Дейностите на държавните и търговските организации се формализират в съответствие с приложимото законодателство. В масата на работния процес днес ние се интересуваме от строги отчетни документи, а именно фактури. Това са важни документи, които съдържат пълна, изчерпателна информация за изпращача, изпращача и получателя. Има различни фактури и всички имат функции за съставяне. Ще говорим за тях.
За какво са фактури?
Наличието на фактура е предпоставка за превоз на стоки, независимо от това какъв вид транспорт използваме. Документът има за цел да отрази информация за изпращача и получателя, както и да опрости разрешаването на различни спорни въпроси.
Разнообразие от фактури
Фактура е документ, чийто формат е установен със закон и не подлежи на промяна. Има обаче няколко вида фактури за различни видове товари и различен транспорт. Самият документ има различни нюанси на съставяне и включва няколко раздела. Най-информативната е таблицата, съдържаща информация за самия продукт.
товарителница
За извършване на операциите по издаване и получаване на инвентарни вещи се използва товарителница, която отразява следните позиции: име на организацията, издала документа, номер, дата, фамилия и длъжности на служителите, издали и получили стоките, техните подписи, име на стоките, единична цена на стоките и общо количество, клас, количество и други характеристики. При изготвяне на финансови отчети всички фактури се вземат предвид и трябва да бъдат отразени в документите. Кога все още се изисква проследяване на фактури?
Кой проследява?
Накладът представлява интерес и за контролните органи, например за данъчната служба, която извършва задължителен одит. В този случай неправилно изпълнена фактура може да има далечни, но тъжни последици. Също така наличието на товарителница може да се провери по време на транспортирането на стоки, например инспекторите на пътната полиция задължително ще извършат проверка на камиони по маршрута и съответно трябва да покажат товарителница за превозваните стоки. Естествено информацията, която е отразена в документа, трябва да съответства на това, което е в камиона. Подобна е ситуацията и с транспорта с други транспортни средства. Без фактура стоките просто няма да бъдат натоварени в транспорт. Има доста голям брой разновидности на такива документи. Всеки тип товарителница има свои собствени характеристики в подготовката, съветваме ви да се запознаете предварително с тях. Например, има специални видове фактури, използвани при превоз на животински продукти.
Други видове фактури
Както разбрахме, товарителницата е задължителен документ по време на транспортиране. В допълнение към стоката се прилагат и други разновидности на този документ. При продажбата се използва фактура, когато стоките се продават без транспорт или доставка. Следващият вид е документът, който компанията изготвя при пристигането на различни активи в баланса.
Специален тип е връщащата фактура. Той е съставен в ситуация, при която товари е бил повреден и има нетърговски вид при пристигането си. Обратна бележка се съставя по почти същия начин като товарителницата, с едно изключение. Всички нюанси трябва да бъдат обмислени предварително, като се избягват грешки в подготовката. В случай на инвентаризация съставете фактура за преброяване.Тя включва информация за всички действия, извършени в процеса на преброяване. Освен това има такъв тип документ като фактура за отхвърляне на брака, която се съставя при получаване на дефектния продукт, ако използването му е невъзможно. Номерът на фактурата е много важна отличителна черта.
Брачната фактура потвърждава факта на щетите, избягва спорни проблеми с доставчиците. В допълнение, тя е основа за отписване на активи. Основният документ, регламентиращ взаимоотношенията по време на превоз на стоки между всички заинтересовани страни (подател, получател, превозвач), е товарителницата. Трябва да се отбележи, че този документ се използва само в случай на превоз по суша или речен транспорт. При доставката се издава товарителница. Товарът по номер на фактура е лесен за проследяване.
Транспортният документ се съставя от изпращача с името на конкретния получател при използване на всякакъв вид транспорт за регистрация и сертифициране на договора за превоз на стоки. За точността и коректността на информацията, посочена във фактурата, отговаря изпращачът, превозвачът от своя страна има право да провери тази информация. По целия маршрут на стоките той е придружен от товарителница и се издава на получателя на местоназначението със стоките.
Той съдържа всички важни данни, свързани с превозваните стоки (маса, име, час на получаване за транспортиране и време на пристигане на местоназначението и т.н.), необходими за формирането на доказателствената база, ако трябва да удостоверите сключването на договора за превоз и действителното му изпълнение. В случай на рекламации (недостиг, разваляне, повреда, забавяне, забавяне и т.н.) товарителницата се представя по предписания начин. Правното регулиране при използване на железопътния транспорт се формира въз основа на законодателните норми за железопътния транспорт. Международният железопътен транспорт се осъществява въз основа на международни споразумения за превоз на товари, Конвенцията за международен железопътен транспорт (COTIF), изменена през 1980 г., и други документи.
Железопътен транспорт
От момента, в който гарата приема стоките за изпращане, договорът за превоз се счита за сключен. Оригиналната товарителница се взема от изпращача и се изпраща заедно с товара по маршрута. Подателят има дубликат, според който получава стоките на местоназначението. Ако се изгуби дубликат на товарителницата, стоките се издават на местоназначението само след изтичане на нормативния период и публикуване в медиите, че документът е загубен. Цялата горепосочена информация съдържа следните официални документи: обща харта на руските железници, търговска харта и харта на търговските съдебни спорове. Фактурата за стоките също е сетълмент документ, тъй като съответната колона на документа съдържа информация за платените такси за превоз. Проследяването на товарителница е доста прост процес.
За какво е фактура?
Фактурата е съставена в съответствие с приложимото законодателство и ви позволява да решите няколко проблема наведнъж. На първо място, тя документира информацията за освобождаване на стоки от склада. Използването на фактурата опростява поддържането на финансовите отчети. Важно е също, че това е документ за строго отчитане, с който можете да проверите точността на информацията, предоставена на данъка. Е, последният елемент в този списък (по ред, но не по значение) е възможността за използване в съда.
Уреждане на спорни въпроси
Последната точка за организациите може да бъде от първостепенно значение. Наличието на такъв документ ви позволява да решавате повечето спорни въпроси, без да изправяте делото в съда.Например проследяването на товара по номер на товарителница може да се наложи, ако товарът се загуби.
Ако процесът все още се проведе, тогава накладният лист ви позволява да докажете истината и да обосновате твърдението. Въпреки изобилното количество информация и безспорното значение на товарителницата, попълването й не изисква специализирани познания и това обяснява широкото разпространение на този документ.
Обикновено във всяка организация има шаблонни документи на стоки и други товарителници, които съдържат непроменена информация, като например подробности. Ако фирмата има клиенти, работата с които се извършва постоянно, тогава се разработва шаблон специално за всеки от тях. В този случай издаването на съответните документи е още по-опростено.
Грешки във фактурата
Въпреки това, поради банална безразборност или просто бързане в такъв прост процес, често възникват грешки. Това е неприемливо, не трябва да има грешки във фактурата, дори и незначителни. Това е строг докладващ документ. Ако грешката е била открита след изпращането на стоките на купувача, се формира нов документ и след това се подписва. Тези строги изисквания осигуряват защита срещу измамни транзакции.
Каква е тази фактура? Ние отговорихме на този въпрос.