Съществуват различни периоди на съхранение в документацията на документи от определен тип. Някои от тях се отнасят до тези с неограничена информативна стойност, докато други губят релевантност достатъчно бързо. И така, какви документи и за колко време трябва да съхранявате? Как трябва да бъдат изхвърлени? Всичко това е много ясно посочено в законодателството.
Три вида периоди на задържане
Списъкът на периодите за съхранение на документи в документи: временни (до 10 години), дългосрочни (над 10 години) и постоянни. Ако говорим за случаи на дългосрочно и постоянно съхраняване, то след приключването им те се прехвърлят в специални отдели за период от 2 години, след което се архивират.
Появата на носителя влияе ли на времето за съхранение?
Типът носител на информация (хартиен или електронен) не влияе на периода на съхранение. Информацията, която съдържа, е важна. По-нататъшното използване на конкретен случай се определя от специален преглед. Той класифицира всички документи, посочва дали те могат да бъдат използвани в интерес (или срещу) науката, държавата, обществото, хората и т.н.
Защо се провежда изследване, за да се определи стойността на документите?
Невъзможно е да се направи без тази процедура в областта на офисната работа, било то държавен архив, организация или предприятие.
Цели на изследването - определяне или промяна на срока на годност на документа; да направят подбор на онези случаи, които подлежат на унищожаване, тъй като те вече не носят стойност или са загубили значение; посочете периода на съхраняване на документи, които нямат историческа или научна стойност, но имат практическа стойност. Също така, изследването трябва да определи какъв тип стойност се отнася за друга документация: политическа, научна, икономическа, културна, индустриална и др.
За информация относно персонала, счетоводството, съхранението и по-нататъшното назначаване на делата трябва да се обърнете към Закона за архивното дело.
Резултатът от проверката трябва да бъде списък, съдържащ 12 раздела с документи, произтичащи от функционирането на държавни структури, организации, институции и други компании. Ще обърнем специално внимание на счетоводните и кадровите въпроси, като вземем предвид условията и сроковете за съхранение на документи в предприятията. Леко докоснете медицинските документи.
Медицински записи
Медицинските документи, както и други информационно важни, имат свои специфични срокове за съхранение на документи в деловодството на медицинска организация. Този период е регламентиран от регулаторните нормативни актове на Руската федерация и варира от 1 година до 50 години за различни категории документи.
Счетоводни записи
За документацията, изготвена от счетоводните отдели, се прилагат отделни условия и срокове за съхранение на документи в документи. След обработката е необходимо основната документация, везните, данните от счетоводните регистри, отчетите да се съхраняват или в специално помещение, или в затворен кабинет - докато не бъдат прехвърлени в архива на организацията. В метални шкафове или сейфове трябва да се съхраняват строги формуляри за докладване. Главният счетоводител назначава лице, упълномощено да наблюдава тези проблеми.
Ако този вид документ бъде загубен, повреден, незаконно прехвърлен на трети страни, тогава ръководството на организацията трябва да информира органите на реда за този факт. Унищожаването или изземването на документацията трябва да се извършва единствено в съответствие с изискванията, предписани от закона.
Период на съхранение на счетоводни документи
Съществуващи стандарти за счетоводен срок на годност:
- първична документация, формуляри - 3 години;
- парични документи, информация, свързана с финансови транзакции - 5 години;
- разплащателни и разплащателни листове (ако няма лична сметка) - 75 години.
Забранено е изземването на дела в края на срока на съхранение без проверка от данъчните власти, а специално назначената комисия трябва да вземе решение за унищожаване на документи в офисната работа с изтекъл срок на съхранение.
HR управление
Документацията за персонала има голямо социално значение (на първо място, това се отнася до наличието на лични данни), следователно тяхното съхранение се определя от специални правила. Значителна част от тях служи за действително потвърждение на правата на работниците за социално осигуряване (в напреднала възраст, увреждане и др.), Съдържа информация за трудовия им стаж и др. В тази връзка повечето документи за персонал се отнасят до тези с дълъг или постоянен период на съхранение и се използват в архивите където гражданите се свързват за информация. Те също имат археографска и биографична стойност, служат като източници за статистически изследвания или исторически и социални изследвания.
Основното условие за съхраняване на документация от отдела за персонал е ограничаването на незаконния достъп до лична информация за служителите, както и възможността бързо да се намерят правилните неща.
При организацията на офисната работа и периодите на съхранение на документите за персонал могат да бъдат разграничени два вида съхранение: текущи и последващи. Първият тип е разделен на два подтипа: съхранение на документация по време на изпълнение и съхранение на изпълнена документация.
Случаите по време на тяхното изпълнение са разположени на лицето, което ги занимава в специални папки с имена (например "Спешно", "За подпис"). Тук трябва да се посочат и телефонният номер, фамилията, инициалите на изпълнителя. След като се подадат и съхраняват в съответствие с номенклатурата.
заповеди
Всички поръчки трябва да се съхраняват в оригиналите, а техните копия (за стимули, наказания, наемане, уволнение и др.) Се вписват в личното досие на служителя. Той се поставя в номерирана папка и страниците му трябва да бъдат мигани. Корицата на личното досие има собствен сериен номер. Текущият период на съхранение на HR записи се отнася само за работещите в момента служители. След уволнението делото трябва да бъде извадено от папката и изпълнено за прехвърляне в архива.
Условията за съхранение на трудовите книжки на служителите, както и печатите, печати, бланки, ключове на шкафове с документация, означават, че те се съхраняват в сейфа на началника на отдела за персонал. Освен това се препоръчва служителят на персонала, напускайки кабинета си, да почисти всички бележки и документи в килер и да изключи компютъра. В края на работния ден е необходимо да се постави цялата документация в метален шкаф и да се запечата. Ключът се предава на ръководителя на отдела със списък в съответното списание. Всички чернови и отхвърлени формуляри са унищожени, компютрите са изключени от мрежата. Ако служителят е получил копие или извлечение от документа, той трябва да остави подпис върху това в дневника.
В архивния фонд попадат само документи, чийто период на съхранение е повече от 10 години. Те имат социална, икономическа, политическа, историческа и друга стойност. Графикът, по който документите се подават в архива, се одобрява от управителя или работодателя. Документите трябва да идват тук под формата на оригинали. Ако това не е възможно, копие от него се удостоверява и връчва.
Регламентира срока и процедурата за съхраняване на документацията за персонала „Списък на типичните документи за управление“, одобрени от Федералния архив. Периодите на съхранение на документи в документите и процедурата за съхраняване на трудовите книжки са утвърдени в специален регулаторен акт - Постановление на правителството на Руската федерация „За трудовите книжки“.
Условия за съхранение на документацията за персонала
И така, в продължение на 5 години се съхраняват:
- Документи (сертификати, информация, декларации и др.) Относно наличието, придобиването или придвижването на работниците.
- Документи (списъци, информация, сертификати), свързани с освобождаването или необходимостта от работещ персонал, създаване на работни места, пол, възраст и професионална квалификация на служителите.
- Кореспонденция по въпросите на заетостта.
- Документи за преместване на служители в по-кратък работен ден или седмица.
- Документи, свързани с трудови спорове.
- Докладите относно състоянието и проверката на работата със служителите се съхраняват постоянно, а заявленията (сертификатите) за освобождаване и нуждите на служителите също се съхраняват в продължение на пет години.
В продължение на 3 години се съхраняват:
- Документи (информация, баланси на работното време, информация, бележки), свързани със записването на работното време.
- Актове (информация, характеристики, съобщения, сертификати и др.), Които съдържат информация за трудовата дисциплина.
- Актове (доклади и друга информация), свързани с отчитането на вложки и книги.
Съхранението в продължение на една година се отнася за листове за време и книги за проследяване на времето, както и графици за ваканции.
Личното досие и личната карта на служителя се съхраняват в продължение на 75 години и ако говорим за тази документация за мениджъри, служители с държавни награди или звания, членове на изпълнителната, ръководната или контролиращата структура на организацията, след това постоянно.
Персоналът на организацията и промените в тях се съхраняват непрекъснато, а договореностите за персонала - за 75 години.
Типичната длъжностна характеристика на мястото на одобрение и разработка се съхранява постоянно, лично (като част от личните досиета) - за 75 години.
Останалото копие от трудовия договор на работодателя, заведено в личното досие на служителя, трябва да се съхранява 75 години и след това да се архивира. Ако личните досиета не се съхраняват, тогава такива договори трябва да се формират в отделен бизнес при същите условия на съхранение.
Счетоводните карти, книги, списания също имат свои собствени условия за съхранение на документи в документи:
- Приемане, преместване, уволнение на служители - 75 години.
- Счетоводство за бизнес пътници - 5 години от датата на уволнението.
- Счетоводство за военна служба - 3 години.
- Информация за почивка - 3 години.
- Лични досиета, карти, трудови договори и споразумения - 75 години.
- Издаване на трудови вложки и книги - 50 години.
- Издаване на удостоверения за заплата (място или трудов стаж) - 3 години.
- издаване на свидетелства за пътуване - 5 години.
Обобщавайки всичко изброено по-горе, за удобство на тези, които се нуждаят от информация в сглобена форма, можете самостоятелно да представите периодите за съхранение на документи в документация.
Какво да направите, ако документът е повреден?
Такива документи подлежат на възстановяване. Например, ако графикът е повреден (срокът му на годност е седемдесет и пет години), тогава информация за него може да бъде намерена на компютъра на счетоводния отдел. Невъзможно е да изхвърлите повредена карта с доклади, тъй като това ще бъде неоторизирано намаляване на сроковете за съхранение, предписани от нормите, което може да доведе до наказание на ръководството на организацията. По този начин всеки документ, станал неизползваем преди крайния срок, трябва да бъде възстановен. Сега всички организации използват софтуера, който съдържа необходимата информация за това.
В заключение
И така, периодите на съхранение в документите зависят от вида и стойността на документите. Значителна част от документацията за персонала има увеличен срок на годност. От страна на законодателството на Руската федерация има строги предписани стандарти за това. Законът също така урежда процедурата и сроковете за съхранение на определени видове документи, както и изхвърлянето на документи: това трябва да се случи само след проверка и съответно.