Оферта за сътрудничество се счита за документ, в който една организация отправя оферта до трета страна за възможна съвместна работа при благоприятни условия. Основната цел на такова предложение е да заинтересува бъдещия партньор и да го накара да избере тази организация. Нека разгледаме по-подробно как се съставят такива предложения, какви са техните основни характеристики.
Кой пише на кого?
Писмо-покана за сътрудничество се съставя от упълномощен служител, който се занимава с развитие на бизнес или подобна посока. Текстът на такова писмо трябва да бъде съгласуван с ръководителя на организацията. Подобни предложения могат да направят ръководителят на компанията.
Писмото е съставено на името на директора на компанията, с която се планира по-нататъшно сътрудничество. Също така, адресатът може да бъде заместник-директорът или всяко лице, което се занимава с такива въпроси и има правомощието да взема решения за възможно сътрудничество. Но всички бизнес предложения за сътрудничество в крайна сметка се разглеждат от ръководството на организацията.
Общи правила
Най-важното нещо, което трябва да запомните е, че офертата е вид кука, която трябва да закачи потенциалния партньор. Текстът на писмото трябва да бъде информативен, интересен и компетентен. Идеалният резултат за четене на такова писмо би било да поискате оферта или цена за стоки и услуги.
Въпреки факта, че предложението за сътрудничество (извадка ще бъде представено по-късно) се счита за официален документ, няма стандартен формуляр. Писмото се съставя в свободна форма или по образец, който е разработен в определена организация, въз основа на задачите и възможностите на предприятието.
Когато правите предложения, трябва да спазвате елементарните правила на руския език, работа в офиса и бизнес етиката.
Преди да напишете писмо, трябва да разберете подробностите на служителя, с когото се предполага комуникацията.
Така че, предложението ще се състои от:
- Заглавие (този етап не е задължителен, защото лошо съставеното заглавие може да ви обезкуражи да прочетете останалата част от писмото).
- Призиви (по-добре е този етап да започнете с думите „скъпи“).
- Самото предложение.
- Подписи на адресата.
Основно тяло
Как да напиша предложение за сътрудничество, така че опонентът да не обмисля други покани? Основната част от писмото трябва да съдържа същността на цялото предложение. Флоридните изявления и размазани фрази, дългите и объркващи изречения, както и специалната терминология тук са неподходящи. Същността на писмото е ясна, сбита и сбита. Акцентът е поставен върху специални характеристики и изгодно предложение.
В основната част трябва да се посочи фирмата-изпращач, но това трябва да е само годината, от която работи, и основните дейности. На този етап друга информация ще бъде излишна.
Можете също така да посочите настоящите партньори или клиенти на организацията, които със сигурност ще отговорят само положително за дейността на компанията.
В края на писмото можете да дадете линк към официалния уебсайт, който съдържа по-подробна информация за организацията, както и друга допълнителна информация, която не е посочена в предложението.
Интонацията на писмото трябва да бъде по-стимулираща, отколкото разказателна. Но главното тук е да не се стига твърде далеч, да се композира правилно текстът, без да се налагат услуги и сътрудничество.
В случай, че текстът е дълъг, но цялата информация е важна за четене, той трябва да бъде разделен на параграфи и да подчертае важни точки.Така възприятието ще бъде пълно, а големият текст ще се възприема по-лесно.
Основната идея на писмото или важното съобщение трябва да бъде разположена или в началото, или в края. Цялата тайна е, че тези части са по-депозирани в подсъзнанието на читателя.
Както показва практиката, тези, които получават писмо-покана за сътрудничество (пример по-долу), са готови да прекарат не повече от 60 секунди за четенето му, този факт трябва да бъде прочетен и при съставяне на писмо.
Задължителна информация
Когато съставяте предложение, винаги трябва да помните задължителната информация, съдържаща се в него. Това е:
- име на организацията, която изпраща писмото;
- действителен адрес и телефонен номер за връзка с лицето за контакт;
- фамилия, име, отчество на упълномощеното лице и длъжността му;
- основната същност на жалбата.
Към предложението могат да бъдат приложени допълнителни документи или позовавания на законодателни актове и норми, които са пряко свързани с предложението за сътрудничество.
регистрация
Можете да издадете писмо по няколко начина:
- Напишете оферта на ръка.
- Въведете офертата на компютъра.
Първият вариант, разбира се, е някак остарял, но в някои случаи се оказва най-ефективен, защото има лидери, които не приемат новите технологии и предпочитат да общуват и да работят „по старомодния начин“.
Вторият вариант е по-познат и удобен. Първо, в електронна форма вероятно има подготовка на официалния бланк на организацията с необходимите подробности, и второ, ако предложенията се изготвят постоянно, тогава може да има готов шаблон за писмо, където просто трябва да замените адресата и евентуално да промените някаква информация, която е точна в конкретната случай.
Предложението може да бъде направено в произволен брой копия, но в началото то задължително съдържа обжалване, а в края - подпис на подателя.
Датата трябва да бъде определена само в случаите, когато офертата съдържа промоции или специални условия, които са активни за определен период от време.
Не е необходимо да се регистрира предложението за сътрудничество в дневника за изходяща кореспонденция.
Как да „накараме“ да си сътрудничим
Разбира се, „да принудим“ не означава да упражняваме физически ефект върху лицето, което взема решение за сътрудничество. Примерът на предложение за сътрудничество, което беше представено по-рано, показва, че писмото трябва да насърчи противника да вземе положително решение.
За да предизвика това, една организация се нуждае само от стимулираща реч, призоваваща за сътрудничество, а другата компания ще трябва да предложи отстъпка или малка такса за приемане на предложението.
Преди да напишете писма, трябва да изучите добре опонента си: какво може да се съгласи и какво е неприемливо за него. Наистина с една дума или фраза можете незабавно да развалите идеята на цялата компания.
Имате ли нужда от благодарност
Друг важен момент от предложението за сътрудничество е благодарността. В края на такива писма задължително трябва да има благодарност за отделеното време и прочетеното писмо.
Това показва както сериозността на организацията, така и елементарната учтивост за времето, взето от противника.
Подобни писма няма да съдържат благодарности по подразбиране, тъй като това е индивидуален подход на всяка организация към потенциалния си партньор или клиент.
заминавания
И така, какъв е най-добрият начин да изпратите писмо-покана за сътрудничество (образец, предоставен по-рано)?
Това може да стане по различни начини, всяка организация избира за себе си по-приемлив и удобен вариант. Помислете за най-често срещаните:
- Е-мейл. Този метод се счита за най-простият, бърз и достъпен. Но писмото до противника може лесно да се изгуби, попаднало в нежеланата кореспонденция на адресата. Подобен метод може да се използва само ако изпращачът и адресатът са установили контакт.Е, или изпратете писмо „на случаен принцип“, изведнъж имате късмет и то няма да бъде в папката „Спам“.
- Mail. Този метод се счита за най-надежден, тъй като писмото във всеки случай достига до адресата. Но това е и най-отнемащото време, защото всички знаят колко бавно работи руският пост. Разбира се, ако бюлетинът е масов, тогава този метод очевидно не е подходящ, по-добре е да използвате първия вариант.
- Fax. Леко остарял, но все още използван метод за изпращане на оферти. Подходящ и за конкретна оферта на конкретна фирма.
- Всеки метод на съвременен тип комуникация (незабавни месинджъри, социални мрежи и др.). Такъв метод е важен само ако страните са добре запознати помежду си и писменото предложение е само формалност за по-нататъшно сътрудничество.
И така, сега знаете какво е предложение за писмо за сътрудничество, как да го съставите и изпратите.