Известна поговорка гласи: „Ако искате да направите нещо добре, направете го сами“. В същото време, работата самостоятелно далеч не е толкова ефективна, колкото споделянето между няколко служители. Делегирането на правомощия в дадена организация е спънка в работата на много компании. Как да разделим задължението и отговорността, без да обиждаме нито себе си, нито служителите? И има ли конкретна процедура за делегиране или всичко се формализира чрез устни споразумения?
Защо не?
Защо има проблеми с делегирането на пълномощия в организацията? Най-често мениджърът не иска да прехвърли част от задълженията си на заместници или ръководители на отдели, защото се страхува от тяхната некомпетентност по някои въпроси. Фактът, че някои лидери са склонни да вярват в своята незаменима, тоест те вярват, че никой не може да върши работата си, играе роля тук. Както знаем, няма незаменими такива. Отначало след делегирането началникът във всеки случай ще трябва внимателно да следи дейностите на този, който получи своите задължения, за да се увери, че е направил правилния избор. Ако служителят не се справи с очакванията, той спокойно може да бъде лишен от всички допълнителни правомощия и да избере някой друг на негово място или отново да поеме всички отговорности на ръководните си плещи. Процесът на делегиране е лесно обратим. Прехвърлянето на някои от делата на други плещи ще помогне на ръководителя на компанията да се разтовари и да обърне внимание на някои проблеми в предприятието, до които не е достигнал преди или на които просто не е обърнал достатъчно внимание. Служител, който има честта да помогне, след такова доверие вероятно ще стане много по-мотивиран, което определено ще има положителен ефект върху качеството на работата му.
На кого да делегирам?
Дори осъзнавайки ползите от разпределението и делегирането на пълномощия в организацията, някои не бързат да използват тези инструменти за управление, без да знаят кой да изберат като заместител на себе си. Има няколко условия, при които делегацията ще бъде наистина успешна:
- Въпреки факта, че в този момент вниманието към всеки въпрос е просто жизненоважно, той може да му се обърне не само директно от лидера. Тоест въпросите, да речем, доставките могат да бъдат прехвърлени към ръководителя на съответния отдел, който поради по-малко отговорности ще може да се справи по-тясно с конкретен проблем.
- Естествено, служителят, на когото се прехвърлят задълженията, трябва да има определен опит в определена област и, излишно е да казвам, съответните знания. Не би било напълно логично да поверите на маркетинговия персонал наемащ персонал и да накарате логиста да отговаря за външната реклама. Това условие е едно от основните предимства на делегирането: малко вероятно е ръководителят да има еднакво добри познания във всички области, които по някакъв начин са свързани с неговия бизнес, така че делегирането на част от правомощията му на специалист ще помогне да се разгледат много въпроси по съвсем различен начин.
- Не можем да кажем, че е възможно да се делегира власт в управлението на дадена организация или в някаква друга област от нейния живот, ако ръководителят на компанията не се доверява на човека, на когото ще даде задълженията си. Прехвърлянето на юздите на властта в други ръце далеч не е лесно, а прехвърлянето им на напълно непознат, който не само може да подобри ситуацията в компанията, но и да я влоши, е напълно страшно.Следователно само един, който се ползва с доверието на лидера, може да стане делегат;
- Не е достатъчно да се прехвърлят отговорностите на един човек, освен това е необходимо да се прехвърлят и средствата, с които да ги изпълним. Дори експерт-счетоводител няма да може да анализира финансовите дейности на компанията, ако не получи съответните отчети за определен период от време. Поради това се делегират не само функции, но и ресурси, без които има функции, които не могат да бъдат приложени.
Само на добра воля!
Естествено, делегирането, както и всяка друга форма на сътрудничество, трябва да бъде доброволно. Малко вероятно е някой, който под страх от уволнение е бил принуден да поеме лъвския дял от задълженията на началника, ще може да работи наистина продуктивно. Освен това, преди директно прехвърляне, страните трябва да разберат напълно кои правомощия и отговорности се прехвърлят. Делегатът трябва да има представа за методите, използвани от ръководителя за решаване на определени проблеми, за да изгради своя собствена работа на тяхна основа. Така че най-важното при прехвърлянето на власт е ясно да се обясни какво се изисква от някой, който ще бъде чест да помогне на ръководителя на компанията.
Какво да делегирам?
Въпреки че делегирането на пълномощия се възприема от мнозина като важна част от функцията на организацията, дори и значението на тази процедура да не се разбира, не всеки винаги разбира какво може да бъде предадено на подчинен. Наистина ли става въпрос за правото на вземане на решение? Не, веднага не е толкова сериозно.
Можете да започнете с прехвърлянето на конкретни отговорни задачи. Например ръководителят инструктира служител да подготви важен доклад за дейността на компанията за определен период от време, вместо да го прави сам. Дори такива на пръв поглед малки задачи вече са част от процеса на делегиране.
Прехвърлянето на цели проекти е следващото ниво, което има делегиране на правомощия в дадена организация. Пример: една компания трябва да проектира нова опаковка на продукта. Вместо да стане ръководител на тази глава, главата дава указания на отговорния служител да поеме задълженията на мениджър: да подбере хората, които са най-подходящи за тази задача, да организира работата и да следи нейното качество. Ръководителят с такова прехвърляне на задължения ще получи само доклад за извършеното и ако нещо не му подхожда, той ще даде определени препоръки, които делегираният мениджър ще трябва да вземе предвид при по-нататъшната работа по проекта. Въпреки факта, че управлението на конкретен проект е повече или по-малко близко до това, което ръководителят на компанията прави всеки ден, делегирането на такива отговорности ще му позволи да се съсредоточи върху въпроси, които изискват незабавното му внимание.
Най-високото ниво на доверие е делегирането на цели области на дейност. В големите компании примери за такова прехвърляне на власт са ръководители на отдели. Те се занимават изключително с доставка, комуникации, маркетинг и т.н., като предоставят само отчети за своята дейност. Функцията на лидера с такава делегация е минимална: той само посочва целите и задачите, а постигането им вече е проблем за делегатите. Този метод е най-удобен за големи организации, които могат да си позволят да разтоварят лидера по този начин.
Как да делегирам?
И така, лидерът намери този, на когото ще се извърши делегирането на пълномощия в организацията. Дали типовете правомощия, които могат да бъдат прехвърлени, също заслужават ли отделно споменаване?
Трябва да започне с факта, че както във всеки въпрос, има много възможности за класифициране на видове. За някои има десетки категории, в които могат да бъдат разделени прехвърлените отговорности, за някои - по-малко. Най-разпространената класификация стана, където всички правомощия са разделени само на две групи: линейни и персонални.
Линейният авторитет е основата на йерархията на всяка компания.Има някои отговорности на ръководителя, които той прехвърля на ръководителя на отдела. От своя страна ръководителят на отдела прехвърля част от тези функции на служител надолу по веригата. Тоест задачата отива от самия връх на йерархията на услугите до нейното дъно.
В случай на правомощия на персонала служителят получава правото да помага на някой, който изпълнява линейни правомощия. Тоест, вторият служител може да избере необходимата информация за този, който е бил инструктиран да изготви отчет за продажбите за определен продукт за определен период от време.
Ами законната регистрация?
Ръководителят вече познава принципите на делегиране на пълномощия в организацията и на тяхна база определи кандидатурата, към която ще прехвърли част от притесненията си, дори избра какво ще повери на новия служител. Но как се случва самата делегация? Извършва ли се устно, просто по заповед или се формализира по някакъв начин законодателно?
Като начало, че всеки служител може да откаже делегираните му функции, това е предписано в Кодекса на труда, което е в основата на отношенията между работодателя и неговия подчинен. Струва си да се отбележи, че по-нататъшното делегиране (както при линейните правомощия) е възможно и само с разрешение на ръководителя: въпреки факта, че той прехвърли всичките си задължения на друго лице, той все още носи отговорност за тях. Тоест, ако делегацията премине към по-ниските нива на йерархията, ръководителят на компанията ще отговаря за други служители, на които ще бъде възложена неговата задача.
Възможно ли е устно?
Организацията на делегирането на правомощия се осъществява, както вече беше споменато, въз основа на Кодекса на труда. Според него, за да бъде формализирана делегацията в съответствие с всички правила, ще трябва да подпишете пълномощно за прехвърляне на определени правомощия. Разбира се, първоначалните функции на служителя са предписани в трудовия договор, така че пълномощното ще е необходимо, ако ръководителят реши да разшири полето на своята дейност (дори временно). Но в повечето случаи всичко може да се направи без допълнителни документи.
В същото време някои други служители трябва да бъдат уведомени за прехвърлянето на нови задължения, за да преценят компетентността на делегата и да му предоставят евентуално съдействие при изпълнение на новите задължения, така че ръководителите да предпочитат да издават заповеди, с които всички заинтересовани страни да се запознаят. От друга страна, всички засегнати от тази среща могат просто да бъдат поканени на среща, на която всички ще научат за новите пълномощия на делегата.
Но ако делегирането на задачи и правомощия в организацията е планирано за дълъг период от време и съвкупността от нови отговорности може да се възприеме като друга работа, по-добре е законно да се формализира прехвърлянето на служител на нова длъжност, вместо постоянно да се пишат нови пълномощни.
Какъв е процесът на делегиране?
Всички необходими формалности са уредени, остава само да разберем каква е организацията на процеса на делегиране на пълномощия. Естествено, никой няма да остави новодошлия със своите задължения един на друг още в първите дни на тяхното изпълнение, така че какви принципи трябва да следва лидерът, за да успее делегацията?
Още в първите дни главата показва на делегата абсолютно всичко, разказвайки подробно за всички аспекти на новите сили. Накратко: "Гледайте как да го направите." Когато началникът пише доклад, делегатът наблюдава дейностите си, помня реда на действията, особеностите на работните програми и така нататък; когато ръководителят разпределя отговорностите в нов проект, новакът се опитва да анализира избора на лидер. На този етап делегатът получава най-много критики, с конструктивна. В бъдеще всички съвети, които главата даде в тези ранни дни, ще бъдат много полезни.
Следващата стъпка е началото на независима дейност.Същите доклади делегатът вече се записва под бдителния контрол на началника, който продължава да го критикува и посочва грешки. Самият начинаещ се опитва да разпредели ролите в новия проект, без съвети и съвети от основното. Този етап е много по-труден от предишния, защото далеч не е лесно да поемете отговорност, след като просто сте наблюдавали как правилно да изпълнявате текущите си задължения. Но след преодоляване на първоначалните трудности, всичко ще върви много по-лесно.
Третият етап, който има делегирането на пълномощия в организацията, е относителната независимост. В много отношения е подобен на предишния, само че тук има много по-малък контрол. На този етап служителят се нуждае от подкрепата на началника, който оценява усилията му и дори обяснява проблема много по-меко, отколкото преди, ако го е правил. Това време е дадено, за да може делегатът да развие максимална самостоятелност при вземането на своите решения, прибягвайки до съветите на ръководителя само в много кризисни ситуации. След това започва най-лесният етап за главния човек и най-приятният етап за делегата - пълна свобода.
Това се получи?
Как да разбера дали организацията е делегирана успешно? Отговорност, авторитет са приети изцяло от служители, на които мениджърът се е доверил? Всеки, който вече е преминал през целия процес на прехвърляне на правомощия, трябва да има абсолютна автономия, в рамките на своите задължения, разбира се. Следователно, ако човек предпочита да носи отговорност само за някаква определена част от работата или все още се нуждае от съветите на лица от по-висок ранг, спокойно може да се каже, че делегирането е било напълно неуспешно.
От друга страна, ако ръководителят инструктира човека, когото е избрал за свой делегат, минималния обем работа, контролира дейността му много по-внимателно, постоянно наставлява своя служител, тогава отново можем да говорим за провал на такъв процес като разпределението и делегирането на пълномощия в организацията. От страна на принципала е необходимо доверие, от страна на подчинените, готовността да се оправдае това доверие. Това е основният принцип на делегиране.
заключение
Делегирането на авторитет в дадена организация е пример за това как даден лидер може да улесни живота си, като го усложнява за другите, а усложняването му ще бъде радост за другите служители. Предимствата на прехвърлянето на власт, както беше споменато по-горе, включват способността на главния да се съсредоточи върху по-сериозни проблеми, превръщайки се върху нещо, което не изисква прякото му внимание към другите. Друго предимство ще бъде идентифицирането на най-талантливите служители, които на нова позиция ще могат да се демонстрират в цялата си слава. Постоянният контакт на лидера и служителя ще ги научи да се разбират по-добре помежду си, което след това ще бъде полезно в бъдещите дейности и на двамата. Делегирането на пълномощия в организацията създава допълнителна мотивация: кой служител не иска да бъде забелязан и повишен? И предвид постоянното очакване на това много увеличение, служителят ще остане на работното си място много по-дълго, без да го смени на компания, където прехвърлянето на задължения от по-висш човек е невъзможно.
Следователно компаниите, които преминават далеч от прости стъпки както за мениджъра, така и за служителите да прехвърлят правомощия, ще спечелят предимства пред своите конкуренти, които не искат да споделят властта в рамките на компанията. Така че е ясно: делегирането на пълномощия в организацията е необходимо както за нейните ръководители, така и за обикновените служители. Това винаги трябва да се помни.