Per a què serveix la descripció del lloc de treball? Aquest important document limita les funcions funcionals de l’empleat, assegura la seva autoritat oficial, estableix requisits obligatoris per al sol·licitant d’un lloc vacant, introdueix al ciutadà els seus drets inalienables (al lloc de treball), la plena responsabilitat d’accions / inacció, decisions. Avui us presentarem la fitxa de treball del director administratiu. És a dir, amb les principals disposicions d’aquest document, la seva estructura i contingut estàndard. Comencem la nostra història amb un coneixement general del post.
Quant a la posició
El director administratiu és una unitat a temps complet més característica de les grans corporacions amb un ampli sistema de gestió. Què fa un especialista? Molt sovint, aquest és el subdirector de treballs administratius. No obstant això, les següents són sovint a l’abast del seu criteri:
- despatx;
- Departament informàtic;
- secretaria;
- arxius i així successivament.
L’abast de l’oficial
La direcció administrativa tracta principalment qüestions organitzatives. En alguns casos, l’àmbit de la seva autoritat i deures inclou els següents:
- Seguretat en l’organització.
- Ètica corporativa.
- Qüestions de disciplina laboral en una empresa o empresa.
Director administratiu: un gestor de nivell prou alt. Les funcions oficials d’aquest empleat signifiquen que estigui autoritzat per exercir la gestió general del treball de les seves unitats subordinades. I això vol dir que els seus empleats estan directament subordinats a aquest funcionari. D’això se’n deriva directament que s’imposen requisits de qualificació força estrictes als consellers administratius.
Reglament legislatiu
Com a regla general, a l’hora d’elaborar les descripcions de llocs de treball, els especialistes del servei de personal de l’organització es guien pel CEN (la Guia de referència qualificada per a gestors, especialistes i altres empleats). L'acte es va aprovar per ordre del Ministeri de Treball núm. 37 el 1998.
Però a la TSA no hi ha cap director administratiu (fitxa de treball dels empleats). D’això se’n deriva que a l’hora de preparar un document per a aquest empleat, l’especialista en recursos humans pot confiar en actes per a llocs similars
- Cap de la unitat de negoci;
- el cap de l’oficina;
- administrador en cap;
- Cap del departament d’arxivística, etc.
Pla de descripció del lloc de treball
No hi ha un patró estrictament definit aquí. No obstant això, la descripció del lloc de treball del subdirector de treball administratiu ha de contenir necessàriament les seccions següents:
- Disposicions generals
- Els objectius principals de l’activitat.
- Responsabilitats funcionals d’un especialista.
- Els drets d’un funcionari.
- Responsabilitat de l’empleat.
A partir d’aquest document, convidem el lector a familiaritzar-se amb els aspectes de les activitats del cap de treball administratiu.
Disposicions generals de la fitxa de treball
Comencem a analitzar l'estructura d'aquesta secció del document:
- Nom complet de la posició. En el nostre cas, tot és senzill: "director administratiu".
- Descripció del lloc, requisits per a la subordinació. En el nostre cas, l’especialista està subordinat al conseller delegat. Al seu torn, també pot tenir unitats més petites i els seus líders.
- Les condicions per a l'admissió del sol·licitant en un lloc vacant, així com les condicions per al seu acomiadament, sense contradir la legislació laboral russa vigent. En el nostre cas, la recepció i acomiadament es produeixen a les ordres del director general de l’organització.
- Indicació de l'empleat que actuarà temporalment com a director de la part administrativa en absència d'aquest últim al lloc de treball.
Requisits de qualificació per al sol·licitant de la plaça
Atès que la tasca del director administratiu no està directament indicada a la TSA, és bastant difícil distingir els requisits de qualificació per si mateixos per a l'oficial de personal. Molt sovint indiquen que es requereix un empleat amb una formació superior (en una especialització relacionada amb les activitats de l'empresa contractant en l'àmbit de la gestió de personal), així com experiència en llocs directius.
Coneixements i orientació necessaris
Aquesta secció de la descripció del treball indica el següent:
- La llista de coneixements que hauria de tenir un funcionari. Aquest és el Codi del Treball rus, el procediment d’informe (inclosos els registres de personal), etc.
- Llista d’actes normatius pels quals s’ha de guiar el director administratiu en les seves activitats oficials. Es tracta de la legislació russa, els actes locals i les ordres de l'organització ocupant, les regulacions laborals internes, etc.
Les funcions principals de l’oficial
En aquest apartat, per al director del departament administratiu, és important indicar les tasques principals de l’especialista en el lloc de treball. El valor per defecte és el següent:
- Control sobre les activitats de les subdivisions estructurals de l'organització.
- Treballar amb diversitat de documentació econòmica i administrativa.
- Cercar instal·lacions d’oficines i producció per a l’empresa.
- Facilitar als empleats de la corporació els articles de papereria, material d’oficina, mobiliari, etc.
- Selecció de personal per a les places vacants en unitats estructurals subordinades.
- Prendre decisions responsables per animar a distingits empleats subordinats, penalitzant els que violen la disciplina laboral.
Funcions funcionals d'un funcionari: versió núm. 1
En recopilar instruccions per al director administratiu (cap adjunt), l’oficial de personal hauria de conèixer en aquesta secció de manera concisa, però detallant i clarament les funcions d’un especialista. Com que no hi ha recomanacions específiques al CEN, t’oferim diverses versions del contingut d’aquesta secció.
El primer serà així:
- Mantenir el calendari de vacances.
- Registres de temps.
- Control de la disciplina laboral a l'empresa.
- Comunicació directa als empleats ordinaris de les instruccions de la direcció de l'empresa.
- Supervisar l'execució oportuna per part dels treballadors departamentals de les ordres del cap.
- Establir contactes amb socis, contractistes, agències governamentals. Demanant documentació, participant en discussions, resoldre qüestions que no requereixen la presència obligatòria dels alts executius corporatius.
- Organització d'esdeveniments corporatius massius per a treballadors de l'empresa.
- Control sobre la seguretat de la propietat de l’organització ocupant.
- La implementació de mesures que contribueixin a la prevenció i eliminació de conflictes oficials dins l’empresa.
- Organització de neteja d’oficines, locals industrials, territori adjacent.
- Proporcionar als empleats de l’empresa l’oficina, els accessoris de producció, la maquinària, els equips necessaris, etc.
- Realització d'una primera sessió d'informació amb empleats recentment contractats: mesures de seguretat, normes de seguretat contra incendis i protecció del treball.
- Valoració de la contribució dels treballadors al desenvolupament de la corporació, presa de decisions responsables sobre la promoció dels empleats.
- Participació en la resolució de problemes de violació de la disciplina laboral, enviament a la direcció superior de propostes d’acció disciplinària.
Funcions funcionals d’un funcionari: versió núm. 2
Imagineu una altra versió de la descripció del treball. És a dir, la secció que representa les funcions del director administratiu de l'empresa:
- Gestió general de les activitats administratives de l’organització.
- Organització i implementació de documentació per a l'empresa ocupadora. En altres paraules, escenificació del flux de treball.
- Elaboració del pressupost administratiu. Supervisar els residus, optimitzar els costos.
- Administració del personal administratiu: l'oficina, la secretaria, l'AHO (oficina administrativa).
- Participació en la selecció de personal directament per a unitats administratives.
- Supervisió del compliment de les normes de protecció laboral, normes d’incendis, precaucions de seguretat.
- Organització de l’activitat d’estructures de comunicació interna: les regles d’interacció entre departaments, sistema d’informació, empleats i unitats estructurals
- Configuració de processos empresarials i la seva posterior millora.
- Suport metodològic de l’empresa: el desenvolupament d’estàndards de serveis, regulacions, així com el seguiment de la seva implementació.
- Gestió de compres (equipaments, subministraments, papereria, mobiliari d’oficina, etc.).
- Interacció amb organitzacions, socis que donen suport a les activitats de l'empresa contractant.
Funcions funcionals d’un funcionari: versió núm. 3
I la darrera versió de les funcions del director administratiu:
- Supervisar l’execució completa i puntual per part de l’empresa gestora, l’arrendador dels locals d’oficines (si escau) de les disposicions dels acords celebrats amb aquests. En particular, per assegurar la vida de l’empresa.
- Planificació, orientació i seguiment de les activitats dels treballadors de l'AHO, així com de les empreses contractistes que treballin en benefici de l'empresa ocupant (aigua, aliments, neteja, etc.).
- Garantir el bon funcionament de l’organització.
- Organització de reparacions, restauració, reestructuració d'oficines, locals industrials (inclosa la participació de contractistes). Coordinació d’aquestes accions amb l’arrendador, l’empresa gestora, etc.
- Organització de llocs de treball per a nous treballadors.
- Proporcionar a l’empresa mobles, electrodomèstics, equips i subministraments nous.
- Recerca i organització d’ofertes.
- Manteniment de contractes amb contractistes, proveïdors de serveis necessaris.
- Pagament de les factures, finançament de projectes administratius.
- Flux de treball amb contractistes, socis, propietari.
- Organització del transport d'empleats, lliurament de documentació.
- Organització de llocs de treball.
Drets especialistes
La descripció del lloc de treball és necessària per garantir a l’especialista el compliment de les seves funcions oficials. Els drets estàndard d’un director administratiu són els següents:
- La capacitat de fer les accions necessàries per eliminar situacions de conflicte.
- Ordres d'emissió (dins dels límits de la competència oficial) obligatoris per als empleats subordinats.
- Enviar propostes a la direcció superior per a la imposició de sanció disciplinària, la contractació de nous empleats, l’alliberament dels treballadors de les tasques laborals.
- Acorden acords amb socis i contractistes per a la compra d’equips i materials necessaris. Realització d’operacions bancàries rellevants.
- Realitzar negociacions en el marc de la seva autoritat en nom de tota la companyia patronal.
A petició de l'empresari, es pot ampliar la llista de drets anterior d'un funcionari.
Responsabilitat d’un funcionari
Aquesta secció de la fitxa del lloc de treball ofereix informació sobre la responsabilitat disciplinària, penal i administrativa del director de l'AXO. El següent és estàndard aquí:
- Responsabilitat disciplinària per infracció de la normativa laboral interna, incompliment de les ordres d'una direcció superior, així com deures establertes en la fitxa de treball.
- Per a la comissió d’accions (inacció), la responsabilitat de la qual es produeix en virtut del Codi de delictes administratius, Codi penal de la Federació Russa.
- Per causar danys materials tant a l’empresa contractant com als seus empleats. La responsabilitat recau en el Codi civil de la Federació Russa.
El director administratiu, com qualsevol altre empleat, ha de complir estrictament els requisits de la seva fitxa de treball. Abans de l’inici de l’exercici de les tasques laborals, l’empleat s’ha de familiaritzar amb el contingut d’aquest document, assegurar-lo amb la seva signatura. La descripció de treball presentada anteriorment reflecteix en termes generals tots els aspectes de les activitats del subdirector d’ACh en una gran empresa, en una empresa.