Целта на инвентаризацията е да се идентифицира текущото състояние на нещата в организацията и да се установи съответствието на реалната ситуация с документите. Тъй като тази информация е от решаващо значение за вземане на управленски решения, самият опис се превръща в задължително събитие. Трябва да се провежда редовно. Счетоводството трябва не само да знае какво представлява инвентаризацията, но и да разбира различните разновидности на тази проверка, за да може редовно да се организира събитие ефективно и точно.
Максимално внимание
Мониторингът на дейностите на предприятието може да бъде осигурен само от такъв ръководител, който има представа за ситуацията. Информационната база за това се предоставя от различни непланирани, планирани инвентаризации, редовно организирани от компанията.
Различни събития се провеждат в различен ред, определен от задачите, формулирани от ръководството на компанията. В същото време те се основават на факта, че счетоводството води отчет на всичко, което се случва вътре в организацията, тоест от източници на хартия можете да получите обща представа за наличието и разпространението на средствата, които компанията има. В същото време те вземат предвид, че реалната ситуация може да се различава от тази, която следва от документите. Следователно инвентаризацията в 1С винаги е свързана с реално преброяване на стойности, подлежащи на проверка.
Медалът има няколко страни
Разграничават доста различни един от друг видове инвентаризация в счетоводството, но всички те имат една и съща цел - да установят колко безопасна е собствеността на организацията, дали тя съответства на базите данни, които имат управленският персонал на компанията. Тоест всъщност инвентаризацията е счетоводна методология, възприета в счетоводството, която ви позволява да контролирате ситуацията в отделите.
Ако събитието ви позволява да намерите несъответствия със счетоводната информация, тогава можете да започнете вътрешно разследване, за да установите кои служители на организацията са се държали неправилно. Под „оръжието“ се разбира преди всичко персоналът, който носи официална отговорност. В същото време резултатите от инвентаризацията могат да покажат такива несъответствия, че властите имат право да считат за незначителни и това няма да доведе до преследване на персонала на организацията.
Какво намираме?
Тъй като целта на инвентаризацията е да открие различията в счетоводната информация и реалната ситуация, по време на такова събитие те обикновено установяват кои позиции липсват и какво е в повече в организацията. В същото време вземането на опис ви позволява да идентифицирате местоположението на обемите от стойности, дългове.
Ако документален опис, операционна система, финанси или други показаха много големи несъответствия, това вероятно е умишлено подправяне на информация. В някои организации те откриват огромни недостатъци в милионите, докато в други намират дългове за суми, които са напълно невъзможни за организацията. Това обикновено показва, че един от служителите на компанията е извършвал незаконни дейности. Вътрешно разследване може да установи виновника. Правилното отразяване на резултатите от инвентаризацията в счетоводството ви позволява да държите под контрол ситуацията в организацията, което предполага, че събитието е наистина важно, смислено, което ви позволява да предотвратите и своевременно да разкриете престъпления във фирмата.
Какво и защо?
Тъй като в счетоводството има различни видове материални запаси, в конкретна ситуация изберете този, който най-добре отговаря на условията. При някои видове счетоводната функция доминира, при други контролът, други са насочени към разкриване на престъпления.В зависимост от това какво е създадено ръководството на компанията, те решават в полза на формата на събитието. Важно е още преди началото на одита ясно да се формулират преследваните цели и за това ръководният екип трябва да е наясно какъв е инвентаризацията.
Теоретична база
Инвентаризацията е термин, който се отнася до одит, извършен в рамките на организация, по време на който се разкрива наличието на собственост и се сравнява с данните, представени в счетоводната система на компанията. Важно е всички резултати от инвентаризацията да бъдат документирани своевременно.
Задачата за провеждане на инвентаризация е да се открият разликите между реалната ситуация и предполагаемата от документите. Веднага щом открият несъответствия, веднага започват да търсят по каква причина се е случило това. Всъщност именно инвентаризацията е единственият оперативен, ефективен и разумен метод за наблюдение на безопасността на собствеността на организацията. Както всяка концепция, която е основна за съвременната икономика, инвентаризацията е разделена на групи, видове и подвидове. Класификацията се основава както на целите, преследвани от инвентаризационната комисия, така и на това какви обекти по време на събитието ще трябва да бъдат проверени и преразказани. Да речем, инвентаризацията на ОС е малко по-различна от отчитането на финансовите баланси на организацията или запасите.
Опис: видове и подвидове
Най-простият тип разделяне:
- инициатива;
- задължително.
Той се основава на това колко проверка е необходима в момента. Организират се задължителни видове инвентаризация в счетоводството, ако това се изисква от закона. Инициативите възникват, когато ръководителят на компанията реши в полза на проверката. За такива събития честотата няма ограничения.
Можете да разграничите видовете инвентаризация в счетоводството, оценявайки мястото на организация на събитието:
- Касово бюро.
- Производствен цех.
- Warehouse.
- Търговски етаж.
Разделянето на видовете инвентаризация в счетоводството се основава на обектите, по отношение на които се организира проверка:
- OS;
- доставки;
- продукти, стоки;
- на пари;
- ангажименти.
И накрая, инвентаризацията е разделена на видове, като се оценява целта на събитието, количеството на проверката, методът за установяване на точна информация за инспектирания обект.
Опис: защо?
Защо е инвентаризация на ОС или например пари, стоки? Основната задача на събитието е точно, надеждно да се формулират изводите за качеството на счетоводството в организацията. По време на събитието се сравняват реалните резултати и тези, произтичащи от документацията, и се взема решение: необходимо ли е или не да се подобри системата? За да получат достатъчна база за заключения, те подбират обекти, които се нуждаят от проверка във връзка с тях, изучават ги: те обмислят, измерват тегло, количество, качество. Получената информация се сравнява с тази, установена от записите.
Инвентарът има редица функции. Например при проверка се установява доколко организацията спазва правилата, въведени от ръководството на компанията, и също така разкрива какви мерки се предприемат, за да се гарантира, че стойностите се поддържат в ред. Описът на пари в брой дава възможност да се разбере дали парите на фирмата са безопасни и стабилни. Също така по време на инвентаризацията се откриват предмети, които са изтекли или скоро ще изтекат, повредени имущество.
Допълнителни ефекти
Правилно организиран опис ви позволява да идентифицирате дали фирмата има такова имущество, което не участва в работния процес. Ако такъв може да бъде намерен, той може да бъде продаден или въведен в експлоатация с цел подобряване на ефективността на производството. Най-важното обаче е да се идентифицират онези видове имоти, които не се използват в работата, така че информацията за тях да бъде запазена и в бъдеще да не се повтарят грешки с ненужни финансови разходи за закупуване на безполезни стоки.
По време на инвентаризацията на паричните средства, дълготрайните активи и други стойности, пасиви можете да проверите коректността на счетоводните операции, да намерите несъответствия, грешни данни, да контролирате организацията на съхранение в предприятието и условията, при които обикновено се намира имотът. Инвентаризацията дава най-точната представа дали счетоводството на организацията е добре организирано, дали счетоводният отдел разполага с актуална информация и дали текущите бизнес операции се отразяват в централизирана счетоводна система. Трябва да се помни, че ако има грешки в счетоводството, това става причина за значителни загуби.
Какво друго да търся?
Както знаете, по време на съхранение някои позиции, стойностите се променят, техните качества, свойства, характеристики претърпяват корекция. По правило това води до загуба на стоки и запаси. Този процес трябва да бъде контролиран и това е своевременна инвентаризация, която ви позволява да получавате подходяща информация за случващото се в складовете на организацията.
Точният и актуален контрол върху собствеността на компанията е един от най-точните методи за идентифициране на компетентността на служителите, отговорни за проверените длъжности. Тоест, описът ни позволява да правим изводи не само за качеството на счетоводството, но и за съответствието на служителите на организацията с техните позиции. Редовните редовни и непланирани проверки позволяват да настроите персонала на организацията, така че тя да се състои само от специалисти в тяхната област, които извършват честна работа. И това е ключът към успеха на компанията в настоящето и в бъдещето.
Какво гледаме назад?
Според правилата трябва да се извърши опис, като се вземат предвид сегашните стандарти, а не как Бог го поставя на душата. За стандартизиране на процеса на проверка бяха въведени няколко стандарта на федерално ниво и в допълнение към тях могат да бъдат приети местни разпоредби в организацията.
Най-значимият документ е разпореждането на Министерството на финансите за опис. Той е освободен през 1995 г., от този момент редовно се допълва, коригира, така че да съответства на реалностите на икономическия живот на страната днес. В допълнение към поръчката бяха издадени насоки, където процесът на инвентаризация е описан подробно, поетапно, като се отчита функционирането на организации от различни формати.
И как да го направя?
В някои предприятия инвентаризацията се извършва ежегодно, в други на всеки 6 месеца или дори четири. По правило ръководителят на организацията решава този въпрос. От законите на страната следва, че преди представянето на финансовите отчети за годината проверката на инвентара е задължителна мярка, не може да се избегне. Ако такъв одит не е организиран в предприятието, от гледна точка на инспекционните органи, учредителите и други лица, изобщо не съществува счетоводство в рамките на компанията.
До какво може да доведе такава небрежност? Административни санкции могат да бъдат приложени към лица, отговорни по въпроса служебно. Те могат да бъдат подведени под отговорност, ако инвентаризацията е била организирана, но резултатите от нея не са съставени правилно, което провокира вероятността от изкривени счетоводни отчети.
Стъпка проверка
Инвентаризацията е последователност, по време на която:
- определете всъщност какво има компанията;
- определят стойности, които са в разрез с изискванията на TU, качество;
- проверете дали информацията за реалното състояние на нещата се сближава със сметката;
- анализира стойността на намерените стойности, пари;
- определете дали има неизползвани позиции;
- следи за спазването на стандартите за съдържание, употреба, съхранение на оборудване, операционни системи, стойности, пари.
Всички или не всички?
Ако е необходимо, компанията може да извърши цялостен опис. Тук те изучават абсолютно цялото имущество, като не правят изключения.Това е такава проверка, която трябва да се организира в края на отчетния период, когато счетоводният отдел подготвя документи за годината. Ако тази скала не е необходима, се извършва частична проверка. За прилагането му се издава заповед в рамките на организацията, назначава се по име и по длъжност на отговорните членове на комисията по инвентаризация, те официално посочват кои категории ценности трябва да се проверяват и сравняват с счетоводната информация. Можете да въведете само една категория, можете да споменете няколко. Частичен опис може да се извърши само на едно място за съхранение, възможно е на няколко наведнъж.
Нека направим изненада!
Както вече споменахме, в края на годината трябва да се извърши инвентаризация. Всички отговорни лица са наясно с това във фирмата по всяко време. Те са подготвени за проверка предварително. Това е планиран опис. Но ръководителите на компанията, спазвайки интересите на организацията, могат да изненадат служителите си, като обявят непланиран опис по всяко време, когато сметнат за необходимо да организират подобно събитие.
За да отразявате несъответствието между пълномощията и реалните, трябва да извлечете печалба от излишъка, да кредитирате финансовия резултат върху сметките на финансовите резултати. Ако предприятието е бюджетно, намереното се насочва към увеличаване на финансирането. Ако се установи, че някакво имущество липсва, то се е влошило, тогава преценете дали е в рамките на естествената загуба или го надвишава. В първия случай разликата се отписва към производствените разходи, във втория те търсят виновните, от които се възстановява загубата. Ако те не могат да бъдат намерени или изпитването показа, че е невъзможно да се възстанови, тогава загубите се изпращат и в колоната с финансови резултати.