Процесът на съхранение на договорите е свързан с някои проблеми. Така се случва, че да се определи вида на документа, вида, срока и условията на неговото съхранение, методът на унищожаване е доста труден. Всички горепосочени фактори са регламентирани от закона, но един и същ договор в различни ситуации може да има различни срокове на валидност, поради което често има проблеми с определянето на продължителността на съхранението. За ефективно и правилно водене на документацията е необходимо ясно да се разберат процедурата и изискванията на законодателството в тази област, за да се избегнат глоби или санкции. По-долу разглеждаме срока на годност на договорите за продажба в организацията.
Предназначение на съхранението
Наличието на договори в постоянен достъп се изисква не само за периода, когато тяхната валидност продължава. След това те са необходими за извличане на всякаква информация от тях. Повечето спорни ситуации, при които една или другата страна не изпълнява задълженията си, се решават в съда или в досъдебната процедура чрез представяне на договора.
Освен това е възможно да се извършват проверки в предприятието от държавните регулаторни органи. Те могат да искат документи за определен период, в този случай при неправилно съхранение в организацията, нарушаване на условията за унищожаването им, могат да бъдат наложени санкции под формата на доста впечатляващи глоби. На първо място е виновно ръководството, което не контролира този процес.
Така заключаваме, че съхранението на договори и друга организационна и административна документация трябва да се извършва по подходящ начин за строго договорен период.
Условия и видове съхранение
Периодите за съхранение на трудови договори в организацията са различни. Според общоруския класификатор на документите те се класифицират като организационни и административни документи. И условията за тяхната валидност са класифицирани по същия начин като срока на годност на всички документи. Разпределете следните срокове за съхранение на договора в организацията:
- постоянен;
- дългосрочни (над 10 години);
- краткосрочни (до 10 години включително).
Такава система, която изглежда следва от логиката на самите документи, не е много удобна за използване. Това често създава объркване и води до сериозни грешки в работата в офиса.
Стандартна система за съхранение
По-често срещан тип система за съхранение. По правило в повечето предприятия договорите се разделят на няколко разновидности: основни (пряко свързани с основната дейност на предприятието), икономически и трудови.
Например, какъв е срокът за запазване на договорите за услуги в дадена организация? Първите две категории документи са неприкосновени за не повече от пет години. Трудовите договори също имат срок на годност не повече от пет години. Има обаче и изключения. Например, ако няма лична сметка, тогава този документ ще трябва да бъде запазен за 75 години. Срокът за съхранение на лизинговите договори в организацията зависи от периода, за който тя е съставена.
Образци и ведомствени списъци
Стандартът изброява документите, които се разпространяват в повечето организации, докато ведомствените съдържат информация, разработена за тази конкретна агенция.
Има различни видове документи. Списъците са регулаторни документи, използвани за определяне на срока на годност и подбор на документи за тяхното последващо съхранение или унищожаване.
При съставяне на номенклатури на делата и определяне на условията за съхранение на договорите обикновено се използват типични списъци, одобрени от държавните органи, както и от съответните министерства и ведомства. Срокът на годност на договорите за доставка в организацията е 5 години след изтичане.
Трансфер до архива
Процедурата за прехвърляне на документация, която вече е изтекла в архива, може да има малки разлики в различните организации. В някои случаи съществува обичайният начин, по който документите се съединяват и се слагат в метален шкаф, гордо наричан архив. Други организации имат архив, архивист и одобрена номенклатура от дела и целият процес протича в съответствие с нормативната документация. Тоест има определени правила за подаване на документи, тяхната регистрация и т.н.
И двете опции имат право да съществуват, трябва да вземете предвид спецификите на организацията, обема на работния процес и броя на служителите. В случай на голяма голяма организация с голям персонал, без да използва адекватна система за съхранение на документи, тя просто ще се удави в тях. Общото правило, което всички организации се опитват да спазват, независимо от формата на собственост и броя на служителите, е времето за прехвърляне на документи в архива.
Служителите са длъжни да представят документи в архива не по-рано от определен период, който не зависи от това кога те действително са изтекли. И обикновено такова архивиране се случва в началото на годината. Тоест, дори ако договорът изтече през февруари, все пак трябва да изчакате до следващата година, за да го прехвърлите на съхранение. Какъв е срокът на годност на бизнес договорите в организацията? Минималният допустим период е 5 години.
Начало на периода на съхранение на договора
Това е много труден въпрос, тъй като именно във връзка с тази дата се появяват повечето грешки. Съхранението на договорите в повечето предприятия е едно и също и започва с началото на календарната година, през която този документ вече не е валиден. Например има договор, чийто срок на валидност е изтекъл на 15 юли 2010 г. Изисква се да се съхранява пет години, но той не може да бъде унищожен на 15 юли 2015 г., но само с началото на 2016 г. Тоест крайният срок започва от 01.01.2011 г., а не от юли на предходната година. Като правило, за да се намали броят на грешките, към по-ранния срок се добавя една година. И само след като договорът изтече в организацията, документът може да бъде унищожен.
Особености на договора за съхранение
Както вече казахме, има специални ръководства, които установяват правилата и условията за прехвърляне в архива и съхранението. Още веднъж припомняме, че документацията трябва да се съхранява в сухо, проветриво помещение с определен температурен режим. Папките с документи трябва да бъдат разположени на затворени или отворени стелажи. Ако е необходимо, архивът трябва да има специални сейфове за съхранение на документи, обозначени с "търговска тайна". Въпреки че никой не проверява процеса на съхранение на документи, липсата на определени файлове се открива лесно по време на проверката, така че правилното инсталиране на система за спестявания е в интерес на предприятието. Така срокът за съхранение на договора в организацията е изтекъл и документът трябва да бъде унищожен. Как да го направите правилно?
унищожаване
Невъзможно е да се унищожат документи точно така. Първо трябва да сте сигурни, че срокът им на валидност е преминал. Едва след това унищожаването е възможно, но тук има клопки, които трябва да се вземат предвид, за да не попаднат под санкциите на инспекторите. Процедурата изглежда приблизително както следва. Служителите извършват подбор на всички документи, чийто срок вече е изтекъл, след това се прави опис, изпраща се доклад до началника, съставя се акт за унищожаване, документът се подписва от началника и отговорните лица. Тогава папките се разпределят за унищожаване.Непрекъснато съхраняването на договори и друга документация в архива е безсмислено, затова, за да не се затънете в документите, е необходимо редовно да се провежда тази процедура.
Отговорност и изпълнители
Основната отговорност по отношение на всичко, което се отнася до безопасността на всички видове договори и други документи на организацията, е, разбира се, на ръководителя. Именно той е наказан с рублата, когато при проверки са открити нарушения. Следващи в списъка са главният счетоводител, адвокат и служителят, който отговаря за безопасността на документацията. Но тези лица, доколкото са извършени недобросъвестни действия, са наказани от самия лидер; той е първият, който го получи. На практика в малките компании системата за контрол и съхранение на договорите се възлага на счетоводния отдел, а счетоводителят от своя страна назначава конкретно отговорно лице. Понякога юридическият съветник на организацията се назначава като лице, отговорно за безопасността на документацията. Но това не е много удобно, тъй като адвокат може да отговаря само за договори и обикновено е много повърхностно запознат с други документи. Този процес е най-лесен за установяване дали има конкретен човек, надарен с отговорност и авторитет. Това гарантира максимална точност и точност при работа с документи.
Пример за система за счетоводство и съхранение
За да разберете по-добре характеристиките и срока на годност на договорите в организацията, можете да анализирате основните моменти в малък пример. Има служител (обикновено служител от счетоводството), който отговаря за воденето на договори с изпълнители. Той ги подава в отделна папка, където се намират през периода на валидност. При закриване на договора той се прехвърля в друга папка. В този случай като правило се съставя опис или регистър, който съдържа списък с документи и ви позволява да проследявате тяхното движение. Освен това там се отбелязва периодът на съхранение, след което те подлежат на унищожаване. В края на регулаторния период документите се унищожават в съответствие с вече описаната процедура.
Безопасността на организационната и административната документация на компанията като цяло и по-специално на договорите изисква внимателно, внимателно и точно отношение, за да се избегнат проблеми. Общ за всички предприятия и организации е принципът за организиране на съхранението в съответствие със закона. Това елиминира използването на санкции в случай на проверки. Вътрешните документи (актове, описи, регистри, различни видове договори) по форма могат да се различават в различните организации, но това не е от съществено значение.