcil la cerca de documents, per la qual cosa es va poder recórrer a ells com a fonts d'informació valuosa.En el període dels segles 13-15, els inventaris eren curts, recopilats sense una sistematització especial, només llibres breus, manuscrits descrits. De fet, es tractava de llistes informals.
Al segle XVI, l’enfocament d’inventaris va esdevenir més responsable. Les llistes inclouen una llista de les diverses opcions de documentació. Hi havia inventaris en què els objectes s’agrupaven segons algun atribut, tot i que al mateix temps encara s’utilitzaven, en què es registrava la informació sense sistemàtica. Al segle XVII, el progrés de la formació d’inventaris va anar més enllà, es van començar a crear guies detallades, que es diferencien entre elles pel seu format. Van ser molt útils i, fins i tot, investigadors moderns, que utilitzen aquests inventaris, obtenen informació important sobre casos realitzats prèviament, i després redacten documents. Al segle XVII, els inventaris consoliden finalment un caràcter descriptiu sistemàtic.