Практическото приложение на информацията е основа за обединяването на всички форми на представяне и формализиране на изходни данни за тяхното фиксиране, предаване и точно възприемане от адресата.
Когато информацията се представя от документ, тя е специфична, тя е в областта на общоприетите и унифицирани норми, законодателни разпоредби и изисквания на социален или производствен процес. Това винаги са точни формулировки и определена форма на изразяване на смисъла, за да се постигне ясно определена цел.
Създаване и съдържание на документ
Единните системи за документация не играят никаква роля, толкова е обичайно всеки ден да се създават документи по собствена инициатива и знания или да се попълват такива според определени правила.
Животът сам по себе си е водовъртеж от информация, но във всеки момент от време е човешката природа по някакъв начин да композира и ясно да оправи нещо. Според неписания обичай унифицираните системи за документация се формират в съзнанието на всеки човек в училище, ако не и по-рано. Но в началния етап на своето развитие човек не придава на тях основната ценност, която заслужават.
Документът може да бъде от два коренно различни типа:
- форма;
- структура и съдържание.
Формално празните документи са обикновени формуляри, в които се записва строго определена информация. Постоянно се обработват документи от този вид (детска градина, училище, клиника, работа, паспортно бюро, ...).
Реалните документи отчитат съществуващите изисквания за техния дизайн. В противен случай те ще бъдат разбрани погрешно от адресата и желаният резултат няма да бъде получен.
Всеки документ трябва да бъде изпълнен във форма, да има ясна структура и очаквано съдържание, изразено в определен стил.
Формално човек може да се позовава на документи като произведения на изкуството, статии, дипломи, дисертации, книги и други писмени и графични произведения, но това е много по-размит по структура и съдържание резултат от преобразуването на информация в строга форма за възприемане от определен кръг потребители (получатели).
Същността на системите за обединяване
Информацията е обширна, но дори и да не вземете предвид външни източници, тогава всяка държавна структура, предприятие, отделен предприемач и обикновен човек е в условия (изисквания) за избор на конкретен стандарт от заобикалящото разнообразие от унифицирани норми.
Съществуващите системи за документиране на държавата в почти всички случаи имат консултативен характер. По-специално, в съответствие с приложимите разпоредби.
- Датата на документа се съставя с арабски цифри в последователността: ден от месеца, месец, година.
- Ден на месеца и месеца - две двойки арабски цифри, чрез точка; година - четири цифри (4 декември 2017 г. = 4 декември 2017 г. съгласно GOST R 6.30-2003).
- В същото време този GOST позволява устно посочване на името на месеца.
- Същият GOST "позволява" обратния ред: година, месец и ден.
Значителна част от документите „обслужват“ сферата на управление. Работните ситуации се повтарят, предприетите действия са сходни, но винаги има функции. GOST R 6.30-2003 значително опростява създаването на документи и не само за сферата на управление.
По общо мнение обединението представлява намаляване на броя и разнообразието от документи, изисквания за дизайн, логиката на съдържанието и структурата. Обединението включва също процесите на създаване, обработка и изпълнение на документи.Размерът на носителя е важен, ако е документ на хартия, или форматът на данните, ако е електронен документ.
Области на работния процес и семантиката на документите
Управлението на организацията е важна, но не и единствената област, към която са свързани директно унифицираните системи за документация. Счетоводният отдел на всяко предприятие използва не само празни формуляри, включително строги форми за отчитане, но и широк спектър от „безплатни“ съставни документи в съответствие с приетите законодателни и местни стандарти, разпоредби на GOST.
Според общоруския класификатор работят няколко тематични системи:
- банков сектор;
- финансова, счетоводна и отчетна област на бюджетните институции и организации;
- отчетна и статистическа сфера;
- система за трудова документация;
- външнотърговска сфера и др.
Единните документационни системи на Руската федерация по теми обхващат цялата социално-икономическа инфраструктура на страната. Те могат да имат специфики по региони, по отрасли, по области на компетентност на компанията.
Ако се придържате към общоруския класификатор, можете да зададете осемцифрен код на всеки тип документ и да запазите отделен запис. Повечето организации използват съществуващите изисквания за документооборот и одобряват свои собствени разпоредби на тяхна основа.
Ключови позиции
Целта на документа изисква определени подробности. Липсата на необходимия реквизит може да доведе до недействителност на документа или невъзможност за неговото изпълнение. В този случай лоялността на GOST R 6.30-2003 няма значение.
Поръчката за работа съдържа специфичен диапазон от позиции. Заповедта за създаване на отдела е друга. Описанието на длъжността е съставено напълно различно от тримесечния отчет на финансовия отдел.
В същото време много подробности имат функции на приложение. Например, датата може да има различни значения: моментът на подписване на поръчката, моментът на уволнение на служителя, моментът на стартиране на производството, многостранното споразумение. В последния случай може да бъде предоставена не само датата на подписване на споразумението от всяка страна, която винаги има правно значение, но и общата дата, например, началото на валидност на договорените разпоредби.
Избор на думи и изрази
Работният процес на всяко предприятие, като компютърна програма, в общия случай е строго формализиран процес. За разлика от програма, тук не работи компютър, а човек. Възможна е неточна формулировка. Но общият контур при създаването на документи се определя в съответствие с GOST 6.30-2003 възможно най-близо до неговите изисквания.
Отклонението от общоприетата практика и изискванията на GOST тук е неподходящо: заповед, разпоредба, заявление, поръчка и т.н. не са произведения на изкуството и не е необходимо да се търси форма на изразяване на мисълта.
Приветства се не само лексиката, но и частите на речта, необходими във всеки конкретен случай и правилния случай. Според установената практика, в документите често се срещат абсурди, липсващи думи, изречения, има несъответствия, които не са характерни за разговорната реч. Но това е обичайно и да го правиш по свой начин е непрактично.
По отношение на чертежите, техните подписи и обозначения е обичайно да се използва опитът при разработването на проектна документация, когато очевидно е необходимо. Нищо обаче не пречи на дизайна на обикновен чертеж по същия интимен начин.
По отношение на таблиците има смисъл да се вземат предвид и разпоредбите на GOST. Това е добре установена практика и всяка таблица в работен документ е преди всичко ръководство за действие или информация за вземане на решение.
Речник, структура и логика на представяне
Текстът винаги трябва да бъде свързан. Фразите взаимно се определят или правят уточнения. Използват се конкретни думи и фрази. За да наеме човек, директорът пише кратка резолюция на правилно написано изявление.
Заявление за наемане на работа, написано от служител в предписаната форма, се утвърждава в звената на предприятието и преминава през процес на предварително одобрение. Това все още не е документ, но вече е основа за окончателното решение на ръководителя на предприятието под формата на конкретна фраза „по ред“.
Писането на каквото и да било друго в резолюцията е допустимо, не е забранено, но във всяка ситуация трябва да има разумна стойност. Например, завършил университет. В текста на изявлението или в съответствие с логиката на предприятието може да бъде предоставена фраза - това се оставя на директора да реши.
Основна и традиционна особеност на много документи са две части:
- причина (основа, цел);
- заключение (решение, заключение, искане).
Това не е важно, но там, където е логично, е необходимо ясно да разделите всички необходими фрази на два компонента. Gosstandart, унифицираните системи за документация и местните разпоредби на самото предприятие трябва да послужат като основа за изграждането на структури, в които предметът на документа определя как да се съставят причината и заключението.
В реалната практика този подход ускорява създаването на важни документи, позволява ви да се съсредоточите не върху целия текст, а само върху променливата част.
Местни документи на предприятието
Унификацията и стандартизацията на документите е характерна за всяко предприятие. Някои правят това писмено, други се придържат към устната практика. Всичко зависи от големината на бизнеса и нивото на отговорност.
Повечето от местните разпоредби се изготвят по време на създаването на предприятие въз основа на действащото законодателство, GOST, регулаторните данни, приложими в индустрията или специфична бизнес област.
Такива унифицирани документационни системи са уникални и често ноу-хау на конкретна компания, се основават на използвания софтуер и представляват търговска тайна. Те рядко се променят и промените са свързани с етапите на растеж на компанията, разширяване на сферата на нейната компетентност или бизнес ниво.
Важни местни документи са производствените планове, техническите спецификации, работните графици. Тук унифицирането и стандартизацията на документите са аналогични. Всеки нов, например, календарен план се прави по подобие на предходния, а новото счетоводство в счетоводната политика се формулира на базата на предходното, като се вземат предвид промените във външните изисквания (законодателство, данъци, държавни контролни органи, ...)
Информационните потоци
Добре дебютираният документооборот на предприятието, особено когато логиката, структурата и речникът на единната документационна система се реализира под формата на софтуерно-техническа система за управление, позволява не само да се опрости бизнесът и функционалността на служителите, но и да се управлява тяхната дейност в правилната посока, осигурявайки автоматизация на създаването на документи, контрол върху тяхната обработка и изпълнение.
Инфраструктурата на предприятието, реализирана под формата на вътрешни и външни информационни потоци, времеви и съдържателни, ви позволява да прехвърлите управлението на предприятието на по-високо ниво.
Много съвременни информационни системи отдавна работят на ниво задача, осигурявайки формулирането на необходимите входни данни и подготовката на доклади. Ролята на работниците в такава система се крие в областта на креативността и целите на компанията, а не в контекста на това как да се изготви конкретен документ.
Поведение на компанията и служителите
GOST R 6.30-2003 и други регулаторни документи определят формата на документи, подробности, думи и фрази, уточняват логиката на изразяване и размерите на хартиените носители, отстъпите, полетата, границите на цифрите, таблиците и други технически подробности - всичко това е важно и подходящо да се вземе предвид.
Нормалната работа на компанията е обичайният работен процес, в който ролята на всеки служител се регулира и очаква.
В този контекст и във връзка с особеностите на съвременното ниво на развитие на информационните технологии въпросът за поведението на служителите стана актуален. На фона на очаквания вариант на развитието на определени събития, произведения, документи, отклонения могат да бъдат открити.
Този аспект е не по-малко важен за изграждането на инфраструктурата на компанията. Важно е не само да се организира правилната работа с документи, но и да се осигури контрол върху процеса на работа с документи.