Както и в други области на бизнеса, специалистите по обществени поръчки дават предимство пред предприемач или собственик на малък бизнес, който установява това, докато бизнесът расте. Докато експертите спорят за намаляване на разходите, разработване на нови пазари и минимизиране на рисковете, покупката може да изглежда доста смущаваща за собственика на малък бизнес. Много предприемачи не са запознати с тези теми и са наясно с въздействието на обществените поръчки по-късно, отколкото трябва.
Компаниите с ефективен екип за обществени поръчки често правят страхотен бизнес и се радват на успеха на редовните клиенти.
За да опишете всички i, помислете за всички основни процеси, които съвременните обществени поръчки включват. Това ще ви даде яснота по отношение на основните функции, които съставляват по-голямата част от отговорностите за възлагане на обществени поръчки. Ще трябва да търсите всичко това във всяка компетентна платформа за възлагане на обществени поръчки.
Проверка на изискванията и запасите
Преди да започнете цикъла на поръчка преди плащане, е необходимо да определите необходимостта от продукт или услуга. В контекста на малкия бизнес ключът е оценка на валидността на нуждите. Както всеки специалист по поръчки ще ви каже, проверете наличието на определени продукти / материали във вашия "склад". Подчертайте за себе си това, което ви липсва, и от това вече изтрийте онези точки, които ви се струват безсмислени. Дайте предпочитание на най-реалните и ефективни покупки, така че по-късно всичко това да бъде оправдано. Много е важно да проверите нуждите си и да проверите двойно наличността си, преди да преминете към следващата стъпка: увеличаване на заявките за покупка.
Повишете заявка за покупка
Тук екип или член на екипа, който се нуждае от конкретен продукт / услуга, ще изпрати заявка. Това може да бъде на хартиен носител, електронен формуляр или устно искане по телефона. Ако започвате отначало, използвайте електронни формуляри, за да помогнете за съхранението и комуникацията. Уверете се, че заявките се появяват само след изпълнение на определени административни изисквания. Това е метод, който ще ви помогне да гарантирате, че се изпълняват само валидни заявки. Както показва практиката, именно този метод играе огромна роля, тъй като ви разкрива като предприемач пред доставчиците от най-добрата страна. Следвайте ясните правила и разпоредби в процеса на кандидатстване и тогава вашият бизнес ще започне да се развива, както трябва.
Управление на заявките за покупка
Започнете с възлагане на основна отговорност за одобряване на заявки за покупка. Някой от финансовия отдел или отдела за обществени поръчки обмисля всяка заявка за покупка и или я одобрява, и издава поръчка за покупка, или я изпраща обратно на клиента, като посочва причината за отхвърлянето. След като поръчката бъде одобрена от името на вашата компания, се препоръчва да извършите проверка на бюджета. Направете това, преди да изпратите всякакви запитвания или оферти (RFP, RFQ), ако е необходимо. Това е важно, защото често се случва да поръчаме всичко, което ни се стори необходимо, и тогава не можем да платим за поръчката. Вземането на дългове както в началото, така и в пика на набирането на бизнес е лоша политика. Правете всичко, базирано на финанси.
Друг съвет: можете да заобиколите това, ако е възможна групова покупка. Това е най-подходящо за уникални еднократни покупки на стоки или услуги с ниска стойност или за неуправляеми покупки на определена категория.
Преговори и одобрение на поръчки
След като изпратите поръчката за покупка на вашия доставчик, той може да я одобри, отхвърли или да започне преговори.На този етап можете да обсъдите променливи като графици за доставка, алтернативни артикули, цени и начин на транспорт. Моля, обърнете внимание, че споразумението е правно обвързващ договор. След като продавачът подпише такава, те са задължени по закон да предоставят изброените услуги или стоки в съответствие с посочения график на посочената цена.
Получаване на стоки и / или продукти
Вашият продавач ви изпраща стоките или предоставя услугата и ви представя важен документ за получаването на стоките. Подписвате го веднага след като потвърдите, че заявеният продукт (или предоставените услуги) е в ред и се намира във вашия склад. На този етап вие също извършвате мярка за сигурност, наречена тристранно съответствие, което означава сравняване на поръчката за покупка, списъка с опаковки, приложен към продукта или услугата, и фактурата на доставчика. Щом се уверите, че всички те съвпадат, едва тогава трябва да преминете към плащания.
Работа в офиса и производителност на продавача
След като сте завършили всички процеси, които водят от „поръчка“ до „плащане“, предприемате две мерки, за да осигурите последователност. Първият е водене на записи, а вторият е анализ на резултатите от доставчиците. След всяко плащане, регистрирайте го за постоянен запис, полезен за одит, и когато трябва да получавате подробности относно поръчката по-късно, това ще ви помогне. Преминаването към цифрови данни ще ви помогне да съхранявате всички данни за покупките си на лесно достъпно централизирано място.
Работата на доставчика е може би единственият ключ за ефективна поръчка. Тук оценявате всеки доставчик по такива фактори като качеството на доставените стоки или предоставените услуги, доколко те спазват графиците за доставка и договорните задължения, както и скоростта на реакция. Ако не сте били доволни от нито една от тези области, проверете това в червено. Анализът за управление на ефективността на доставчиците ви помага да поддържате и разширявате отношенията само с най-ефективните доставчици.
заключение
Разбирането на процесите на обществени поръчки означава извършване на първокласни покупки! Предприемачите мислят много и не е нужно да чувстват, че трябва да станат експерт по обществени поръчки, така че бизнесът им да работи безпроблемно. Просто започнете с основите и разберете как да направите правилните покупки. Настройте някои автоматизирани системи за закупуване, така че да сте сигурни, че те работят със същото темпо всеки път.
Не позволявайте липсата на знания да ви попречи да се състезавате с опитни професионалисти - овладейте правилно тези основи и вече ще имате добър старт!