Знаете ли, че ефективната работа на всяка компания без изключение е невъзможна без процедури като въвеждането и адаптирането на нови служители? Ако лидерът пренебрегне този факт, той може да очаква разочарование. Изглежда, че преди този човек показа отлични резултати. А вие, на ново място на работа, след две седмици всичко все още не е свикнало и е повече от пътя, отколкото доброто.
Защо това се случва? Всеки мениджър трябва да изясни на себе си, че дори най-обещаващият начинаещ служител не може да знае всички тънкости и разпоредби, приети на ново място на работа. Започвайки работни задължения, той изхожда от собствените си идеи и опит, което далеч не винаги е подходящо.
Разкажете му за компанията.
На първо място, нов служител от самото начало трябва да бъде уверен в надеждността на компанията, нейната стойност за клиентите и себе си като служител. Той със сигурност трябва да бъде запознат с основните цели и историята на организацията. Проявата на истински интерес към слушателя е добър показател.
Трябва да се изясни, че новата работа предполага добра перспектива за професионално развитие и растеж. От самото начало трябва да се очертаят възможни перспективи за кариера и действия, необходими за постигането им. Препоръчително е да се проведе обучение за нови служители с помощта на ориентиращи материали. Те могат да бъдат представени под формата на информационни брошури, презентации или видеоклипове, съдържащи информация за работа във вашата компания. В идеалния случай учебните материали трябва да се предшестват от поздрав и обръщение от ръководителя към новите служители.
Познаването на асортимента от тези услуги и стоки, които организацията предлага на пазара, значително ще ускори въвеждането на нови служители в работния ритъм. Наличието в техните ръце на справочни материали в печатна или електронна форма е гаранция, че служителят няма да ви отвлече от решаването на много малки проблеми.
Повече специфики
Много е важно да опишете на начинаещия какви конкретни резултати се очакват от неговите дейности. Неговото представяне по този въпрос не трябва да се различава от мнението на ръководството. Не предполагайте, че човек ще разбере неща, които са ви очевидни по подразбиране. Всички подробности трябва да бъдат изяснени.
Ясната длъжностна характеристика за всеки служител е задължително условие за дейността на всяка компания. Възможно е да се оцени конкретният резултат от труда с помощта на ясно формулирани критерии, с които също трябва да се въведе начинаещият.
В началния етап трябва да му бъде поставена напълно определена задача с резултат, който е измерим в конкретни цифри или други показатели. Това трябва да е осъществимо въз основа на знанията и уменията, които човек притежава без допълнително обучение.
Тъй като усвояването на голямо количество нова информация не е лесна задача, наставникът за служителя е не само желателен, но и необходим. Изберете един от най-компетентните служители. Запазете време за обсъждане на задачите и резултатите с вашия ментор.
Човешки фактор
На първия работен ден започва адаптацията на нов служител в екипа. Трябва да се представи на колегите какво може да се направи по време на общото събрание или като обикалят всички в офиса един по един.Отделно обърнете внимание на новодошлия на онези хора, с които той непрекъснато ще си взаимодейства според задължението на своите задължения.
Обяснете коя компания е приела методи за комуникация. Ако имате Skype комуникация между колеги, не забравяйте да добавите нов потребител в общия чат и да осигурите всички необходими контакти за работа. Същото се отнася и за използване на корпоративен телефон със списък на сервизни номера. Като цяло списък на хартиени или електронни носители на имената на колегите, посочващ позициите и техническите задания, е незаменим за всеки начинаещ.
Обиколката в офиса не боли. Отначало един „свеж“ служител може да се стеснява сам да пита за каквито и да било дреболии. След като кажете къде се крие, как да си направите кафе и т.н., ще накарате човек да почувства, че се грижи за комфорта си.
Всяка компания, като правило, има свои корпоративни стандарти на поведение. Въвеждането и адаптирането на новите служители предполага освен всичко друго и запознаване с тях. Това може да се отнася до определен дрес-код, забрана за използване на мобилни телефони за лични въпроси в работно време или необходимостта служителите да бъдат отбелязани сутрин в специално списание. Уведомете веднага начинаещия за тези правила, за да избегнете недоразумения.
Въвеждането на позицията и адаптирането на новите служители са основни етапи
Нека да разгледаме на какви етапи трябва да бъде разбита процедурата за адаптиране на начинаещ служител. Има няколко такива периода и всеки има свои мерки и методи за адаптация. Първият от тях започва още преди нов служител да се присъедини към екипа. Другият - уводен - трае първия му работен ден.
През първата работна седмица протича процесът на запознаване и обща ориентация на начинаещия. Става въпрос за въвеждане на организацията като цяло и нейното специфично звено. Тогава той трябва да влезе в поста. Следващите етапи са определени като ефективно адаптиране на персонала към пълноценното му функциониране.
Целият процес завършва с оценка на постигнатите резултати и приемане от ръководството на положително или отрицателно решение за по-нататъшното пребиваване на служителя на неговата позиция.
И сега - с пълни подробности
Организацията на адаптацията на новите работници започва с изясняване на нивото на подготвеност на всеки от тях. Въз основа на това се избира набор от мерки за адаптиране (индивидуално за всеки случай). До първото пристигане на служителя трябва да подготви работното място. Когато става дума за производствени дейности, се изисква да се гарантира наличието на необходимите инструменти и набор от работно облекло (неговият размер може да бъде посочен във въпросника при кандидатстване за работа). Ако новата работа е от офис характер, се организира напълно безплатна маса със стол, компютър и друго необходимо оборудване.
Когато работното място трябва да бъде допълнено с всяко ново оборудване, необходимостта от това трябва да бъде отразена предварително в специално заявление, изпратено до административния отдел.
Приблизителен план за въвеждане на работния ритъм трябва да бъде очертан предварително от ръководителя или да съществува под формата на стандартен проект „Адаптиране на персонала“ за основния кръг от налични длъжности. Този документ не трябва да надвишава страница.
Новакът трябва да бъде идентифициран от наставник и с него трябва да се изясни въпросът за преминаване на медицински преглед. Екипът е информиран за пристигането на нов колега. Ако се разглежда кандидат за ръководна длъжност, той обикновено се кани да се запознае с бъдещите подчинени, преди да отиде на работа.
Какво се случва в първия ден на работа
Още в първия ден от появата на служителя на ново работно място трябва да се направи разрешение в отдела за персонал и да се запознаят с всички необходими документи.Техният списък обикновено включва длъжностна характеристика и списък на необходимите местни нормативни актове. В същото време трябва да се подпише трудов договор и да се проучат вътрешните правила.
Встъпителният разговор, проведен в същия ден с новодошлия, се състои от задължителни точки - обсъждат се основните точки на обучението по туберкулоза, заплатите с изясняване на информация за бонуси и бонуси, както и условията, при които е възможна обработка или промяна на заплатите. Изясняват се всички възможни въпроси относно работния график, предоставянето на отпуск и изплащането на отпуск по болест.
Новакът е надлежно информиран за глоби и неустойки, както и за задълженията по изпитателния срок и представен по време на изискванията си. Задължително е да му обясните кой от параметрите ще бъде обект на специален контрол и към кого да се свърже по възникващи проблеми.
Ако има „комплект за начинаещи“ (сборник с информационни материали), както и свеж брой на корпоративен вестник, те трябва да бъдат предадени на нов служител.
В същия ден трябва да се организира малка обиколка на звеното и запознаване с колегите. Особено внимание трябва да се обърне на разговора с лидера и наставника, съдържащ обяснения по точките на плана, според които е необходимо да се въведе позицията. Важен въпрос е организирането на условия за въвеждане на корпоративна информационна система в база данни със създаването на отделен имейл адрес.
Запознаване с организацията на предприятието
Първата работна седмица се счита за етап на запознаване и обща ориентация. По това време служителят се запознава с компанията като такава, приетите в нея корпоративни правила, работния график, както и с нейните традиции, история и неписани норми и принципи. Ако начинаещ има опит в работа в подобни структури, периодът на адаптация ще премине бързо и безболезнено, но във всеки случай ситуацията ще бъде непозната в една или друга степен във връзка със спецификата на определена дейност.
Какви организационни договорености трябва да се предвидят за този период? Необходимо е да се организира новодошъл участник във въвеждащо корпоративно обучение, състоящо се от подробна обиколка на цялото предприятие, гледане на информационен видеоклип или филм, посещение (ако има) корпоративен музей. Служителят се запознава с ръководството на останалите отдели и се прехвърля към него за проучване на необходимата документация.
Степента, в която бъдещият колега участва в системата от ценности и нагласи, одобрена от организацията, зависи от това колко добре е осъществен този етап. По това време се полагат кълнове на ангажираност и лоялност. Служителят получава много нова информация за броя на единиците и реда на работа във всяко от тях, тяхното местоположение и особености на дейността. Той усвоява управленска политика по отношение на персонала, съдържанието на изискванията за дисциплина, наличието на възможности за кариера и наличните ползи.
В съзнанието на новодошъл, необходимата информация е заложена до най-малките детайли - организирането на вечери, почивки, приетият стил на комуникация между колегите и други детайли на домакинството. Въвеждането и адаптирането на нови служители по отношение на такива дреболии може да бъде поверено на ръководителя на персонала.
В неговия отдел
Процедурата за въвеждане на звено е да се формира отношение към работата в екип. Новият служител трябва да е запознат с всички, с които да общува в хода на дейността. Той трябва да се запознае с вътрешните правила на своя отдел. С ментора - установено е ползотворно сътрудничество и подмяната на последното е възможно с преминаването към нов етап на адаптация.
В първите дни ръководителят на групата или един от най-опитните служители може да действа като ментор.В идеалния случай, когато ръководителят на отдела ще може да отдели част от собственото си работно време, за да изпълнява подобни задължения. Обикновено непосредственият началник отговаря за теоретичните въпроси. На етапа на развитие и практическа дейност инструкторът-ментор придружава начинаещия. Най-често това се отнася за отдела по продажбите и съвместните посещения на клиенти.
Продължавайте да свиквате
На втория етап, който предполага влизане в длъжност, се установяват отношения с колегите и се овладяват основните функции както на звеното, така и на служителя, както и основните правила и процедури. Това продължава обичайните първи три работни месеца. Наставникът или непосредственият ръководител издава на начинаещия документация, съдържаща основните точки, необходими в работата.
Служителят свиква с ново работно място, изяснява къде се съхраняват определени документи и овладява офис техника (фотокопир, факс, собствен работен компютър). Уменията, необходими за извършване на работа в тази позиция, се уточняват и уточняват.
На този етап наставникът трябва да очертае целите и задачите, чието постижение ще бъде оценено в края на пробния период. Служителят трябва да бъде надлежно информиран по какви критерии е необходимо, за да прецени работата му. Той трябва да бъде запознат с честотата на докладване, както и с неговите форми. Необходимо е напълно да се поддържа обратна връзка със служителя, за да се изяснят определени проблеми и да се адаптират взаимните очаквания.
Промяна на състоянието
Етапът на ефективна ориентация се състои в постепенното навлизане на новодошъл в нов статус и установяване на междуличностни отношения с колегите. В неговите рамки трябва да се насърчават активните действия на служителя в различни области на дейност, като се проверява и изяснява как се придобива информация. Тук, както никога досега, е важно да се увеличи максимално неговата подкрепа с оценка на ефективността на определени действия.
След завършването му служителят му навлиза в етапа на пълно функциониране. Характеризира се с приключване на преодоляване на проблемите - както производствени, така и междуличностни, с преход към състояние на стабилна работа. При правилната ефективност на процеса на адаптация това е възможно само след няколко месеца от датата на приемането. Подобно намаляване на периода на влизане помага на организацията да получи значителни финансови ползи, особено при наемане на нов персонал в голям брой.
На всички етапи на адаптация е много важно да се осигури ефективно взаимодействие с тези, които са назначени в ролята на ментор, да се следи за спазването на планираното, да се следи участието на служителя в програми за обучение и да се гарантира, че той или тя са му осигурени с всички необходими материали и инструменти.
За да обобщим
На последния етап трябва да се направи анализ на успеха на процеса на адаптация и на отделните му елементи. Обикновено този етап е определен за края на пробния период. Две седмици преди определената дата, ръководителят трябва да бъде напомнен за предстоящата процедура и да му предостави, заедно с ментора и самия служител, формуляри за оценка на работата на последния през изпитателния период. Не по-късно от три дни преди крайния срок трябва да контролирате попълването на такива формуляри за оценка, да обсъдите резултатите от адаптацията и да обобщите необходимите резултати.
Ако решението е отрицателно, на служителя се предлага или нова длъжност (чрез трансфер), или той е информиран за уволнението. Когато се вземе положително решение, следват поздравления за успешното приключване на пробния период и се провежда разговор, чието съдържание е определянето на ключови задачи за следващата работна година и разработването на индивидуален план за развитие.
И още ...
На всеки етап са възможни трудности, наречени кризи на адаптация, което е изпълнено със състояние на тревожност и стрес.
Ако (както често се случва в наши дни) служителите са преместени между подразделенията на фирмите в различни региони, службата за персонал трябва да изработи всички организационни и други въпроси, свързани с подобни пренастройки. Няма да навреди на никоя компания да има необходимата статистика по отношение на средната продължителност на периода на адаптация за начинаещи, което ще даде възможност за успешно организиране на работата на новонаети служители.
Процесът на адаптация може да се счита за напълно завършен, когато служителят най-накрая се присъедини към екипа и престане да бъде новак.