Номиналният брой служители е броят на необходимите служители, с които можете да постигнете целите си и да развиете компанията. Започващите бизнесмени, особено в ранните етапи, имат много въпроси, свързани с тази концепция. Как да се изчисли персоналът, кои специалисти са необходими на първо място. Без да разберем тези проблеми, няма да е възможно да стартираме дори най-малката продукция или компания.
Защо трябва да определите персонала?
Броят на служителите е това, без което нито едно успешно и ефективно предприятие не може. Важно е да вземете предвид и да наблюдавате този показател, тъй като от него зависи крайният успех на целия ви бизнес.
Необходимо е ръководителят и ръководителят на отдела за персонал да не забравят да контролират тези параметри, непрекъснато актуализират статистиката, предоставяйки подходяща информация. Данните за броя на служителите трябва редовно да се записват в отчетни документи. Съставянето им се регулира от съответните законодателни актове и изисквания.
Определяне на нивата на персонала
В широк смисъл броят на служителите е броят на служителите във фирма или предприятие, които са част от нейния персонал. Или това е числото, което се появява в одобрения от ръководителя (това е задължително изискване) персонал.
Отделно, заслужава да се отбележи, че сезонните работници или служители, с които сключвате временни трудови договори, не са включени в общата таблица за персонала. Следователно те не трябва да се вземат под внимание.
Използването на тази концепция стана особено често при бизнес планирането при определяне стойността на броя на служителите. Също така се случва доста често, когато се обсъждат най-ефективните решения на управленски въпроси, свързани с развитието на предприятие или компания.
Как да документираме броя на служителите?
За да бъде официално фиксиран броят на служителите и да няма оплаквания към вас нито от данъчните власти, нито от инспекцията по труда, е необходимо внимателно и скрупулно да съхранявате съответната документация.
Номиналният брой служители е показател, който е желателно да бъде записан в устава на компанията. Това обаче е незадължително изискване. Обикновено този показател се изчислява на големи предприятия, основно държавни. Това стриктно се следи там. Напротив, в търговските структури се отдава по-малко значение, което не винаги е оправдано. Повечето специалисти са склонни да смятат, че това счетоводство е необходимо, въпреки че често е трудно да се направи.
Сезонни работници
Всъщност ръководителите на предприятия често се сблъскват със ситуация, при която броят на служителите на масата на персонала е значително по-малък от първоначално планирания. Това се дължи на факта, че за компаниите е много по-изгодно да наемат сезонни или временни служители, отколкото да сключват официални договори и да включват служител в персонала.
В последния случай всички съответни данъци и осигурителни плащания трябва да бъдат платени за него - към фонд за задължително медицинско осигуряване, руския пенсионен фонд. Ако служителят работи временно, всичко това може да бъде спестено. Това често се прави от ръководителите на обикновено малки фирми и компании.
Освен това, когато структурата и броят на служителите са ниски, е по-лесно да се води отчетност.И ако потребностите от услугите на конкретен служител възникват нередовно, тогава той няма нужда да изплаща месечни заплати, но можете да се ограничите до плащания всъщност за пряко извършената работа.
Между другото, удобна система за наемане на временна или сезонна работа е често срещана в много страни по света. Това се прави от специализирани агенции, които търсят необходимите служители за предварително определен период от време.
Често такива агенции назначават работници, които след това прехвърлят от една компания в друга за лизингови операции. Така можете да осъществявате пълноценното функциониране на компанията, без да променяте средния брой служители на пълен работен ден. По правило това се отнася за индустриалните и икономическите специалности. Например служители на фирми за почистване, охранители, ремонтни работници.
Изчисляването на броя на служителите
В момента са разработени няколко техники, с които можете да извършите необходимите изчисления на персонала на вашите служители. Но има методи, които са по-често срещани от други; повечето компании и организации успешно ги прилагат.
Изчисляването на броя на заетите лица въз основа на концепцията за трудовите стандарти изглежда най-обещаващото и ефективно. С този метод е необходимо внимателно да се записват отсъствията по различни причини, включително добри, които в крайна сметка трябва да съответстват на одобрения план. Всички тези изчисления са включени в годишния и тримесечния финансов отчет.
В същото време не бива да се забравя, че всяко предприятие, независимо колко е малко, има законното право самостоятелно да разработва стандарти и да приема методически препоръки за нивото на персонала. В бъдеще може да се придържа към тях, когато прави изчисления толкова дълго, колкото е необходимо.
Брой персонал
Препоръките за определяне на броя на служителите са тясно свързани с такова понятие като броя на служителите. Всъщност това е продукт на нормативния брой на заетите лица и съответния коефициент, който трябва да отчита планираното отсъствие на служители за работа. Естествено при отсъствието на работа се вземат предвид само добри причини, като болест, отпуск по майчинство, командировки, обстоятелства с неотложен семеен характер. Това определя броя на служителите, от които вашата компания трябва да функционира пълноценно, като се вземат предвид всички възможни житейски обстоятелства.
Това се изчислява по следния начин. Планираният коефициент на отсъствия се прибавя към процента на отсъствията, който от своя страна се преобразува в акции чрез систематично разделение със 100. Този метод за определяне на броя на заетите се счита за един от най-обещаващите.
Отчитане на броя на служителите
Често в предприятията ръководството изисква официална документация за броя на служителите. За да направите това, съставени списъчни данни, които отчитат стандартите за определяне на размера на компанията.
Данните, въведени в тези списъци, трябва да съответстват на броя на заетите лица, включени в таблицата. Така че можете ефективно и без излишен труд да записвате посещаемостта.
Също така, не забравяйте, че при определяне на броя на служителите трябва да се спазват препоръките, разработени от инспекцията по труда. Всъщност от това ще зависи пряко правилността на вашите изчисления.
По-специално е необходимо в изключителния списък на персонала да се включат всички служители, с които се сключват официални дългосрочни трудови договори. Необходимо е също внимателно да се следят лицата, които официално начисляват парично възнаграждение за изпълнение на своите задължения.
Интересен момент е, че всички служители трябва да бъдат вписани в работния лист, дори когато не са на работното си място. И няма значение по какви причини - уважителни или не. Окончателните данни, налични в таблицата, трябва стриктно да съответстват на тези данни, които са в отчетната карта.
Стандарти за отчитане на работното време
Тъй като не е лесно да се изчисли броят на заетите, е необходимо да се вземат предвид стандартите за отчитане на работното време. Това значително ще улесни работата на HR специалистите. Този показател отчита общите разходи за работно време, които ръководителят на предприятието или съответният отдел определя конкретен служител или група служители. Работното време, необходимо за изпълнение на задачата, трябва да бъде определено на етапа на определяне на техническите и организационни условия, в съответствие с които задачата ще бъде изпълнена.
Важно е да се помни едновременно, че самите служители трябва стриктно да съответстват на нивото на квалификация, необходимо за изпълнение на конкретна задача. В противен случай стандартите за отчитане на работното време ще трябва да бъдат коригирани. Освен това, ако служителите са по-малко квалифицирани от изискваното, то в по-голяма степен, което ще доведе до факта, че крайната цел ще бъде постигната много по-късно от планираната.
Цялата работа в предприятието трябва да бъде покрита от тези срокове. Само в този случай производството ще функционира ясно и гладко. Освен това, поради отчитането на работното време, ще получите обективни данни за необходимия брой персонал. На този етап е възможно да се прегледа броят на служителите в посока на увеличаване или намаляване на броя на служителите.
Изчисляване на нормите за време
Задължително за отдела за човешки ресурси е и изчисляването на временните стандарти. Те също се наричат разходи за време. Те включват проучване на разпоредбите на регулаторните правни документи, изпълнение и изпращане на съответните заявки, проучване и анализ на материали и данни, свързани с конкретната индустрия, в която работи вашата компания. Важно е също да се следи изпълнението на планираните програми и планове.
Също така, стандартите за време включват онези разходи, необходими за осъществяване на дейности, без които изпълнението на задачите няма да е възможно, както и часовете, които ще бъдат изразходвани за изготвяне на окончателния финансов отчет.
Тези стандарти се определят въз основа на установеното ниво на персонал. Съответните числа са включени в таблицата с информация.
Тези показатели като правило се определят във всички фирми за една финансова година. В този случай броят на служителите трябва да отговаря на стандартите, общите разходи за труд, които са необходими за изпълнение на конкретна задача.
При определяне на окончателния персонал е важно да се вземе предвид и правилно да се изчисли коефициентът на отсъствия. Необходимо е да се включи времето, което служителите прекарват в планираните почивки, дни, които средно ще бъдат посветени на продължаващо образование, обучение и преквалификация и да се вземе предвид временната нетрудоспособност.
Не забравяйте за корекционните фактори. Те включват времето, което служителят отделя за лични нужди или почивка в процеса на работа. Например, те трябва да включват димни паузи. Не трябва да забравяте за тях, защото в противен случай числата на изхода ще бъдат неправилни и няма да получите резултата, на който разчитате.
Планиране на времето
Друг важен момент, за който се запазва броя на служителите, е оценка на тяхната работа и потенциал. В крайна сметка това е един от основните показатели. В този брой са включени всички служители, независимо от структурата на организацията в дадено предприятие. Просто трябва да запомните, за да въведете нови служители навреме и да изключите уволнените.
За да изчисли персонала, отделът за човешки ресурси създава баланс от време, в който се въвеждат временните показатели за изпълнение на всеки служител.
Основата е календарният фонд за цялото работно време. От него трябва да се приспадат само отпуските, почивните дни, както и планираните и допълнителни празници, които се предоставят на служителите в съответствие с устава на вашата компания.
Не забравяйте за празниците, предоставяни на служителите от държавата. На първо място, говорим за указ. Изчисляването на отсъствията поради заболяване се извършва в съответствие със средната статистика.
Също така броят на отсъствията, които могат да се случат, както и продължителността на работния ден на всеки отделен служител, трябва да бъдат включени в този план.
Във временния фонд има три раздела. Това са календарни, ефективни и номинални фондове.
Общите стойности на календара съвпадат с планираните показатели. Ако производството работи периодично, тогава уикендите и празниците трябва да се приспадат от календарния фонд. Така получавате номиналната стойност.
И накрая, ефективен фонд е номинален фонд, който не отчита отсъствието на служители поради болест, обществени задачи и планирани почивки.
В резултат нивото на персонала на персонала на вашата организация се определя въз основа на много различни параметри, основният от които е определен брой служители, които са необходими за обслужване на всички работни места, налични в производството.