Счетоводството и подобряването на складовите операции са ключът към качествената работа на всяко модерно предприятие. Точно как се коригира работата на склада определя колко рационално работи фирмата, колко ефективно се използват производствените ресурси. Отстраняване на грешки, подобряване на системата, автоматизирано отчитане на складови операции позволяват постигане на по-добра рентабилност и производителност, а крайният продукт става по-добър.
Защо имаме нужда от склад?
Основната цел на склада във всяка компания е съхранение на производствени запаси - MPZ. Склад - платформа за различни работи: тук материалите се подготвят за използване като част от производствения процес, изпращат се до потребителите. Съвременната, ефективна организация и технология на складовите операции, използвайки най-новите методологии, софтуер, позволява да се сведат до минимум загубите на материали както по време на съхранение, така и при използване в работата. Това от своя страна се отразява на цената на стоките. Но небрежната регистрация на складови операции създава условия, при които кражбите не могат да бъдат избегнати. Ръководителят на компанията, колкото и да е уверен във всеки един от служителите, трябва да е наясно, че винаги има възможност за несправедливо поведение на служителите, провокирано както от личните му качества, така и от външния натиск.
Неразделна част от складовата система е специалистът по складови операции. Зависи от неговата квалификация, внимателност, образование, дали складът ще бъде „точен като часовник“ или дали проблемите ще бъдат преследвани редовно. Когато избирате персонал за склад, не е достатъчно да се уверите, че кандидатът притежава 1С: Склад. Трябва да разберете колко добре той разбира логистиката и дали разбира логиката на организиране на зони за съхранение.
Подвид на складове
В зависимост от дестинацията има няколко групи складове. Класическа система за класификация:
- материал;
- вътрешно производство.
Втората група е разделена на складове:
- между семинарите;
- вътре в магазините.
Материалът, както подсказва името, е необходим за съхраняване на материалните резерви на предприятието. Ето всичко, от което се нуждае компанията за работен процес без прекъсвания. Те коригират работата на материалния склад, извършват основни складови операции по такъв начин, че производственият процес винаги да е снабден с материали с марж. Яснотата на складовата логистика определя успеха на фирмата, производствените линии, способността на предприятието да се справя със поръчките, а ръководителите на отдели - със задачи.
Вътрешно производство - това са видовете складове, които съществуват вътре в магазините и между тях, които са необходими за MPZ. Той също така съдържа междуоперационни резерви, необходими, за да могат работните места да бъдат обслужвани ясно и своевременно. Съхраняването на архивите на складовите операции се случва при корекция за смяна, въведена в производството. Тоест, всеки нов график, всяка следваща смяна на работниците трябва да имат всички суровини, необходими за нормалното функциониране.
Какво още има?
В допълнение, складовото счетоводство ви позволява да разпределите универсални и специализирани места за съхранение на MPZ.
Универсален дизайн, така че лесно да съхранявате различни стойности за дълго време, идващи във фирмата. Обикновено така се организират централните складове. Запазените тук резерви са предназначени за управление и производство.
Специализирани са тези, при които пребивават само определени сортове ценности. Тя може да бъде метал или бои, лакове или дърво, електрически продукти, замразени храни и т.н.
Оборудване и счетоводство
Ефективното отчитане на складови операции е възможно само когато стойностите, които ще бъдат записани, се съхраняват в логическа, систематизирана система. Това означава, че трябва да има ясно проектирано пространство, а операторите на складове разполагат и могат да използват везни и други измервателни уреди. Те оценяват на място параметрите на качеството на постъпващите стоки и наблюдават нейната безопасност, измерват обема на издадените артикули и установяват несъответствия, ако има такива, както и определят причината за случилото се.
Обемите получени материали се вземат предвид въз основа на сметката, приета от компанията. За да контролирате позицията, измервайте, претегляйте, помислете колко бройки са пристигнали. В някои случаи се използва така нареченото теоретично изчисление.
Счетоводство: защо е необходимо това?
За какво е предназначена програмата 1С: Склад? Защо е необходимо да съхраняваме регистри на материалните запаси на разположение на предприятието? Този въпрос може да възникне сред мениджърите, които безусловно вярват в честността на своите служители. Независимо от това, колкото и мениджърите да са били уверени в персонала, счетоводството е задължителна част от всеки склад, няма измъкване от това.
Отчитането на складови операции е насочено към осигуряване на безопасността на получените стойности в предприятието. Данните, натрупани в счетоводната система, позволяват да се определи дали компанията има бавни позиции или има излишък на материали. От работата на счетоводната система става ясно колко голям е оборотът не само като цяло, но и по отношение на конкретен тип материали. И накрая, във всеки момент базата данни отговаря на въпроса: „Колко артикула са останали в склада?“
Склад: приемаме позиции
Една от най-важните операции в склада е приемането на стоки. За количественото счетоводство обикновено се създава автоматизирана програма за счетоводство на запасите, но в допълнение към нея трябва да се провежда и качеството.
Операторът, отговорен за заемането на позиции, проверява броя на получените позиции и контролира качеството на всяка от тях. В този случай първо трябва да изясните съответствието по отношение на обема, едва след това по отношение на качеството. В някои складове приемането попада върху склада, лицето, което отговаря за склада, управителя, а за някои отговорността се поделя между управителя и техническия персонал.
Ако в склада се приемат материали, принадлежащи към специални категории - така нареченото отговорно назначение, за приемане се назначава комисия. Процедурата за приемане на ценни позиции е подобна. Програмата за счетоводно отчитане трябва да съдържа пълната номенклатура в базата данни в съответствие с реда, одобрен на събитието. Същият ред въвежда комисията за подбор, като назначава състава по име. В някои компании отговорността за издаване на поръчка е на главния инженер.
Счетоводно счетоводство: как работи?
И така, материалите в склада се приемат, проверяват се фактури, преразглеждат се позиции, изследва се качеството на всяка от тях: палпира се, мирише се, се дегустира. Какво следва? И тогава започва истинската магия за контрол на инвентара - тази, която не позволява стойностите, които се появяват в компанията, да се разпръснат по ъглите, както обичат да правят плъховете.
Един от основните помощници на управителя на склад и чрез него - ръководителят на компанията - това са документи за складови операции. Те отразяват какви материали са пристигнали в склада, кои са отишли, какво е използвано и на кого е отписано. Такова счетоводство трябва да е оперативно, да отразява текущото състояние на нещата, да отчита всички отговорни служители и как те извършват бизнес. Присвойте стойности на инвентарните номера, след което въведете счетоводни карти, посочвайки броя позиции, които се появиха във фирмата, тяхното потребление.
Карта като основа на всички неща
Картата се използва за съхранение на цялата информация, свързана със стойността, на която е присвоена. Попълването на картите се поверява на материално отговорното лице, с което предварително сключват договор за отговорност. Открива се специален регистър за карти, от който се издава конкретен такъв срещу получаване.
Счетоводното отчитане може да се води без регистри, но с помощта на книги, съставени по предписания начин. На практика обаче почти всички съвременни компании са преминали към автоматизирано счетоводство. В този случай картата се поддържа в електронен вид и достъп имат само потребители, които имат акаунти в системата. Програмата спестява информация за това кой е направил тези или други промени в картата, която служи като аналог на списъка в регистъра при получаване на хартиено копие на счетоводния документ.
Без отчитане - никъде
Отчитането на складови операции включва ежедневен мониторинг на балансите на запасите, държани от предприятието. Всеки месец лицето, което отговаря за склада, анализира първоначалната документация, подготвя отчет за ръководителя на предприятието. Отчетът се изпраща до счетоводния отдел, като го подкрепя с документация, отразяваща получаването, загубата на стойности.
Докладът трябва да отразява такива материали, продукти, количества, чийто състав се променя през отчетния период. В началото на всеки месец се изготвя отделен отчет, в който се посочва колко големи са балансите за различни позиции, с които разполага предприятието. Основната документация на компанията служи като основа за фиксиране на пристигането на стойности, заминаване. Въз основа на тези данни подгответе код и баланси, отразяващи състоянието на компанията в края на месеца. Информацията, посочена в отчетите, трябва да е подобна на тази, която присъства в системата за счетоводно отчитане и в картите за позиции.
Специални случаи
В някои случаи счетоводството на складовите операции се извършва по общи категории. Например, ако една компания има производствена линия, която позволява ремонт на машини, тогава отчитането на всички малки резервни части може да се счита за непрактично. В този случай можете да въведете обща категория - например „резервни части за фрезови машини“. Това помага да се направи обработката на данни по-малко трудна и отнема много време. Счетоводството се извършва в общ размер, отделни имена на стойности не се появяват в него.
Някои компании имат лекарства на склад. В този случай счетоводството на складовите операции е настроено по такъв начин, че винаги да се знае общото количество, но не и да се изброяват конкретни артикули. Специални карти трябва да се навиват само на тези лекарства, които съдържат алкохол или токсични вещества. Отчитането на лекарства се възлага на лекари, ветеринарни лекари на предприятието. Те лично съставят списъци, които след това се изпращат на счетоводители.
Складиране и логистика
Различните складове извършват различни операции: това се определя от спецификата на определена организация. Съответно това определя видовете складови операции, изисквани от компанията. Най-големият брой складове у нас в момента са фирми за търговия на дребно, на едро, услуги. Като се има предвид работата на фирми на едро, можем да различим следните складови операции:
- разтоварване на автомобили със стоки;
- приемане на донесеното;
- движещи се вещи в склада;
- поставяне на стоки в запазените за това секции;
- избор на стойности;
- набирането на персонал;
- зареждане.
По принцип това може да се опише с термина „логистика“. В нашия случай логистиката описва товаренето и разтоварването на ценности.
И как работим?
Характеристиката на складовите операции по товарене и разтоварване зависи от това с какъв товар трябва да работите, какъв вид транспорт да обслужвате. Силно влияние върху работата оказва нивото на механизация на най-простите процеси.Приемането на стоки по качество е един от най-важните моменти от целия комплекс, свързан с получаването на позиции в склада.
Как точно да се контролират потоците на материални активи се решава чрез анализ на информация за количеството и качеството на позициите в склада. Практиката показва, че често в счетоводните системи данните са неправилни, непълни, което води до управленски грешки и загуби за компанията. Технологичните операции, които се случват по време на логистиката на стоките, са свързани с непланирани промени в количеството и качеството. Товарите могат да бъдат откраднати, повредени, загубени, съществува концепцията за „излишък на спад“. Персоналът може да направи грешка, да формира партиди неправилно, да изпрати стоки неправилно. Всичко това води до недостиг, пренасочване, излишен обем.
При приемане на стоките е много важно внимателно да се оцени заявителят, като редовно се сравняват стойностите с декларирания списък. Следователно, за всяка позиция, придружаващи документи, като правило, трябва да се издават фактури. Документирането на всяка стъпка е най-ефективният метод за получаване на точни данни за позицията на запасите.
Данните трябва да са актуални!
Важно е обаче не само правилно да се записват всички позиции, получени от компанията. Необходимо е да се въведе система за отчитане на складови операции, която да поддържа актуализацията на базата данни по всяко време. И тук най-модерните технологични решения идват на помощ. Това е специализиран софтуер, създаден специално за складове. Типичен пример е продукт на 1С компания, така нареченият „Склад“. Използването на такъв софтуер може да сведе до минимум грешките, свързани със загуба на информация, както и да намали човешкия фактор.
За да бъдат данните възможно най-точни и да отразяват действителната ситуация в склада по всяко време, трябва да въведете система за контрол на движението на стойности, която отразява всякакви движения. Всички стъпки - от източника до потребителя - трябва да намерят своето място във вътрешната документация на компанията. Само такъв пълен контрол може да осигури високо ниво на надеждност на данните, използвани за управленски решения.
Ние съхраняваме и отнемаме
Стоките, взети от доставчика в склада, се поставят в зона, предназначена за редовно съхранение. Ако стоките са пристигнали в контейнери или са стоки на брой, те могат да бъдат подредени. Удобен вариант е инсталирането на стелажи. Въпреки това стойностите не могат завинаги да лежат там, така че рано или късно идва време за следващата операция на склад - избор на запаметеното положение. Това може да се направи или като част от пакет, или като цяло.
Препоръчва се да се механизира операцията, ако е възможно, но това не винаги е възможно и не всяко предприятие разполага с достатъчно средства за закупуване на необходимите машини. Селекцията се отличава с помощта на техники за дребномащабна механизация и напълно механизирана.
Складовете се механизират в различна степен въз основа на това разграничаване: статистически, динамична височина. В първия случай има стелажи, по които се движи служителят, който избира клетките. По правило той работи като мотокар: улавя желания товарен пакет, изважда го, премества го на движеща се платформа и го доставя на пикапа. Ако не се нуждаете от целия пакет, тогава се заема необходимото количество позиция, а останалото се връща в багажника.
Но динамичните височини са тези, при които работят автоматичните асансьори. Те насочват товарните пакети към берача и ги връщат в килиите. Механизмите са оборудвани с вилици, които помагат да вземете желания артикул. Ако селекторът се нуждае само от част от съдържанието на товарния пакет, останалата част се изпраща до клетката за съхранение.
Стигаме до логично заключение
Завършват се складови операции, свързани с логистиката на стоките, посоката на стойностите към купувача. Това става на място, предназначено за зареждане на позиции.За да може складът да работи безпроблемно, е важно да контролирате две точки:
- удобство и ефективно използване на пространството;
- документация на всяка работна стъпка.
Документацията, както беше споменато по-рано, е най-ефективна чрез използване на електронни бази данни. Ако компанията е малка, дори не е необходимо да инсталирате специален софтуер, можете сами да разработите проста база за запис на движението на стоки.
Но що се отнася до ефективността на използването на площите, с които разполага компанията, те се ръководят от изискванията:
- всеки квадратен сантиметър трябва да е от полза;
- пътеките трябва да са широки;
- необходими са централни пътеки;
- местата за приемане се организират там, където стоките пристигат;
- зоните за доставка са оборудвани, откъдето се изпращат артикулите;
- работните места трябва да бъдат безопасни;
- товарните потоци трябва да бъдат разпределени така, че да няма движения на насрещно движение.
инвентаризация
Може би инвентаризацията е такава операция в склада, която е най-притеснителна както за линейния персонал, така и за мениджърите. Той е доста сложен, тъй като включва голям обем работа и често също провокира конфликтни ситуации. Можете да ги избегнете, ако успеете да настроите работния процес безупречно. В реалностите на съвременния бизнес обаче е много трудно.
Инвентаризацията включва изследване на свободните остатъци, тяхната оценка, идентифициране на местоположението. Има няколко основни етапа на събитието. Можете да сведете до минимум вероятността от грешка, ако до началото на инвентаризацията напълно се отървете от резервите на компанията.
Описът има следната последователност:
- формират празен резерв;
- Създайте планирана празна покупка
- добавете към резерва всички налични позиции в свободното салдо;
- неизброените стойности са включени в планираната покупка;
- стоките в свободен резерв се считат за липсващи и са включени в специален списък.
Резултатът от тази последователност дава:
- безплатен празен баланс;
- положителен резерв, включително всички съвпадащи позиции;
- списъци с липсващи стойности;
- Планирани поръчки, включително всичко, което се оказа, че не е в състояние.
В резултат на инвентаризацията липсващите стойности обикновено се отписват, положителният резерв се превръща в свободен баланс. Накрая се купува планираната покупка.
За да обобщим
Отчитането на складови операции във всяка съвременна компания, която иска да успее и да избегне загуби, трябва да се основава на спецификата на компанията, нейния обхват и характеристики на стоките, с които е необходимо да си взаимодействат. Важно е да се документират всички процеси на склад, за да се избегнат неприятни, конфликтни ситуации.
Точното и правилно отчитане на складовите операции позволява както на служителите, така и на ръководителите на компании да имат бърз достъп до информация за текущото състояние на нещата във фирмата. Въз основа на такива данни ръководството може да взема правилни управленски решения. Добре настроената счетоводна схема помага не само да се елиминира грешка при наблюдение на работата на компанията, но и да се сведат до минимум загубите, да се направи работата на организацията по-ефективна, а също и да се елиминира вероятността от кражба и нечестност.