Историята на развитието на такава категория като одит се разглежда от много автори по различен начин. Съответното определение в превод от латински се тълкува като „изслушване“ и се използва на практика за определяне на проверката. Така че, под одит се разбира одит, извършен от независим експерт, насочен към конкретна дейност или явление. Ето защо те разграничават техническите, оперативните, екологичните и логистичните одити, които са разгледани в тази статия. Какво се разбира от представената категория? По какво се различава от другите? Какви видове логистичен одит съществуват? Можете да намерите отговори на тези и други също толкова важни въпроси в процеса на четене на нашата статия.
Концепцията и организацията на одита на логистиката
Днес, наред с концепциите за финансов, счетоводен, технически и други видове одит, важна позиция заема логистичният одит. На първо място, нейното действие е насочено към намаляване на логистичните разходи и повишаване на ефективността на предприятието като цяло.
Логистичният одит трябва да се разбира като цялостен одит на ефективността на логистичните подсистеми. Ролята на логистичния одит при избора на логистична стратегия е да идентифицира „проблемните области“. Така в процеса на процедурата се формира дърво на отношенията между тях, които имат каузален характер. Освен това се прави мащабно икономическо изчисление по отношение на продажбите, оползотворяването на пространството и управлението на запасите. Организацията на логистичния одит и етапите на провеждането са свързани пряко със следните видове проверки:
- Одит на поръчки, тоест логистика.
- Планиране на одит по схемата „продажби - производство - покупки“.
- Одитиране на логистичните разходи за съхранение, опаковане, съхранение и движение на търгуеми продукти.
- Одитно разпределение на продаваемите продукти в съответствие с веригата на доставки.
Резултати от логистичния одит
В допълнение към организационния въпрос, теоретичната основа на системата за логистичен одит включва и резултата от процедурата под формата на доклад, съдържащ следната информация:
- Оценка на действителното състояние във връзка с логистичната система на предприятието.
- Списък на технически, информационни, организационни и технологични препоръки за подобряване на всички логистични подсистеми.
- Оценка на необходимостта от определени промени.
- Предварителна (потенциална) възвръщаемост на инвестицията.
Резултатите, които се обявяват след процедура като одит на логистични системи, обикновено говорят за целесъобразността на определени проекти, свързани със следните точки:
- Разработване на стратегия по отношение на логистичния компонент на структурата.
- Реинженеринг (проектиране) на система или подсистема на логистика. Ярък пример за последното е проектирането на складов комплекс.
- Формиране на система, свързана с регулирането на логистичните бизнес процеси.
Логистичен одит и неговият основен принцип
Основен принцип на логистичния одит е развиващото се движение от общо към конкретно. С други думи, процедурата започва с проверка на целите на глобалната структура и завършва с причините за пропуснатите възможности, ниската производителност и ниската ефективност.След като разработи общи въпроси, логистичният одит на предприятието включва подробно проучване на логистичните функционални области във фирмата.
Така в съответствие с горния принцип се изучават настоящите стратегии на предприятието, които могат да повлияят изцяло на организацията по отношение на движението на потоци от материално естество. За това, във всеки случай, е необходим анализ на корпоративната мисия, както и стратегии за производство, маркетинг и поръчки на компанията. Одитът на логистичните системи с последната му стъпка включва формиране на база данни. Така че може да се използва за оценка на дейностите на тези системи в предприятието.
За да се приложи процедурата, разгледана в статията, се създава екип, който включва представители на логистичната служба и други функционални отдели на компанията (счетоводство и финанси, продажби и маркетинг, поръчки и производство, информационно обслужване и т.н.). Важно е да добавим, че например логистичният одит на транспортната система на предприятието се извършва в присъствието на експерти от трети страни. Освен това студентите от специализирани висши учебни заведения често са привлечени да прилагат процедурата. Този ход е несъмнено препоръчителен, защото за начинаещи, по един или друг начин, се нуждаем от практическа основа за постигане на целите, заложени в професионален план.
Етапи на съставяне на клонове на логистичния одит
Съвременните учени разграничават няколко етапа на логистичния одит, сред които са предварителен, основен и съответно окончателен. Като начало би било целесъобразно да се обмисли предварителният етап на одита на логистиката.
И така, през първите два до три дни специалистите изучават функционалните области на производство, доставка, продажба и пускане на пазара на продаваеми продукти. След това през цялата седмица логистичните експерти обработват резултатите от изследванията, както и подготвят списък на логистичните функции, които по един или друг начин подлежат на задълбочена проверка. Последният етап на логистичния одит на този етап съдържа формулировката на въпроси за въпросници и интервюта, както и съставянето на списък с показатели, в съответствие с които ще се извършва оценката на логистичните функции.
Основният етап на одита на логистиката
Като начало трябва да се отбележи, че основният етап на такава мащабна процедура е класифициран във вътрешни и външни одити. Тази глава разглежда одита на логистичните разходи, като използва примера на индустриалното предприятие и неговия основен етап. Отправната точка на вътрешния одит се счита за интервю с ръководителя на предприятието. След това се извършва логистичен одит в съответствие със следните области:
- Първото направление включва проучване на служители на функционални отдели на компанията по въпроси, които по един или друг начин са свързани с логистиката (продажби, складове, транспорт).
- Второто направление включва работа с извадка от документацията на предприятието.
- Третата област е събирането на информация в съответствие с договорите за доставка за статистически анализ на продажбите и покупките на търгуеми продукти.
В процеса на вътрешния логистичен одит се прилага система от показатели, които се класифицират в следните групи:
- Първата група съдържа индикатори за обслужване на външни и вътрешни потребители, както и оценка на качествените характеристики на услугата, която трябва да включва способността за промяна на характеристиките на поръчките в съответствие с исканията на клиентите, времето за изпълнение на поръчките и стабилността спрямо това време.
- Втората група включва показатели, които са пряко свързани с разходите за средства за изпълнение на логистични операции и процедури.В процеса на анализ на разходите оценете съотношението „разходи - ползи“. Това предполага ползите, които клиентите получават от приемането и по-нататъшното прилагане на определени решения във фирмата.
- Третата група има няколко показателя за използването на собствен автопарк превозни средства (подвижен състав) или складове, сред които коефициентът на приложение на товароносимостта на превозното средство, коефициентът на приложение на обема на складиране и т.н.
Външен одит
Както се оказа, основният етап от разглежданата в статията процедура съдържа такива видове логистичен одит като вътрешен и външен. В тази глава е препоръчително да се запознаете с последната. Важно е да се отбележи, че има смисъл да се постави началната точка за външен одит, само когато процедурата за вътрешен одит е гарантирано приключена. Така че на този етап се провежда проучването на очакванията и изискванията на клиентела, за да се определи оптималното представяне на предприятието; отчитане на техниките, използвани от конкурентите; оценка на нивото на материалния поток за обслужване на клиенти и т.н.
Трябва да се отбележи, че външен логистичен одит се провежда под формата на изпращане на специално подготвени въпросници или избирателни интервюта директно с представители на обслужваните компании, както и купувачи от различни места в географския план или с различен обем на покупките. Важно е да се допълни, че стандартните въпросници се променят напълно за всяка проверена структура. Освен това, като правило, интервюирани са не само ръководителите на компанията или отделните й подразделения, но и конкретни служители в съответствие с тяхната област на дейност.
По този начин, според резултатите от външния одит, е възможно да се формулират конкретни препоръки за структурата и да се посочат онези промени, които трябва да бъдат приложени в сегашната логистична система към момента на одита.
Заключителен етап
След приключване на основния етап на логистичния одит е необходимо да се подготвят следните аналитични доклади:
- Първият доклад, разработен в съответствие с анализа на списъка с акции, съдържа информация за асортимента на суровините и продаваемите продукти, запасите по групи, категории или позиции, прогнози за оборота на артикули според списъка с акции.
- Вторият доклад съдържа анализ на паричните потоци в компанията, а също и извън нея. Например, подробно описание на движението на паричния поток през склада като цяло и обема на паричните потоци в съответствие с всяка логистична операция поотделно. Важно е да се отбележи, че на сегментите на линията между зоните за съхранение също е важно да се посочи размера на паричния поток. Получените резултати се използват за определяне на броя на хамалите и превозните средства за вътрешно съхранение.
- Третият доклад е посветен на оборудването на предприятието с ресурси. По този начин съответната информация включва класификацията и характеристиките на подемно-транспортното оборудване. Основната цел на описанието не е нищо повече от оценка на материално-техническата база, свързана с предприятието.
Обобщение на информацията
Както се оказа, логистичният одит се извършва, за да се идентифицират недостатъците в логистичната система на структурата. След идентифициране на „тесните места“ (области с повишен риск), по един или друг начин, логистичните експерти разработват препоръки за отстраняване на идентифицираните проблеми. Разбира се, тези препоръки впоследствие се използват за подобряване на нивото на обслужване на съществуващите клиенти, намиране на нови, както и за подобряване на управлението на паричните потоци.
Пример за одит на логистика
В тази глава би било целесъобразно да се разгледа процедурата за одит на логистиката, като се използва конкретен пример.Одитът на склада не е нищо повече от търсене на методи за подобряване на дейността на склада в рамките на експресното проучване на складовите процеси и ресурси. Горепосоченото събитие може да се проведе еднократно и непрекъснато. Както бе отбелязано по-горе, логистичният одит е насочен главно към идентифициране на недостатъци в организацията на склада, както и в неговата работа. Освен това в този случай е подходящо да се създадат определени предложения за отстраняване на констатираните недостатъци. Конкретна задача на разглежданата в статията процедура често е оправданието, че складът трябва да бъде автоматизиран.
Често логистичният одит се счита за задължителна стъпка, предшестваща внедряването на WMS система. По този начин резултатите от изследванията и съответните препоръки на логистичните експерти ни позволяват да намерим най-оптималните варианти по отношение на съхранението на търговски продукти, както и да оптимизираме изпълнението на складови операции, броя на служителите, товаренето и т.н. С други думи, логистичен одит, по един или друг начин, допринася за реализирането на това, което трябва да се направи в склада, за да се приведе в абсолютен ред преди автоматизация.
Логистичен одит на практика
Логистичният одит на склад включва следните операции:
- Анализ по отношение на инфраструктурата.
- Анализ на техническия процес.
- Анализ на съответните документи.
- Анализ на компютърни и информационни системи.
- Разработване на предложения и препоръки за подобряване на ситуацията.
- Изчисляване по отношение на проучване на възможностите за внедряване на WMS система.
В процеса на провеждане на логистичен одит на склад се използват следните инструменти:
- Интервю на служителите на компанията.
- Надзор на работния процес в склада.
- Анализ на съответната документация, включително инструкции за работа, маршрути, оформления и т.н.
Резултатите от логистичния одит в склада са следните позиции:
- Списък на актуалните проблеми за предприятието.
- Препоръки за решаване на съществуващи проблеми.
- Обосновка на необходимостта от въвеждане на автоматизирана система.