Собствениците на малък и среден бизнес са принудени да работят за дълъг период от време. Някои предприемачи дори работят през почивните дни. За намаляване на аварийните натоварвания е препоръчително да се използва автоматизация на различни рутинни процеси и действия. Но има някои операции, които се извършват най-добре независимо, за да не срещнете загуби.
Характеристики и предимства на автоматизацията
Малкият бизнес често се нуждае от него, тъй като предприемачите и служителите често трябва да извършват рутинни и напълно безполезни действия. Плюсовете включват факта, че не е нужно да отделяте много време и усилия за прости и рутинни действия, които могат да се извършват автоматично.
Освободеното време може да се използва за установяване на контакти с изпълнители, комуникация с роднини или изпълнение на други важни задачи, които не могат да бъдат автоматизирани. Затова можем да различим няколко бизнес процеси, които трябва да бъдат автоматизирани.
1. Отговори на имейли
Всяка компания има имейл и често получава много различни писма от партньори, клиенти или просто частни клиенти. Около 25% от времето, когато собственикът на бизнес прекарва за проверка на имейл и писане на отговори.
В същото време е възможно да се ускори този процес, за който се използват шаблони. Това не е пълна автоматизация, но можете да намалите времето, което трябва да отделите за писане на текстове.
2. Попълване на фактури
Счетоводството е сложен и отнемащ време процес. Обикновено с него се занимава опитен счетоводител, но често начинаещите предприемачи просто нямат финансовите възможности да наемат специалист. Поради това те трябва самостоятелно да подготвят много документи, които включват един и същ тип фактура.
За тяхното компилиране е желателно да използвате специални компютърни програми, което ви позволява да променяте само основната информация, оставяйки другата информация непроменена.
3. Заплащане на заплати
Съставянето им е досадна работа, която трябва да се изпълнява всеки месец, тъй като всеки месец се дава заплата на служителите на компанията. Трудно е да се автоматизира подготовката на заплатите, ако много служители в компанията все още получават заплатите си в брой.
Затова е препоръчително да прехвърлите всички служители да получават заплати в непарична форма. За това се подбират банки, които предлагат оптимални условия за отваряне на депозитни и ведомости. При такива условия, в автоматичен режим, средствата ще се превеждат по сметките на служителите, така че не е нужно да се занимавате с съставяне на извлечения.
4. Управление на задачите
Около 70% от времето на предприемача се изразходва за управление на различни задачи в неговия бизнес. За да спестите време и усилия, препоръчително е да използвате специализиран софтуер. С него можете да координирате действията между различни задачи, да се отървете от повтарящите се действия и също така постоянно да коригирате цифровия списък със задачи.
Такива програми напомнят за определени действия, които трябва да бъдат извършени от предприемач в определен период от време. Следователно не е нужно да се притеснявате от факта, че собственикът на компанията по различни причини ще забрави за определени задачи.
5. Доклади и декларации
Всеки бизнесмен плаща данъци въз основа на предварително избрана данъчна система. За да докладвате на Федералната данъчна служба, е необходимо своевременно да подготвите и подадете данъчни декларации или други документи. За да направите това, трябва да сте добре запознати със счетоводството.
Дори този процес може да бъде автоматизиран. Данъчната служба предлага на предприемача възможност да изтегли специални програми от официалния уебсайт на Федералната данъчна служба. В тези програми се въвежда само информация за резултатите от дейността на компанията, след което изчисленията се извършват автоматично. Благодарение на този софтуер можете значително да намалите времето и усилията, които трябва да отделите за съставяне на официална документация.
Какви задачи не могат да бъдат автоматизирани?
Въпреки че автоматизацията има много предимства, все още има някои действия, които трябва да бъдат осъществени лично от предприемача. В противен случай бизнесменът може да не вземе предвид много важни точки, което ще доведе до загуби на компанията.
1. Проблеми с клиентите
Недоволството на клиентите и клиентите може да възникне по всяко време по различни причини. Справянето с подобни трудности в автоматичен режим е просто невъзможно, така че предприемачът трябва да участва в този процес. Той трябва да отстрани проблема, така че недоволният клиент да не остави оплакване в Интернет.
Когато решавате подобни проблеми, е важно да се съсредоточите върху личната комуникация. Не използвайте имейли или телефонни съобщения, затова е препоръчително да си уговорите среща и да промените мнението на клиента.
2. Адаптация на клиентите
Нови клиенти, които не са сигурни в целесъобразността на сътрудничеството, постоянно навлизат в бизнеса. Затова е важно да се използват определени бизнес процеси, насочени към бързото му адаптиране.
На ранния етап на взаимодействие бизнесменът не може да разчита на автоматизация, тъй като има вероятност да загуби голям клиент. Затова е необходимо лично внимание за установяване на силна връзка.
3. Признаване на служителите
Служителите на компанията са ценен ресурс за всеки предприемач. Ето защо, ако един бизнесмен иска постоянно да се учи за различните постижения на специалисти, тогава той ще трябва да се справя сам с оценката и анализа. Невъзможно е да се автоматизира този процес, защото в противен случай работниците започват да се чувстват по-свободно, което често води до намаляване на производителността на труда.
Ако някой специалист достигне височини в кариерата си, тогава предприемачът трябва да отпразнува успеха си, като дава награди или награди.
4. Творчески процеси
Въпреки че автоматизацията подобрява производителността, тя не може да замени творческата работа, която хората правят. Програмите не могат да възпроизведат човешкия мозък, следователно прилагането и създаването на творчески идеи изискват участието на опитни и талантливи наети специалисти.
Следователно творческите работни места все още са в търсенето и са високо платени. За да отговори на важни въпроси, служителят трябва да има критично мислене и иновативни умения.
5. Изграждане на силни връзки с колеги и клиенти
Това е възможно само чрез лична комуникация на предприемача с представители на други компании или служители. Не трябва да се доверявате на автоматизацията, затова е препоръчително да се откажете от постоянната употреба на имейли или други системи.
За служителите е необходимо да използвате различни подаръци или ръкописни благодарствени писма. Ако има недоволство от страна на клиентите, трябва да проведете лични разговори.
Следователно, дори когато се използват съвременни технологии, някои процеси не могат да бъдат автоматизирани.
заключение
Автоматизацията може да спести време и усилия на предприемач, така че е препоръчително да го приложите в работата на компанията, когато извършва някои рутинни операции.Но има някои бизнес процеси, които изискват лично внимание от бизнесмен.