Кой е административният персонал на компанията?

Днес трудовата дейност в административното обслужване на структурата често се възприема като начален етап от кариерата или като работа за студенти от първи курс, което по правило не изисква сериозна подготовка. Какво се разбира под понятието административен персонал? Кой е свързан към съответната категория? Защо? Отговори на тези и други също толкова важни въпроси можете да намерите в процеса на четене на тази статия.

Общи характеристики

Въпреки факта, че административен персонал често означава само началото на растежа, много хора изграждат успешна кариера и получават професионално признание в тази област. Такива служители няма да наричат ​​тази работа, която не изисква подходяща квалификация и изключително лесна. Какви са отговорностите, които услугата обикновено изпълнява? Административен персонал изпълнява редица задачи, свързани с организацията на основни бизнес процеси. Сред тях са следните елементи:

• Водене на записи.
• Контрол по отношение на изпълнението на заповеди и заповеди на ръководителя за различни отдели и подразделения.
• Административен персонал ангажирани с предоставяне на социални, битови, икономически и материално-технически услуги на структурата.
• Организиране и последващ ремонт в офиса, ако е необходимо.
• Организация на преместване.
• Административен персонал е служители, които са длъжни да взаимодействат с оперативните услуги.
• Взаимодействие с хазяите.
• Организиране и последващо провеждане на корпоративни събития. Важно е да добавим, че в този случай административен персонал предоставя само допълнителна помощ.

Важно е да се отбележи, че този списък може да бъде конкретизиран и допълнен в зависимост от нуждите и задачите на компанията.

Практическият аспект на въпроса

Както се оказа, административен персонал е служители, чиято област на дейност включва изпълнението на управленски функции или изпълнението на работа, свързана с организационните управленски въпроси в техническо отношение.

Така че в правителствените организации кадровият отдел, който управлява персонал и подбира персонал, често е включен в административния отдел, отдела за бизнес администрация и т.н. Подобна практика обаче по отношение на мащабните организации на частната собственост не е широко разпространена - тук управителният отдел е независима структура, разбира се, ръководена от ръководителя. Важно е да се отбележи, че в административен персонал често не се включват личните асистенти и ръководителите на отдели. Така че те се отнасят по правило към персонала на дадена структурна единица и са подчинени на съответния ръководител. Задачите им се свеждат директно до решаване на проблемите на това звено. Характеризирайки същото група от административни служители колегите решават проблемите на цялата организация.

Трябва да се отбележи, че броят на административните служители на компанията зависи главно от вътрешната й структура, размер и област на дейност. Например много държавни асоциации, управляващи компании на големи предприятия или големи стопанства отделят административния персонал в независим отдел. По правило се нарича административен отдел или общ отдел.Отделът е сложна организация, ръководител на която организира управление на персонала и докладва на ръководителя на компанията.

Държавни институции

Административният отдел на държавна институция може да включва следните отдели на независим вид дейност:

• Поддръжка за документация.
• Протокол-организационна.
• Отдел за контрол.
• Поддръжка на домакинствата.
• Обществена услуга и т.н.

Важно е да се отбележи, че в големите търговски структури работа. Административен персонал в този случай представлява бизнес отдела. Тя включва офис мениджъри, секретари, обслужващ персонал (шофьори, чистачи, куриери). Ръководителят на съответната категория е изцяло отговорен за работата на отдела.

В компании, които имат сложна структура, която включва няколко офиса, административен и технически персоналкато правило се формира по единна схема. Работата му се контролира от дейността на административния директор. Нейните задачи включват управление и координация на дейностите на административната структура като цяло. Административният директор е подчинен на ръководителите на административните отдели, както и на ръководителите на офиси на структурните звена и независимите служби.

Малки компании

Административен персонал в малките компании с търговски цели, като правило, се състои от един служител. Позицията му е посочена като офис ръководител или секретар. Ако това отсъства, определени административни функции (например организация на документи, управление на документи или поръчка на офиса) се възлагат на определен млад служител като допълнителна тежест.

традиционно, административен персонал включва секретар, помощник отдел, личен асистент на началника, началник на административния отдел. Освен това този списък включва офис мениджър и административен директор. Важно е да се отбележи, че това включва редица служители на обслужващия персонал (например, административен и технически персонал за електрическа безопасност). В следващите глави ще бъде подходящо да се разгледат най-често срещаните административни длъжности.

Офис мениджър

Както се оказа, характеризиращ административен персонал разделени на административна и техническа сфера. Офис мениджърът принадлежи към първата група. По друг начин той се нарича административен мениджър или старши администратор. Мениджърът на офиса се отчита пред набиращия директор или изпълнителен директор. В кръга на подчинените му са само служители, поддържащи функционирането на структурата. Основната цел на старшия администратор е да осигури адекватното функциониране на офиса и неговата безпроблемна работа. Офис мениджър как административен помощен персонал изпълнява следните функции:

• Осигуряване на контрол върху наличността и работата на офис техниката.
• Бюджетни разходи за офис поддръжка.
• Осигуряване на своевременна обработка както на входящата, така и на изпратената кореспонденция, нейната доставка в съответствие с целта.
• Участие в инвентаризацията на комплекси на офис имоти.
• Упражняване на контрол върху сроковете за изпълнение на ценни книжа и тяхното компетентно изпълнение.
• Организация и контрол на работата на подчинените работници, сред които по правило телефонни оператори, секретари, шофьори, чистачи и охранители.
• Контрол и поддръжка на файловата система на компанията.
• Резервация на билети, осигуряване на визова поддръжка и стаи за резервации за служителите на компанията.

Следните изисквания относно опита и квалификацията са от значение за офис мениджъра:

• Подходящо образование (средно специално или висше).
• Желано владеене на един или повече чужди езици.
• Отлични познания в компютърните технологии.
• Познаване на офис технологии.
• Трудов стаж в административната сфера за най-малко една година.
• Общителност, устойчивост на стрес, способности по организационни въпроси.

Ръководител на правен отдел

Ръководителят на този отдел докладва изключително на генералния директор. Подчинените му включват всички служители на правния отдел. Целта на дейността на началника е формирането и по-нататъшното управление на правната служба на дружеството. Въпросният служител изпълнява следните функции:

• Подбор и допълнително обучение на юридическите служители.
• Легализация на организационната структура на предприятието.
• Формиране на стандарти за вътрешна корпорация.
• Създаване на работен поток в съответствие с разработените корпоративни правни стандарти.
• Организиране на юридическо обучение на служителите на компанията.
• Правна експертиза на проекти с различна правна документация, подготовката на която се извършва в предприятието.
• Организация на подготовка на заключения в съответствие с правни въпроси, възникващи в хода на структурата.
• Представителство на интересите на предприятието в съдебните органи, както и в обществени и държавни сдружения при проучване на правни въпроси.
• Мониторинг и предприемане на мерки за възстановяване на дългове в съответствие с предварително сключени споразумения.

Изисквания към специалист по отношение на квалификация и опит:

• Юридическо образование (за предпочитане по-високо).
• Опит в съответната специалност повече от пет години.
• Знания на английски на средно ниво.
• Опит в преговорите и досъдебното уреждане на въпроси.
• Готовност за пътувания и командировки.
• Знания в следните правни области: гражданско, данъчно, административно, корпоративно, арбитражно и други отрасли на правото.

Административен персонал по електрическа безопасност

Електрическият персонал, който извършва работа по електрически инсталации, се класифицира в следните категории:

• Административните и техническите работници са ръководители и специалисти, които изпълняват задълженията, свързани с организацията на експлоатация и поддръжка, монтаж, ремонт и въвеждане в експлоатация във връзка с електрически инсталации.
• Оперативни служители - персонал, който осигурява поддръжка и оперативно управление на електрически инсталации. Това включва проверка, подготовка на работното място, оперативно превключване, допускане и последващ надзор на служителите, изпълнение на работата в съответствие с текущата операция.
• Ремонтен персонал - персонал, който осигурява ремонт и поддръжка, пускане в експлоатация, монтаж и тестване на оборудването.
• Оперативен и ремонтен персонал - ремонтният персонал, който е специално обучен и обучен за обслужване на оперативния фокус в определено количество електрически инсталации, назначени му.

адвокат

Често адвокат се нарича юрисконсулт по различен начин. Той се отчита пред генералния директор или ръководителя на съответния отдел. Подчинените на адвоката са чиновниците на този отдел. Основната цел на неговата дейност е да осигурява подкрепа за работата на правния отдел. Основните задачи на специалиста са следните точки:

• Разработване на правна документация.
• Предоставяне на методически указания за юридическата дейност на компанията.
• Прилагане на мерки за укрепване на финансовата, договорната и трудовата дисциплина.
• Консултация с персонала на структурата по отношение на професионални въпроси, помощ при подготовката на документация и нормативни актове с имотна ориентация.

Юридическият съветник изпълнява следните функции:

• Участие в разработването на правна документация и договори.
• Участие в правни спорове.
• Предоставяне на съвети на служителите и ръководството на компанията в съответствие с правните аспекти.
• Участие в проверката на грамотността на документацията, както и на договори от правна гледна точка.
• Поддържане на файловата система на договорите.
• Предоставяне на помощ на служителите от съответния отдел при разработването на различни видове проекти.

диспечер

Диспечерът се отчита директно на ръководителя на производството, но няма подчинени. Основната цел на неговата работа е оперативното регулиране на производствения процес и други дейности на структурата. Диспечерът изпълнява следните функции:

• Мониторинг на наличността на складови наличности, необходими за непрекъснат процес на производство на фирмени подразделения (компоненти, материали, транспорт, оборудване).
• Организация на оперативен контрол върху производствения процес, доставка на готовия продукт, изпълнение на работа или услуги според графика на производствения процес.
• Водене на диспечерски дневник, формиране на отчетни отчети и друга техническа документация по отношение на производствения процес.

В случая на диспечер са приложими следните изисквания относно квалификацията и опита:

• Наличието на средно професионално образование.
• Знания в областта на планирането на производството в предприятието.
• Устойчивост на стрес, общителност.

Генерален секретар

По друг начин позицията може да бъде посочена като личен асистент или референт на секретар. Служителят се отчита пред директора по човешки ресурси или генералния директор. Няма подчинени на генералния секретар. Основната цел на работата на секретаря-референт е да се осигури висококачествена административна подкрепа на структурата на директора. Личният асистент изпълнява следните задачи:

• Осигуряване на правилен работен процес.
• Организация на деня на директора в работния план.

Помощникът секретар изпълнява главно следните функции:

• Планиране за изпълнителен директор, организиране на бизнес срещи и командировки.
• Редактиране, превод и изпълнение на бизнес писма и документация.
• Предоставяне на контрол върху входящата кореспонденция и телефонни разговори.
• Подготовка и изпълнение на бизнес писма, доклади, друга документация.
• Организация на взаимодействието между директора и другите служители в структурата.
• Контрол на качеството на подготовката, правилно съставяне, последваща координация и одобрение на документация, представена за подпис директно на директора на организацията.
• Организация на работата по приема на генералния директор.
• Изпълнение на индивидуални инструкции на главата.
• Ескорт на главата в командировки.

Действителните изисквания за опит и квалификации в този случай са:

• Наличието на висше образование.
• Знание на чужд (за предпочитане английски) език.
• Отлично използване на компютър.
• Висок стандарт по отношение на бизнес етикета.
• Най-малко две години трудов стаж.
• Представителен външен вид, общителност.