За всяка организация има определен набор от информация, наречен „подробности“, без който тя не може да извършва никакви операции. Те трябва да се съдържат във всяко писмо, договор, платежно нареждане и друг документ за признаване на неговата валидност. В случай на промяна на такива данни, компанията трябва да изпрати на контрагентите си съответно писмо за промяната на детайлите.
Задължителна информация
Подробности - това са данните, които всяка компания получава, когато е регистрирана. Те са посочени в Учредителни документи и са предпоставка за различни видове операции. Тази референтна информация трябва да съдържа всички документи, съставени от тази организация. В случай на корекции, тя трябва незабавно да изпрати на партньорите си писмо за промяната на детайлите.
След регистрация всяко предприятие се назначава:
- данъчен идентификационен номер (TIN);
- регистриран адрес;
- Основен държавен регистрационен номер (OGRN);
- физически адрес (конкретно местоположение);
- пощенски адрес (мястото, където трябва да се получава кореспонденцията);
Освен това той получава специални кодове от Държавната статистическа служба: OKVED, OKATO и OKPO. Също така, всяка компания има банкови данни:
- код на причината за регистрацията му (KPP);
- данни за оторизираната банка, чрез която извършва всички транзакции за сетълмент;
- идентификационен код на банката на платеца (BIC);
- сетълмент и кореспондентски сметки.
Ако поне една от тези данни се промени, компанията трябва незабавно да уведоми своите длъжници и контрагенти. Забавянето може да доведе до доста сериозни последици. Компанията трябва да им изпрати писмо за промяната на детайлите.
Правила за съставяне на документ
Най- бизнес кореспонденция няма дреболии. Особено ако се отнася до такива важни неща като детайли. В живота могат да възникнат различни ситуации: смяна на ръководството, оторизирана банка или един от наличните адреси. Компанията е длъжна да информира тези, с които пряко си сътрудничи, за всеки един от тези случаи. Това се отбелязва дори в Гражданския кодекс на Русия. Писмото за промяната на детайлите трябва да има определен единен стил. Подобен документ по правило представлява изявление в определена последователност от следната информация:
- Името на организацията, към която е насочена.
- Пълно име на главата.
- Нови и стари детайли.
- Причината, която подтикна компанията да направи такива промени.
- Допълнителна информация.
- Дата на съставяне на този документ.
- Подпис на ръководителя на компанията.
Информацията може да бъде изпратена по пощата със задължително предизвестие. Това трябва да се направи предварително, така че данните по време на доставката да не са остарели. В някои случаи се препоръчва да използвате електронни бюлетини или информация за факс.
Промяна на адрес
Някои организации нямат собствени помещения и са принудени да ги дават под наем чрез сключване на съответните споразумения. Но понякога има нужда от промяна на местоположението. В този случай неинформиран клиент може да изпадне в трудна ситуация. За да не се случи това, трябва да напишете писмо за промяна на детайлите на организацията и да го изпратите до всички съществуващи партньори.
Това се отнася предимно за изпълнители и кредитори, тъй като компанията е в определени договорни отношения с тях.Такова писмо обикновено се съставя на бланка. В крайни случаи можете да използвате лист формат А4, като поставите ъглов печат върху него в горната лява част. Първо се прави така наречената шапка. Той се намира в горния десен ъгъл и представлява информация за кого е изпратено това съобщение. Следва името на документа ("Информационно писмо" или "За промяна на детайлите"). След това необходимата информация се поставя в основния текст. Документът завършва с подписа на главата и се удостоверява с кръгъл печат.
Промяна на данните за плащане
Ако дадено предприятие промени банката си или поне една от съществуващите си сметки, тя трябва също да информира всички заинтересовани страни за такива действия. В този случай се прави писмо за промяната на банковите данни под формата на известие. Той може да бъде адресиран до отделен контрагент или може да бъде единичен документ, който ще бъде наречен „Уведомление за промяна в банкови данни“.
Правилата за дизайн остават същите. Вярно е, че е по-добре да съставите текста в тази последователност:
- Причината за извършване на промени, указващи номера, датата и името на документа, въз основа на които се прави това.
- Конкретната дата, от която ще бъдат направени промени.
- Информация за новите подробности.
- Научете повече за следващите стъпки. Тук трябва да се отбележи дали всички сключени по-рано споразумения остават валидни.
Такава информация трябва да бъде докладвана няколко дни преди да се появи. Моля, обърнете внимание, че доставката на такова писмо ще отнеме известно време. Освен това партньорът също ще трябва да направи съответните промени.
