Личното досие по правило включва специална документация, която отразява информация за служител и неговата работа за определен период от време или за студент и неговото обучение в определено висше учебно заведение. Обикновено формирането и воденето на лични досиета на служителите се извършва за дълъг период от време. По един или друг начин те се включват в броя на документите за персонала. Какъв е редът на това събитие днес? Каква информация съдържа файлът за запис на служителя? Защо? Отговори на тези и други също толкова сериозни въпроси можете да намерите в процеса на четене на тази статия.
Общи въпроси
Като начало обаче трябва да се отбележи, че управлението на личните досиета на служителите не е задължителен процес за всички категории работодатели. В съответствие с руското законодателство личните дела трябва да се водят само за граждани, които заемат длъжности за обществена услуга. Необходимо е да се допълни, че съответната процедура е регламентирана с Указ на президента „Относно заповедта за управление на делата на лицата, които изпълняват руските държавни длъжности в реда за назначаване, както и държавната длъжност по отношение на Федералната служба“ от 01.06.1998 г.
Задължението, включително формирането и поддържането на лични досиета на служителите, може да бъде възложено на работодателя - държавно предприятие (организация) също чрез индустриален нормативен акт. Например: заповедта на Руския надзор на потребителите от 16 март 2005 г., с която се одобряват Правилата на Федералната държавна служба, свързани с надзора в областта на защитата на правата на потребителите и благосъстоянието на човека (съгласно клауза 7.7 от настоящия документ, личните дела са поверени на управлението на делата), както и резолюцията „ Относно Федералната митническа служба ”от 21 август 2004 г., чрез която е одобрен Наредбата за ФКС. На базата на този документ беше сформиран и пуснат в обращение Наредбата за GUK (главен отдел по персонала). В съответствие с параграф петнадесет от регламента FCS GUK е възложено да поддържа лични досиета на всички служители в сервиза.
Освен това процедурата за управление на личните досиета на служителите може да бъде предписана от управляващото дружество (с други думи, от висша организация). В други предприятия и организации ръководството има право да взема решения относно необходимостта от провеждане на разглеждания процес, а също и (в случай на решение в положителна посока) - на кои категории служители е препоръчително да водят лични дела. Наредбата за воденето на лични досиета на служителите предвижда анализираната процедура по правило да се прилага за следните категории граждани:
- Служители, работещи на висши длъжности (пряк ръководител на структурата, неговите помощници (заместници), управление във връзка със структурните звена и т.н.).
- Служители на фирмата, за които е установена отговорност съгласно действащото руско законодателство (например главен счетоводител, неговите заместници, касиер и т.н.).
Правилата за водене на лични досиета на служителите, както се оказа, не предполагат определено задължение. Много частни компании обаче осигуряват воденето на лични дела по отношение на абсолютно всички нейни служители.Това не зависи от статута и ранга, както и от извършените работни дейности (между другото, затова тук е включен дори технически персонал). Защо? Факт е, че поддържането на лични досиета на служителите е много удобен източник на информация. Освен това тази разпоредба се прилага за абсолютно всеки служител. Единичната папка съдържа най-важните копия на поръчки за служителя, личната му документация, както и други необходими документи. Важно е да се отбележи, че инструкцията за воденето на лични досиета на служители от личен характер служи като инструмент за консолидиране на информация.
Създаване на лична преписка
Днес създаването на дела от личен характер се извършва за организирано групиране на документирани данни за служител, прехвърлени му от работодателя при прехвърляне или приемане на работа. Инструкцията за процедурата за поддържане на личните досиета на служителите предполага, че всички съответни операции, по един или друг начин, са възложени на специално упълномощен специалист или на персонал, който е индивидуално отговорен за организирането на правилното третиране на такава документация.
Създаването на случаи от личен характер се извършва непосредствено след приемането или преместването на служител на ръководна длъжност или длъжност, в съответствие с която установяването на отговорност се предвижда в закон. Процедурата за поддържане на личните досиета на служителите не изключва друга длъжност, когато е предписана чрез инструкции за процедурата за извършване на определени операции върху личните досиета на служителите.
Според методологичните препоръки на Московския градски архив, както и на VNIIDAD FAS на Руската федерация, личните досиета, по един или друг начин, включват документация, предоставена от служители по време на заетост, както и формирани в процеса на тяхната последваща професионална дейност в определено предприятие или организация. Това включва следните документи:
- Личен лист в съответствие с персонала или съответния профил.
- Допълнение към формуляра за кандидатстване или личен лист.
- Автобиография на служителите.
- Копия от образователна документация.
- Второто копие на трудовия договор.
- Договор за отговорност.
- Препоръчителни писма от предишни места на работа (характеристики).
- Кандидатстване за заетост (прехвърляне на съответната длъжност)
- Копия от поръчки или извлечения от тях, съответстващи на наемането или преместването на друга позиция.
- Извлечения от документацията (или копия от документи) относно наградата или дисциплинарните действия на служителя.
- Копия (извлечения) от сертификационна документация (сертификационни листове, прегледи и т.н.).
Сигурност на личните досиета
Разпоредбата за управление на личните досиета на служителите предполага, че за да се организира тяхната абсолютна безопасност и лекота на работа, те се поставят (а именно пришиват с конец и игла за четири пробива) в отделна папка в процеса на формиране на хартия.
Важно е да се отбележи, че в допълнение към изброената по-горе документация, някои други документи могат да бъдат поставени в лични досиета (например документи за служителя, който е преминал конкурс, свързан със заемане на свободна длъжност; копия от документи относно възнаграждението на служителите, присвояване на почетни звания и т.н.). Освен това заверените снимки на удостоверението на служителя се поставят в лични досиета, но не се подават.
Редът за водене на лични досиета на служителите предполага и първоначалната им регистрация. По този начин:
- На всеки личен файл се присвоява индивидуален номер на акаунт.
- Съответните позиции се попълват на гръбначния стълб на личното досие и на предния капак.
- В личен файл задължително се включва вътрешен опис.
Поддържане на работни книжки и лични досиета на служителите
Трябва да се отбележи, че осъществяването на бизнес от личен характер не спира през целия период на работа на всеки един от служителите в определена структура, когато правилата му не противоречат на това. По този начин воденето на лични дела във всеки случай предвижда следните точки:
- Водене на записи в необходимите раздели на делото.
- Помещенията на документацията, която трябва да се съхранява като част от личното досие.
- Изземване на документация, нуждата от която е преминала.
- Периодична проверка на състоянието на личното досие в съответствие с предмета на запазване на документите, включени в него.
Поддържането на лична документация на служител в организация предполага, че в документацията на личен запис се правят записи въз основа на определени документи или техните заверени копия. Важно е да добавим, че упълномощеното длъжностно лице може да изясни необходимите нюанси за изпълнение на процедурата, преди да направи конкретни записи по време на личен разговор със служителя. Абсолютно всички записи, които са от значение във връзка с документацията при водене на лични файлове, се правят на ръка с топка или писалка в синьо, черно или лилаво. Наредбата за воденето на лични досиета на служителите предполага изключване на корекции в документацията и целесъобразността на четлив почерк. Тогава, когато възникне реална нужда, тези записи се удостоверяват с подписа на упълномощено длъжностно лице от службата за управление на персонала. Освен това фирмата е подпечатана.
Допълнителна информация
Предполагаемият ред, воденето на личното досие на служителя се осигурява съгласно следното правило: когато документацията е натрупана, тя подлежи на задължително разпространение в личното досие в съответствие с раздели. Освен това вътре в хартиените секции са подредени в хронологичен ред. Важно е да се отбележи, че отделните документи, подадени в личен файл, по един или друг начин, подлежат на номериране. Информацията за тези ценни книжа (като се вземе предвид номерирането на страниците), в границите на която се намира в личен файл, във всеки случай отразява вътрешния опис.
Стандартната инструкция за воденето на лични досиета на служители в Република Беларус гласи, че служителите се задължават да предоставят информация на службите за персонал своевременно. Тази информация по правило интерпретира промените в отделните данни, които са включени в състава на личното досие. Това обикновено се пише в писмена форма като изявление. В допълнение, документацията, потвърждаваща промените, служи като приложение. Малко по-късно, когато всички записи са въведени в личното досие, документацията, по един или друг начин, се връща на служителя. Между другото, ако е необходимо, първо се правят и заверяват копия от тези документи, които впоследствие се прикачват към личното досие.
Съхранение и отчитане на лични досиета
След като управлението на личните досиета на служителите е напълно проучено, препоръчително е да се обмисли въпросът за съхранението и счетоводството. Така че, тези процедури са организирани за безпогрешно и бързо търсене на лични въпроси, като се гарантира тяхната абсолютна безопасност, както и конфиденциалността на информацията, съдържаща се в документацията, от неоторизиран достъп.
Важно е да се отбележи, че личните досиета на служителите на фирма са включени в номенклатурата на звената за персонал в съответствие с общото наименование „Лични досиета“. Освен това там са посочени периодите на тяхното съхранение. По правило периодът на съхранение на ценните книжа достига седемдесет и пет години.
Постановлението за воденето на лични досиета на служителите предписва документацията да се съхранява в отдела за персонал (обикновено за такива цели помещенията са подредени там) отделно от другите документи. Трябва да се добави, че службата за персонал съхранява само личните досиета на съответните служители. Случаите на уволнените работници се прехвърлят в съответствие с установената от закона процедура за съхранение в архива на структурата или в териториалния архив.
Трябва да се отбележи, че условията за съхранение, по един или друг начин, трябва да гарантират абсолютната безопасност на директно личните файлове, както и на документацията (информацията), поставена в тях от разкриване или кражба. Ето защо днес се препоръчва да се гарантира съхранението на лични файлове чрез сейфове (шкафове), поставянето им в изправено положение на рафтовете (с корените навън).
Какво друго?
Между другото, вътре в шкафа или сейфа на вратата могат да се поставят обобщени описания във връзка със съхранените лични досиета. Важно е достъпът до информация да е изключително упълномощен длъжностни лица, както и техните ръководители. След това, когато броят на личните досиета надхвърли допустимото, те се записват в специализиран регистър или дневник. Систематизацията на случаите се извършва по един от следните методи:
- В съответствие с реда на числата.
- В съответствие с директния азбучен ред.
- В съответствие с секциите според наименованията на структурните звена според таблицата на персонала, вътре в секциите, по азбучен ред на директната сметка или по реда на номерата.
За да се намали общият брой на счетоводните единици, личните файлове могат да се съхраняват като част от така наречените тоалети - азбучни групи за съхранение. Така абсолютно всяко лично досие, което е включено в поръчката, се предхожда от лист хартия с името на служителя. Необходимо е да се добави, че личните дела, състоящи се в реда, също са групирани в съответствие с азбучния ред. В началото на екипировката е обобщен списък на личните файлове, включени в него.
Издаване на лични досиета навреме
Издаването на лични дела на служители на определена структура за временно ползване, така че те да могат да се запознаят с въведената там информация, обикновено се извършва само с разрешение на отдела за персонал. Запознаването на служителя с неговото лично досие при получаване обикновено се извършва директно в присъствието на официален служител, който отговаря за обработката на документацията на такъв план.
Трябва да се отбележи, че служителите са запознати с личните въпроси поне веднъж през годината, както и в съответствие с искането на тези лица в други случаи, установени от руското законодателство. Когато се запознавате с личните дела на служителите на дадена организация, е строго забранено:
- Направете всякакви корекции във вече направени записи на лични файлове.
- Направете нови записи в личните си файлове.
- Извадете от личните файлове документацията там или поставете нови в тях.
- Съхранявайте лични досиета след периода, предоставен от оторизирани лица.
Важни нюанси
В случай, че в досиетата се открият неточности или ако остарялата документация бъде открита в личен въпрос, служителят има право да кандидатства в службата по персонала на структурата в това отношение. Трябва да се добави, че към заявлението трябва да бъдат приложени документи, според които би било подходящо да се направят определени промени в предварително направени записи или копия на определени единици документация, за да се извърши замяна.
Важно е да се знае, че издаването на лична материя за временно ползване се извършва именно за периода, необходим за извършване на необходимите операции, според списъка на лицата, които имат право да получават лични досиета, който е одобрен от ръководството на структурата. Между другото, фактът на издаване на случай от личен характер, по един или друг начин, се записва в контролна карта (дневник).
Важно е да се знае, че запознаването (работата) с личните досиета се извършва в помещение, специално проектирано за тези цели. В допълнение, времето за запознаване (работа), по един или друг начин, е ограничено до работния ден.Така че в края на работния ден служителят, отговорен за работата с лични дела, трябва да се увери, че всички лични досиета, издадени за временно ползване, са върнати на мястото на съхранение. Ако е необходимо, длъжностното лице се задължава да предприеме подходящи мерки за връщане или търсене на документация.
Прехвърлянето на лични досиета или отделни книжа в техния състав за временно ползване на други институции (организации, предприятия) се извършва изключително в случай на разрешение от ръководството на структурата въз основа на правилно изпълнено искане.
Важно е да се знае, че се съставя акт относно издаването на лична преписка, едно копие от което по един или друг начин се предава заедно с личното досие или отделен документ на упълномощеното лице на молещата страна. Второто копие се съхранява в делата на структурата непосредствено преди връщането на личното досие или на отделен документ на първоначалното му място за съхранение.
Изваждане на документи от лично досие
Важно е да се отбележи, че премахването на определени единици документация от лична преписка се извършва изключително след разрешение на ръководството, при условие че съответният запис е поставен в колоната „Забележка“ на вътрешния инвентар. В случай на временно изземване на хартия на нейно място (а именно между листове на съседни хартии), съгласно правилата, се поставя заместваща карта (с други думи, сертификат за заместител), която посочва датата и причината за изземването с подписа на лицето, издало документа, както и подписа на този служителят, който го е получил в съответствие с правилата за временно ползване, отнасящи се до структурата.
За да се осигури абсолютен контрол върху безопасността на личните досиета в определена институция (организация, предприятие) ежегодно (а именно не по-късно от първото тримесечие, което следва отчетния), се проверява тяхното състояние и наличност. Трябва да знаете, че недостатъците и недостатъците, установени по време на процеса на контрол, са записани във всеки случай в акта, който веднага след одобрение от председателя на комисията се представя на ръководството на организацията за разглеждане и последващо вземане на решение относно загубена или неточна документация.