На територията на Русия съществува доста сложна система от стандарти, която включва актове от национално до местно ниво, приети в конкретно предприятие. Необходима е купчина „парчета хартия“, така че както в рамките на отделна компания, така и на държавно ниво всичко да бъде приведено в една форма - това елиминира недоразуменията и различните тълкувания. Стандартът на предприятието е задължителен набор от правила за всяка уважаваща себе си компания.
Какви са стандартите в съвременна Русия
Разграничават се следните документи:
- гражданин;
- международен, специално регистриран;
- правила, препоръки, стандарти, регулиращи стандартизацията в страната;
- класификации, класификатори на данни;
- стандарти на предприятието;
- арки;
- регионална;
- предварителен национален.
Федерален закон: какво ще кажеш за стандартите?
Разработването на стандарта за предприятията се разглежда в първата част на член 11 от Федералния закон № 184, приет на 27 декември 2002 г. Този правен акт гласи, че разработването, одобряването - задачи, решавани от юридически лица самостоятелно. Предварително специалистите анализират необходимостта от прилагане на стандарти в предприятието и ако резултатите от него показват обосновката за подобно действие, се стартира механизмът за подготовка и одобрение.
Според федералния закон целите могат да бъдат:
- подобряване на процеса;
- разпространение на знания;
- разработване на приложения.
Законът също така дава право на юридическите лица самостоятелно да определят реда, по който системата за стандарти на предприятието се приема, променя и анулира.
Проекти в светлината на прожекторите
Докато разработването на стандарта на предприятието на ниво проект, предприемачът има право да предложи този документ за разглеждане от техническата комисия. Нейните експерти провеждат изпит и правят изводи за приемливостта. Резултатите се използват за изготвяне на официално становище, което, като се регистрира в съответствие с правилата на работния процес, се изпраща на разработчика.
В случай на успешен резултат стандартите на предприятието могат да станат основа за формирането на документ на национално ниво. Тук първо се работи и проектът, който след това преминава през процеса на одобрение. Начинът, по който е одобрен националният стандарт, се ръководи от член 16, параграф 2 от Федералния закон № 184.
Стандарти: какво е това?
Стандартите на организациите, предприятията са официално одобрен списък с изисквания към процеса на работа и резултатите от него. Те са разработени от служители на предприятието. Документът е валиден само в предприятието, в което е приет. Изключение: ако две компании работят в тясно сътрудничество, те могат да сключат споразумение за взаимно разпределение на документацията. По правило това обикновено се фиксира от документ, подписан от ръководителите на фирми.
Държавните стандарти за предприятията и приети от конкретен юридически субект трябва да бъдат съгласувани помежду си. При разработването е необходимо да се вземе предвид:
- гости;
- технически регламенти;
- международно валидни стандарти.
Ако е необходимо, компанията може да анулира вече влезлия в сила документ. Отговорността за качеството на произвеждания продукт, както при сегашните стандарти, така и без тях, е изцяло на компанията. Документите нямат ограничен срок на валидност, конкретно решение се взема от компанията, която ги прилага у дома. Тя има право по всяко време да спре действията им или да въведе ограничения.
Функции за развитие
Стандартите за управление на предприятията започват с мнението на конкретен служител за това как трябва да изглежда. По-нататък в процеса се присъединяват и други колеги на инициатора и най-накрая ръководния персонал, одобрявайки окончателно нормативните актове. Основната цел на стандарта е да обедини идеите на целия персонал за това какъв е крайният продукт (услуга), какви свойства трябва да има и как да го постигне. Ако се планира производството на потребителски стоки, има смисъл да се потърси помощ от други компании за разширяване на информационната база и да се даде точен отговор на въпроса „Какво очаква потребителят?“.
Стандартът обръща внимание на следните компоненти на производствения процес:
- техники;
- суровини;
- инструменти;
- битови услуги;
- компоненти на произведените артикули;
- вътрешни процеси.
Последните включват:
- управление;
- управление;
- технически.
Разглежда подробно стандарта на предприятието GOST R 1.5.
Класификация на стандартите
Моля, обърнете внимание: в документа можете да споменете всяка страна на производствения процес по ваша преценка, няма ограничения. Това разнообразие позволи въвеждането на класификация на видове, които от своя страна са разделени на категории. Разпределете стандарти:
- технически условия, регулиращи производството, използването на продукта;
- размери, параметри;
- видове;
- характеристики на дизайна;
- марки, състав на продуктите, от които са произведени стоките;
- съхранение, транспортиране, маркиране;
- приемане;
- тестване;
- контрол на измервателната апаратура;
- употреба, ремонт;
- типични технологии.
Държавният стандарт на Руската федерация контролира дали международният стандарт на предприятието, приет вътрешно, се прилага.
Стандартен: вътрешен изглед
Да предположим, че притежавате брошура с обещаващото заглавие „Изисквания, стандарти за предприятия“. Какво да очакваме вътре?
По правило съдържанието на такава публикация представлява списък с изисквания. Основната задача на всяко от посочените в него условия е да подобри качеството на стоките (услугите), произведени от компанията. Благодарение на стандартите става по-лесно да се следват производствени алгоритми.
Обикновено стандартите на организациите, предприятията отчитат целия жизнен цикъл на продукта, описвайки изискванията за всеки от етапите. Ако в производствения процес се използват различни материали и инструменти, висококачествената документация описва изискванията за номенклатурата на всички позиции без изключение.
Къде мога да отговарям на стандартите?
Коя организация използва тези формализиращи документи на работния процес? Практически предавания - почти навсякъде. Значително опростява и оптимизира работата по въвеждането на такива документи в:
- SRO;
- асоциации;
- научни общности;
- обществени организации;
- търговски дружества.
С една дума, невъзможно е да се разработи единен стандарт на предприятието. Всяка компания ще има свой собствен модел, тъй като спецификата на компаниите е твърде голяма. Експертите препоръчват във всяка компания да създаде документ самостоятелно, като вземе за основа действащия GOST.
Специален повод
Както бе споменато по-горе, не е необходимо документацията да се прилага в предприятието - няма строги изисквания за това. Но има един случай, който изисква специално внимание от всички служители на компанията, от обикновените работници до висшите мениджъри. Това е стандарт за сигурност на предприятието. Въпреки че прилагането му също не е задължително, експертите са съгласни, че разработването на такъв документ е желателно и повишава не само ефективността на компанията, но и по-важното - нивото на сигурност.
Сигурността е различна:
- на труда;
- информация;
- промишлена;
- икономически.
За всяка категория е необходимо да се разработи уникален документ, който напълно отразява неговите характеристики.Изпълнението и спазването на подобни актове ще ви позволи да работите ефективно, без да се страхувате от изтичане на търговски и производствени тайни, промишлени наранявания, технологични бедствия, криза и други трудни ситуации.
Законите регулират ли стандартите?
Техническото регулиране у нас е залегнало във федералното законодателство. В него се посочва, че компанията има право да разработва свои собствени технически и регулаторни документи, които да заменят:
- SanPiN;
- Snip;
- ГОСТ.
Това е не само стандарт на предприятието, но и технически регламенти.
Задачата за създаване на нормативен акт е на някой служител (отдел), а резултатът от работата му ще бъде собственост на компанията. Това означава, че използването на такъв продукт на интелектуален труд за други компании е неприемливо.
184-ият федерален закон позволява на компаниите, опериращи на територията на Русия, по тяхна преценка да определят процедурата за създаване на документация. Ако при сключване на договора, договор за поставяне на препратка към документа, стандартът ще трябва да се вземе предвид не само в рамките на компанията, но и други обекти на икономическа дейност.
Поръчка за развитие
Накратко процесът на създаване на стандарт може да бъде описан в следните стъпки:
- регистрация;
- координация;
- одобрение.
Всичко започва с подготовката на план, който отразява как в рамките на организацията ще бъде разработена нова и предварително одобрена документация. В процеса на работа участват следните хора:
- авторът;
- колеги;
- ръководители на отдели;
- ръководител на компанията.
Етапи на развитие:
- формиране на проекти;
- регистрация на стандарта;
- координация с пълния списък на заинтересованите страни, включително първоначално изпращане, получаване на обратна връзка, актуализиране на документа, вторично изпращане (цикълът се повтаря, докато се постигне висококачествен резултат);
- получаване на визи по окончателния проект с лист за одобрение;
- одобрение от ръководителя на предприятието.
Проект: етапи на развитие
Стандартът на предприятието първо се подготвя под формата на проект. Процесът, който трябва да се стандартизира, се определя и авторът стъпка по стъпка описва как се реализира във фирмата в момента. След това документът се прехвърля на помощник мениджъра, където той е регистриран във вътрешната система за управление на документи. Документът получава уникален шифър и след одобрение ще бъде включен в списъка с валидни документи. Помощникът мениджър ще отговаря за стандартния процес на регистрация.
За правилната регистрация стандартът на предприятието получава уникално обозначение. Той отразява:
- индекс ("STO");
- фирмен индекс;
- сериен номер, получен по време на регистрация;
- сериен номер на текущата версия;
- година на одобрение в четирицифрен формат.
За стандартите компанията въвежда отделна номерация и всяко следващо получава следващото число след предишното, без пропуски. За опростяване на управлението се въвежда дневник. Ако в бъдеще даден стандарт бъде отменен, номерът се запазва; присвояването му на друг документ е неприемливо.
Одобрение на проекта
Списъкът на лицата, които одобряват документа, се формира от автора на стандарта или от лицето, на което е възложено да прави промени в вече съществуващия документ. Веднага след като първото издание е готово, копие се изпраща на всеки адресат за проучване. В съвременните компании те използват компютърна техника за това - за опции „чернова“ не е необходима печатна версия. Ако организацията има длъжност „директор по правни въпроси“, той е най-важният човек в списъка на координаторите.
Когато документацията получи уникален номер, проектът може да бъде изпратен до ръководителите на отдели. Всеки от тях има право да подготвя предложения, коментари своевременно (до три работни дни), изпратени до автора на стандарта.Ако отделът не отговори навреме, специалистът, отговорен за стандарта, се свързва с ръководителя на отдела и информира неговия непосредствен ръководител или ръководителя на отдела, който е инициирал създаването на документа.
Освен това авторът анализира получените корекции и прави промени. Ако специалист смята, че предложенията са неправилни, те се обръщат към по-висок ранг (директор по правни въпроси), който решава дали да направи промени или не. Когато промените приключат, новата версия отново се изпраща за съгласуване на предишния списък от адреси. Авторът получава първоначалното одобрение по електронен път, след което подготвя проект на заповед за подготовката на нов акт за прилагане и одобрява проекта на хартиен носител. Когато заинтересованите страни официално са изразили своето одобрение, можете да изпратите нов стандарт за подпис на ръководителя на компанията.
Стандартни изисквания
За да генерирате правилно и приемете документация в предприятието, първо трябва да одобрите "Методология за строителни стандарти". Друг регулаторен документ, който ще опрости формирането и одобряването на търсените актове, е „Правилата за създаване на стандарти“. Регистрирайки такива веднъж и потвърждавайки това с ръководителя, компанията ускорява формирането на индивидуални стандарти и намалява необходимостта от корекции и риск от конфликти, когато един служител има едно виждане на документите, а друг има различно, което може да провокира вълна от бележки и удължаване на времето ,
Правилният работен процес включва стандартизиране на регистрацията на разработени проекти и одобрени документи. За това е удобно да се води специален дневник. Формите могат да бъдат закупени готови в магазините за канцеларски материали или можете да изготвите на ръка в обикновен тефтер. Ако фирмата се характеризира с изобилие от стандарти, може да се въведе допълнително списание за отчитане на документите, които се проверяват.
Важни нюанси
Стандартният срок за одобряване на проектодокумент е три работни дни.
Стандартният срок за одобрение на изменения в стандарта е три работни дни.
За да може стандартът да бъде отчетен в работата на компанията, той трябва да бъде приложен в действие чрез издаване на вътрешна поръчка и запознаване на всички заинтересовани лица с нея.
Авторът на стандарта подготвя проект на заповед за дейности, свързани с въвеждането на стандарта.
Стандарти: правила за съхранение
Ако фирмата е установила документи на хартия, тогава със заповед на компанията назначава лице, отговорно за съхранението на стандартите. Той е натоварен с предоставянето на:
- условия за дългосрочно съхранение на ценни книжа, без да им причиняват вреди;
- наличието на документация на места, определени за нейното съхранение.
Условията за съхранение включват:
- Места, до които има ограничен брой хора;
- подходящи атмосферни условия (влажност до 80%, температура 15-25 ° C, без вредни фактори).
Стандартите за съхранение включват в задълженията на следните лица:
- автор на документа;
- ръководител на отдела;
- лице, определено за отговорно.
Поръчка за съхранение:
- одобреният оригинален документ се прехвърля на управителя, отговорен за правни въпроси;
- служителят, определен от лицето, отговорно за съхранението на документи, прави забележка „Контролно копие“ на заглавната страница;
- оригиналът се подава в архива, включен в регистъра;
- ръководителите на отдели, които получават копия на документация в ръцете си, ги подават в папки, съхранявани в техните звена.
И ако трябва да премахнете?
Оттеглянето на стандарта с изтекъл срок на годност се извършва въз основа на специална поръчка, издадена от предприятието. За целта свикват заседание, записват го и формират проект на заповед. На срещата трябва да присъстват ръководителите на всички отдели, в които се прилага стандартът. Авторът на стандарта е определен за отговорен за организирането на събитието.Освен това той подготвя проект на заповед и го одобрява със заинтересовани служители, след което го предава заедно с листа за одобрение на първото лице на компанията за подписване. Всички промени по отношение на стандарта се вписват в бордовия дневник.