Работна каса - какво е това? Какъв е механизмът на неговата работа? С каква цел са създадени и как функционират? Има доста начини за минимизиране на разходите, въпреки че не всички са универсални. Сега ще разгледаме една от възможностите.
Обща информация
Първоначално нека се занимаваме с термина „оперативна каса“. Какво е това? Това е името на специалното подразделение на банката, което предоставя услуги за управление на пари на територията на определена компания. Необходимо е за предприятия, които осигуряват на обществото достъп до услуги и стоки, като: магазини за търговия на едро и дребно, автокъщи, търговски обекти на електроника, бижута, туристически агенции и др.
Оперативната каса на банката действа като инструмент за използване на пари в брой. Защо е необходимо? Как се подрежда? Какви са изискванията?
Защо е необходимо?
Операционната каса е универсален инструмент, чиято задача е да улесни прякото използване на пари в брой. Благодарение на него можете да осигурите плащане за стоки или услуги в чуждестранна валута. По време на процеса на покупка, той автоматично ще бъде преобразуван в рубли и ще отиде в баланса на организацията. Освен това можете да откажете лична каса, поради което ще бъде възможно премахване на недостиг, ежедневно отчитане, преброяване на пари, доставка на пари в банката, документи, проверка на банкнотите за фалшификация. Освен това се увеличава скоростта на вътрешния оборот на средствата и има добра възможност да се спести чрез намаляване на вътрешните разходи. При продажба парите веднага отиват по сметката на компанията. В допълнение, такива близки отношения ви позволяват да получавате бързи и също така печеливши заеми. Не трябва да забравяме и за възможността за плащане на стоки с помощта на пластмасови карти.
Както можете да видите, операционните бюра са доста полезни. Валутата на всяка страна може да се използва по всяко време, което има положителен ефект върху нивото на удобствата. В същото време ръководството на предприятието няма нужда да мисли за различни точки и нюанси. Той просто фиксира, че получава пари. Всичко останало е грижата на банките, които отговарят за получените средства.
Процес на подреждане
За изграждането на оперативен касов апарат са необходими приблизително три до пет хиляди щатски долара. Обслужването всеки месец допълнително привлича 750-900 зелени „президенти“. Също така, за да отворите операционна каса, трябва да се погрижите за наличието на касово бюро, което ще отговаря на всички изисквания, които се поставят пред банките в Руската федерация. Така работното място трябва да бъде оградено от клиентите, а външните помещения с бронеустойчиво стъкло, което може да издържи на изстрели от огнестрелно оръжие. Освен това трябва да имате специално устройство за преговори, чекмедже за пари и алармен бутон. Необходимо е също така помещенията да се свържат с централна станция за наблюдение на сигурността или с дежурната служба на полицията. Не трябва да забравяме за необходимото оборудване: компютър, принтер, модем.
Важно е да се отбележи, че банките отделно за всяко предприятие работят върху уникална и индивидуална техническа работа. Следователно тарифите за обслужване на оперативни касови апарати не са в точно определен диапазон. Е, определено влияние оказва банката, в чиято полза е направен изборът.
работа
Счетоводство за работа на касови апарати, преписване на опаковки и пари, обработка на валута, доставка на постъпления на банкови колектори - всичко това е поверено на отговорен служител.Всъщност той отговаря и за депозирането на получените средства по сметката на юридическо лице, изпращането на парични средства към финансова институция, проверката на банкнотите за автентичност и др. Наличието на касиер също може да повиши нивото на сигурност при работа с пари. Освен това те могат да бъдат обслужвани не само от клиенти, но и от вътрешните нужди на предприятието. Така че, ако е необходимо да се правят плащания от социален характер, заплати или да се издават пътни разходи на служителите, тогава оперативната каса е много ценна тук.
Друг важен момент е работата с проверки. В допълнение към тяхното издаване, там се посочват името на компанията, датата на операцията, знаците на фискалния режим, а също така, ако желаете, и други данни. Също така, касата поема част от работата по съставяне на различни отчети. Когато работният ден приключи, той премахва контролната лента. И тук останалата част от операционната каса става релевантна. Ако се натрупа значителна сума, препоръчително е да се обадите на колектор в края на деня и да оставите дреболия в устройството за сетълмент. Можете да оборудвате и сейф за съхранение на пари. Но в този случай не трябва да се забравя за сигурността, защото винаги имаше достатъчно хора, които искаха да печелят за сметка на някой друг.
Колко пари трябва да бъдат?
Обикновено се осигурява месечно предлагане на средства за разходи. Ако това не е достатъчно, се използва засилване на оперативната каса. Това е името на серия от действия, която предвижда предоставянето на допълнителни суми за покриване на съществуващите искания. Използването на този сценарий се счита за нежелателно, поради което ситуацията се изчислява и оценява предварително, за да се сведе до минимум вероятността от нейното възникване. Трябва да се отбележи, че получените от операционната каса пари трябва да бъдат изразходвани точно за това, за което са предназначени (заплата, разходи за домакинство или командировка). Ако има отклонение от това изискване, тогава това се счита за нарушение с всички отрицателни последици.
Относно лимита
Но натрупването на твърде много средства също не е добре дошло. Когато е сключен договор, е договорено сметката на оперативната каса да не надвишава определена стойност. Често се предвиждат глоби, ако този елемент е нарушен. Единственото изключение е, че е разрешено превишаването на лимита за три дни, но само когато се изплащат заплати. В обратния случай, от 40 до 50 хиляди рубли могат да бъдат възстановени от организацията и от 4 000 до 5000 в допълнение от главата й. Въпреки че сумите не са много големи, е по-добре да не си падате по тях.
Счетоводни моменти
За да се обобщи информацията за движението и наличността на средствата, както и свързаната с тях документация, се използва сметка 50 „Каса“. Паричният поток се показва на дебитни, заемни разходи. Ако се извършват парични транзакции, трябва да бъдат открити съответните подсметки, като например 50-1 (2,3 ...). Как да получите пари? Първоначално трябва да издадете касова бележка. След това се прави запис при получаване на формуляр N KO-4. Как се издават пари в брой? Първоначално изгответе парична парична заповед. Тогава се прави запис за издаването на пари, като се използва същата формула за това. Ето как работи операционната каса.
Важно в случая е инвентаризацията. Всъщност това е съвместяване на паричните баланси в касата със счетоводни данни по документи. Задължително е да се вземе предвид дебитът от 50. Нормативната документация предвижда задължително вземане на инвентаризация. Например, когато касата се променя. За да избегнете объркване и нелепи обвинения, е необходим опис. Могат да се извършват допълнителни проверки в съответствие с приетите счетоводни политики.
докладване
По време на работата си касиерът трябва да попълни много хартиени и / или електронни формуляри. Това до голяма степен зависи от конкретната ситуация.Освен това е необходимо периодично да се оправя определена ситуация. Например, нулиране на касите на нули. Или възстановявания по-рано приети. Тъй като работата се извършва със значителни средства (често доста значителни), не е изненадващо, че има доста строги изисквания по отношение на това. Всъщност слабият контрол често води до засилена злоупотреба. Нека разгледаме няколко примера.
Относно прехвърлянето на броячите на нула и вземането на техните показания
В такива случаи се съставят актове. Можете да се срещнете с първото, когато ново устройство бъде пуснато в експлоатация. Актът се съставя от комисията, която се назначава от ръководителя. Освен това тя трябва да включва данъчен инспектор. Актът се съставя в два екземпляра и се подписва от всички членове на комисията. Тогава единият остава в предприятието, а вторият се прехвърля в данъчната служба. Ако автомобилът бъде предаден за ремонт и върнат от него, тогава е необходимо да се състави акт за контролните и тотални измервателни уреди. За този случай е осигурен стандартен формуляр. При съставянето му се създава и комисия. Данъчен инспектор трябва да присъства като наблюдател (но не и негов участник). В акта се показват стойностите на броячите, след което един екземпляр се прехвърля в счетоводния отдел.
Относно възстановяването на суми
В този случай се съставя акт. Основата за това може да бъде:
- Връщане от купувач.
- Грешка в счупена касова бележка.
В съставянето му участва комисия. В този случай е необходимо да се посочи касовата машина, на която това се случва, нейният модел (тип, клас, марка), производител и регистрационни номера. Помислете за малък пример. Има Baby LLC, която е специализирана в продажбата на дрехи. Касата неправилно счупи наметалото и вместо цената от 4,5 хиляди рубли въведе сумата от 5 500. В този случай е необходимо:
- Прекъснете правилната проверка и я предайте на купувача.
- Отначало съставете Закона за връщането.
- Прикачете грешна разписка.
И това е всичко.
заключение
Така че, нека да обобщим всичко по-горе. Операционната каса е инструмент за улесняване на бизнеса, който се използва за минимизиране на паричните разходи. Но в същото време пред него се поставят значителни изисквания. Въпреки че трябва да се отбележи, че често се правят облекчения и в много отношения ръководството на компанията се ръководи от настоящата ситуация. Така че във верижните магазини затварянето на каси зад бронеустойчиво стъкло е нерационално. Докато за големите предприятия или организационни структури това е доста актуална тема.
Трябва също да се отбележи, че не винаги всички изисквания, предложени от регулаторните документи, се прилагат навсякъде. Често можете да намерите опростени опции. Помислете за малък пример. Да предположим, че купувачът вече е закупил стоката, но на касата взе нещо и промени решението си. В този случай има процедура за анулиране. За да не нарушавате управлението всеки път, просто се нуждаете от потвърждение от представителя по сигурността, който е в залата.