Вероятно всеки поне веднъж е трябвало да се справи с необходимостта да напише бизнес писмо. Когато го съставяте, неволно стигате до извода, че това изобщо не е лесно. Има много правила и правила за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на съставяне на документа, предоставя образци на бизнес писмо, обсъжда техните видове и дизайн.
форма
Готовите формуляри ще дадат солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат необходимата информация за организацията, като например:
- Името.
- Адрес.
- Телефони за връзка
- Сайтът.
- E-mail.
- Logo.
- Други данни за контакт.
Няма строги правила за формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да вложи в тях.
Как да пишете бизнес писма? обучение
Бизнес писмата се пишат и изпълняват по определен начин, при спазване на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта авторът обмисля подробно съдържанието, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбере каква информация адресатът вече знае по темата на писмото, от какво да продължи и какво ще бъде ново в него. Аргументите зависят от целта на автора. Процесът на подготовка на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:
- Проучването на въпроса.
- Писане на проекто писмо.
- Неговото съгласие.
- Подписване.
- Регистрирайте.
- Изпращане до получателя.
Структурата на бизнес писмата
Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситите с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. В обикновено писмо съдържанието ясно и кратко показва информация, която по принцип не изисква отговор от адресата. Комплексът може да се състои от няколко раздела, параграфи и параграфи. Всеки параграф определя един аспект на информацията. Пробите от този тип бизнес писмо обикновено се състоят от уводна, основна и заключителна част.
Записът съдържа основата с позоваване на съответните документи, с фактите и целите на писмото. Той посочва името, автора, датата, номера и заглавието.
По-долу е даден пример за писане на бизнес писмо - уводна част.
Основната част описва ситуации, събития, предоставя техния анализ и доказателства. Именно в тази част те са убедени, че е необходимо да се действа по един или друг начин, те доказват как стоят нещата и информират за необходимостта от участие във всяко събитие, давайки различни аргументи.
Изводът съдържа заключения, които се правят под формата на предложения, молби, напомняния, откази и т.н.
Пример за писане на бизнес писмо - последната му част - е представен по-долу. Той обобщава изискването, изложено в основната.
Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема.
Всяка буква започва с централно изравнено съобщение. Тази малка част е изключително важна. При избора си авторът трябва да вземе предвид:
- Позиция на местоназначение
- Естеството на връзката.
- Официално.
- Етикет.
Писмото трябва да съдържа любезна форма. Например: „... изразявам надежда за по-нататък сътрудничество (благодаря за покана) ... ". След тези фрази трябва да е подписът на автора.
стил
Всички писма трябва да са във формален бизнес стил, което означава използването на речеви инструменти за официални бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:
- Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на ръководителите и служителите на които се пишат писма.
- Отношенията в организациите са строго регламентирани по своя характер.
- Предмет на комуникация са дейностите на компанията.
- Документите с управленски характер обикновено имат конкретен адресат.
- Често в процеса на дейностите на организацията се случват едни и същи ситуации.
В тази връзка информацията, посочена в бизнес писмото, трябва да бъде:
- Официален, безличен, подчертаващ разстоянието между участниците в общуването.
- Адрес, предназначен за конкретен адресат.
- Действително към момента на писане на писмото.
- Автентични и безпристрастни.
- Аргументи за стимулиране на получателя да предприеме някакви действия.
- Пълна за вземане на решения.
изисквания
Служебното писмо трябва да отговаря на следните изисквания:
- Речта е стандартизирана на всички нива - лексикално, морфологично и синтактично. Той съдържа много обороти, термини и формули.
- Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използването на емоционални и експресивни езикови изрази.
- Точност и яснота на текста, без логически грешки, яснота и обмислена формулировка.
- Кратност и краткост - без използването на изрази, които носят допълнително значение.
- Използването на езикови формули, образувани в резултат на многократни ситуации.
- Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални понятия.
- Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (тоест сложни съкратени думи, образувани от премахването на букви от части на думите: LLC, GOST и така нататък) и графични (тоест обозначаването на думи в съкратена форма: gr-n, влак и други).
- Използването на дизайни в генитивните и инструментални случаи.
- Фрази с глаголни съществителни („предоставя подкрепа“, вместо „подкрепа“).
- Използвайте прости общи изречения.
Горните образци на бизнес писма са показани по-долу в пълната версия (с основната част). Информацията отговаря на всички изисквания на официален бизнес стил.
Видове бизнес писма
Най-добре е да напишете бизнес писмо по всеки конкретен въпрос. Ако е необходимо да се разрешат няколко проблема наведнъж, се препоръчва да се съставят няколко различни опции.
Бизнес писма могат да бъдат по своето съдържание:
- Съпътстващи. Такива писма обикновено са необходими, за да съобщят къде да изпращат документи.
(Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да съставят този тип документи.)
- Гаранция. Те са написани с цел потвърждаване на някакви обещания или условия. Може да се гарантира, например, плащане за работа, наем, време за доставка и други.
- Благодаря ви. Започнаха да се използват особено често напоследък. Такива писма демонстрират добър тон за партньорства. Те могат да бъдат издадени на обикновен формуляр или на цветна хартия с красив принт.
(Как да напиша бизнес писмо? Образец на благодарствена бележка се съставя в свободна форма в зависимост от задачите, които решава. В този случай писмото изразява същността си в най-кратката форма. Такава проба, направена на цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в стаята компании на почетно място.)
- Информация.
- Поучителен.
- Поздрав.
- Реклама.
Има и писма:
- Предложения за сътрудничество. Напоследък широко разпространени, изпратени до организации, често имат рекламен характер, например като този модел. Доста е трудно да пишете търговски писма, трябва да вземете под внимание много нюанси, за да бъдете забелязани и още повече заинтересовани. Но ако се състави според извадката по-долу, тя има всички шансове за успех.
- Покани. Те се изпращат, предлагайки да участват в различни събития. Обикновено те са адресирани до водача или офицера, но могат да бъдат адресирани до целия екип.
- Исканията.
- Известие.
- Искания и много други.
Как да напиша отговор на писмо. пример
Отговорът трябва да започне с повторение на заявката в първото писмо. Тогава се дават резултатите от неговото разглеждане и се изразява одобрение или се изразява мотив за отказ. Писмото за бизнес отговор може да съдържа алтернативно решение на очакваната информация. Обикновено той отговаря на следните принципи:
- Наличието на връзка към първата буква и нейното съдържание.
- Същият език означава.
- Сравними обеми и аспекти на съдържанието.
- Спазване на определена последователност.
регистрация
В допълнение към използването на фирмени бланки с бланки, трябва да вземете предвид и други тънкости в техния дизайн. Това са подробности, правила за съкращения, правопис на адреса, заглавие, дължина на текста, ширина на полетата и други.
Пробите от бизнес писмо помагат за съставянето му, като се вземат предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи чиновници, така и от опитни работници. Благодарение на моделите те се научават да пишат правилно букви и спестяват много време.
