Чест въпрос: "Трябва ли да поддържам касов апарат?" От 2012 г. до 2014 г. всички индивидуални предприемачи, които извършват касови разплащания, трябваше да имат касов апарат.
На предприемачите беше разрешено да преминат към опростена система от касови апарати. Това значително улесни работния процес за отделни предприемачи, чийто бизнес е ограничен по обхват и се провежда без служители или не се различава в редовността на паричния оборот. Ако изчислението с пари в брой се извършва достатъчно често и се извършва от служител, не пренебрегвайте касовите апарати, тъй като добре установеното отчитане на транзакциите ви позволява да спестите финансовите си ресурси.
В тази статия ще разберем как да поддържаме касов апарат за отделен предприемач.
Парична дисциплина
Първо, нека се опитаме да се справим с терминологията. Какво се разбира под "Касова книга"? Каква е разликата между „Касиер“ и „Касов апарат“. Специален дневник, съдържащ информация за всички парични транзакции, се нарича парична книга. Законът задължава да води книга на всички индивидуални предприемачи, дори на тези, които използват опростена данъчна система (USN). Нарича се KO-4. „Касов апарат“ (KKM, KKT) е инсталирано устройство, за да можете да получавате пари от вашите клиенти. Тези устройства могат да бъдат инсталирани толкова, колкото са ви необходими, но за всяко от тях трябва да съставите индивидуални отчети. Данъкът може да поиска дали IP поддържа касов апарат?
„Касата“ на организацията е съвкупната общност на всички парични транзакции (издаване, съхранение, получаване). Тя включва цялата сума на получените приходи, включително касовите апарати. От него те извършват всички парични разходи, необходими за осъществяването на организацията. Предайте пари на колекционерите за последващо прехвърляне в банката. Касата може да бъде отделна стая, сейф в стаята или дори чекмедже за работния плот. Целият списък с операции с касови апарати е придружен от изпълнение на касови документи, което точно това означават, когато говорят за спазване на касовата дисциплина. Това се отнася до набора от правила, необходими за изпълнение на операции, които съпътстват получаването, издаването и запазването на пари в брой. И така, как да поддържаме касов апарат за предприемачи?
Какво е парична дисциплина?
Първо, това се отнася до изпълнението на документи в касата, които отразяват движението на парите. Разбира се, важно е също да се съобразите с лимита на касата (максимално възможното количество пари, което е разрешено за съхранение в края на деня). Следвайте правилата за издаване на пари под доклада. В допълнение, ограничаването на селища, направени с парични средства между участници в предприемаческа дейност съгласно едно споразумение със сума, която не надвишава 100 хиляди рубли.
Касово бюро
Важно е да разберете как да поддържате касов апарат.
Задължението за спазване на паричната дисциплина не зависи от наличието на касов апарат или от коя данъчна система сте избрали. Не можете да използвате касовия апарат при изчисленията, изписвайки разписки за продажби, но трябва стриктно да се спазват правилата на касовата дисциплина. Всъщност редът тук е такъв - има движение на пари, което означава, че паричната дисциплина трябва да бъде на върха. От средата на 2014 г. до днес съществува процедура, при която управлението на касовите апарати се нарича опростено. В най-голяма степен тези промени засягат отделните предприемачи и техните служители.Сега индивидуалният предприемач може да не поддържа касовия апарат наравно с LLC и в допълнение, може да не съставя документи в касата (PKO, RKO, касова книга).
Предприемачите трябва само да потвърдят изплащането на заплатите, като използват ведомост и ведомост. Също така, според опростяването, индивидуалните предприемачи и малките предприятия (броят на заетите лица не надвишава сто души, а приходите са по-малко от 800 милиона рубли годишно), не е необходимо да се определя лимит на паричните средства. Всички правила за управление на пари са установени от инструкциите на Банката на Руската федерация (Наредба № 3210-U от 11 март 2014 г. и № 3073-U от 7 октомври 2013 г.).
Как да запазите касата и документите на нея?
Документи в касата
Целият набор от операции в касата се извършва от оторизиран служител (обикновено касиер), а в негово отсъствие тези функции се изпълняват от ръководителя. Ако има няколко касиера, тогава се назначава старши касиер. Документите в касата се формират от главния счетоводител или друго назначено длъжностно лице, с което е сключен счетоводен договор. Паричните операции се изпълняват със следните документи: касово нареждане, което се попълва при всяко получаване на пари. Ако парите се съставят с касов апарат или с помощта на БСО, не е забранено да се изготви касова бележка за общата сума на приетите пари за смяна. Когато се издават пари от касата, те изготвят тази процедура, като изписват разходно нареждане. Когато касиерът получи заповед (например от служител, който ще купува хартия), той трябва да се увери, че в заповедта за сметката има виза за главния счетоводител или мениджър, както и да провери самоличността на служителя.
Данните за всички постъпления и разходни нареждания се записват в касовата книга (под формата на KO-4). В края на работния ден данните в касовата книга се съгласуват с данните на издадените нареждания и се определя размера на паричното салдо в касата. Това е задължение на касата. Той трябва да знае как да поддържа касата правилно.
Ако през работния ден не е имало касови транзакции, тогава няма вписвания в касовата книга. Книгата за счетоводство (под формата на КО-5) се попълва само в случаите, когато в организацията не работи един касиер, а няколко. Вписванията в книгата се извършват по време на работа в момента, в който паричните средства се прехвърлят от старшия в касата, което се потвърждава от подписа им. За издаване на заплати, стипендии и други плащания се съставят справки за ведомости и заплати. Попълването на касови документи е възможно в документална форма или в електронен вид. Документите на хартия се изпълняват на ръка или на компютър и се подписват с лични подписи. Документ в електронна форма, съставен с помощта на компютър, трябва да осигурява защита срещу неоторизиран достъп, в допълнение, те са подписани с електронен подпис. Трябва да се напомни, че такива видове счетоводни документи като: КУДИР, счетоводна книга на БСО, отчети и списания на касиер-операторите не се класифицират като парична дисциплина.
Има ли IP касов апарат? Този въпрос интересува мнозина.
Касова книга
Началото на касовата книга съответства на началото на календарната година. Той се провежда под формата на списание, състоящо се от петдесет (или сто) страници, като се посочва датата на изтичане на срока на годност. В ситуация, в която книгата приключва преди края на календарната година, се отваря друга книга, в която записите продължават да се съхраняват в хронологичен ред. В този случай също се посочват датата на началото на нейното поддържане и крайната дата. Тази организация на справка позволява да се установи последователността на касовите книги. Съгласно предишните инструкции, беше необходимо да се номерират, флаш всички листове и да се постави подписът на отговорното лице и да се подпечата. Индивидуалните предприемачи са длъжни да водят пари в брой, ако имат касов апарат.
Според новите инструкции на централната банка, които са в сила в момента, тези изисквания се анулират. Индивидуален предприемач има право да не определя лимита на паричните средства.Ако предприемачът състави касова книга, тогава при издаване на разписки и разходи той изготвя постъпленията в касата, използвайки една заповед за разписка, издадена за общия размер на документите, съставени за работен ден. В организация воденето на книга е задължение на касата, той също взема пари и прави записи в дневника. В края на работния ден касиерът превежда баланса на паричните средства и всички първични документи на счетоводителя, който подписва този лист в дневника (ръководителят може да направи това при отсъствие на счетоводителя). Индивидуалният предприемач обикновено провежда тази процедура лично.
Допуска се и методът на формиране на парична книга в електронен вид. Има две възможности: касова книга се съставя по електронен път и след това се прехвърля на хартия. Ако използвате втората опция, тогава касовата книга се води изцяло в електронен вид, като се използва електронен цифров подпис. В първия случай тази процедура няма съществени разлики от класическия метод. Как да поддържаме счетоводството на пари в брой? За това по-нататък.
Вторият вариант за регистриране на парична книга включва следните действия:
- За да се защити информацията от касовата книга от достъп на трети страни, се задава парола.
- Уверете се, че използвате резервно устройство или информацията за услугата се съхранява на сървъра.
- Електронният подпис към касовата книга се издава в съответствие със Закон № 63-FZ от 6 април 2011 г.
След като отговорното лице е подписало книгата, не могат да се правят корекции. Ако горните условия са изпълнени, електронната касова книга е еквивалентна на хартиената версия и не изисква печат.
Как да запазите пари в 1C 8.3?
Касова книга може да се поддържа както в компютърна програма. В „1С Счетоводство 8.3“ касовата книга беше внедрена като отчет. Счетоводител или касиер не трябва да правят отделни записи за нея, особено двойни. Достатъчно е да се извърши въвеждането на първични документи за получаване и издаване на пари в брой. На базата на тях автоматично ще се генерира парична книга.
Остатъчен лимит в брой
Ограничението за салдото в касата е максимално допустимата сума пари, съхраняването на която е разрешено в касата на организацията в края на деня. Всички получени парични средства над определен лимит трябва да бъдат преведени в банката. Това правило може да бъде нарушено в дни, когато се изплащат заплати и стипендии, както и в почивните дни (ако се извършват парични транзакции). Процедурата за установяване на паричен лимит трябва да се приема много внимателно. Ако лимитът не е определен, тогава той ще се счита равен на нула, което означава, че всяка сума в касата в края на работния ден се счита за надвишаваща лимита в брой. Как да запазите касовия апарат SP, можете да посочите в данъка.
Наличието на пари в касата над установената сума е грубо нарушение на касовата дисциплина, за което се налага глоба. Паричният лимит се определя от ръководителя по реда на неговия подпис. Поръчка може да определи периода, за който този лимит е валиден или не, в последния случай размерът на лимита ще бъде валиден до издаване на нова поръчка. Припомняме, че от 01. 06. 2014 г. индивидуалните предприемачи и малките предприятия не е необходимо да определят паричен лимит. За да го отмените е достатъчно да отпечатате съответната поръчка. Поръчката се основава на указанията на Банката на Руската федерация от 11.03. 2014 № 3210-U и задължително трябва да съдържа следната дефиниция: „Запазете пари в брой, без да задавате лимит на салдото на касата“.
Трябва ли да поддържам касата на SP?
Теглене на пари за отчет
Отчитането на парите се отнася до сумите, които се дават на отговорните служители за пътни или туристически разходи и худжуда. Издавайте пари за доклада само въз основа на заявлението на служителя. Заявлението трябва да отразява следните данни: размера на сумата, целта на издаването и периода, след който служителят трябва да докладва.Заявлението е написано под всякаква форма и трябва да бъде подписано от ръководителя. Ако служителят е похарчил лични средства, тогава той ще получи обезщетение за това, също при подаване на заявление. По правило парите за отчет не се дават на служители, които не са отчитали предишни аванси. Служител трябва да представи авансов отчет с прикачване на касова бележка или разписка за продажба не по-късно от три дни по-късно. Ако това не бъде направено, тогава средствата, издадени на служителя, няма да бъдат отнесени към разходите.
Как да запазите пари в 1С малко знаят.
Ограничения в брой
Друго важно правило за паричната дисциплина е спазването на лимита за обема на паричните транзакции между участници в предприемаческа дейност (IP и LLC) по едно споразумение в размер на по-малко от 100 хиляди рубли. За селища с физически лица това ограничение не се прилага. Освен това тази разпоредба не е необходимо да се спазва при изплащане на заплати на служителите, социални помощи и отчетни суми (изключението е, когато отчетният служител извърши транзакция от името на пълномощното). Когато извършвате парични разплащания, трябва да обърнете внимание на следния момент: паричните постъпления не могат да се използват за погасяване на заеми, изплащане на дивиденти и изплащане на наем.
Лични нужди
Всичко, което е спечелено от организацията, принадлежи на нея. Във връзка с тази разпоредба, дори ако има само един единствен основател в LLC, тя все още не може да се разпорежда със средствата на LLC по желание. Забранява се основателите да вземат пари от касата в съответствие с личните си нужди. Но отделните предприемачи, за разлика от LLCs, не са ограничени по този начин. Те могат да управляват парите си по всяко време. Сумите, които отделен предприемач има право да изразходва в съответствие с личните си нужди, не са ограничени от закона (единственото изискване е предприемачът да плаща в срок данъци и осигурителни вноски). В тази връзка трябва да се отбележи, че ако отделен предприемач не е издал заповед за анулиране на поддръжката на документацията на касите, тогава при получаване на пари от касата, той трябва да издаде разходно нареждане с бележка, че средствата са издадени за собствени нужди.
Данъчни проверки
До 2012 г. банките бяха наблюдавани за спазване на правилата на касите (как да водят записи, лесно да разбера). Сега тази функция е възложена на служителите на Федералната данъчна служба. Те извършват проверки на място и могат да проверяват например как се записват пари в брой. Или да контролирате процеса на отпечатване на отчети, които съдържат фискална памет CCP и фискални устройства. В допълнение, те могат да изискат всички документи, използвани за обработка на парични транзакции (PKO и RKO, касова книга, отчитане на касов апарат и др.).
Също така данъчните служители внимателно наблюдават издаването на касови постъпления (строги форми за отчитане). За факта, че фирмата или индивидуалният предприемач не спазва правилата на касата и нарушава последователността на работа с пари в брой, е предвидена глоба в член 15.1 от Административния кодекс на Руската федерация: за отделни предприемачи и отговорни служители на организацията - от 4000 до 5000 рубли; за юридически лица - от 40 000 до 50 000 рубли.
Решихме дали ПР трябва да поддържа касата.