Списание за трудови договори: Попълване на проби

Във всяка организация всеки документ трябва да бъде регистриран и вписан в специален журнал. Това важи и за трудовите споразумения. Във всяка компания, която съхранява документи и данни на своите служители, се изисква регистър на трудовите договори, извадка от който ще бъде допълнително анализиран.

Имам ли нужда от списание

Ръководителите на организации трябва да разберат, че регистърът на трудовите договори и допълнителните споразумения не е загуба на време, а възможност да се застраховате. Първо, това е много удобно. Цялата информация за документите се съдържа на едно място, вместо да съхранявате купчина договори на всички служители на бюрото си. Второ, може да е необходимо списание, ако възникнат конфликти между служителя и работодателя. Трето, благодарение на списанието служител по човешки ресурси може да издаде всякаква информация на служител за кратко време.

В някои организации е обичайно да се водят няколко такива списания: за вечни договори и за спешни такива.

Словото на закона

Между другото, законодателството никъде не посочва, че е необходим регистър на трудовите договори. Но така се случи, че това е дадена офисна работа и нейните общи правила. Според нормите всеки документ трябва да бъде фиксиран. Освен това това списание е включено в списъка на документите за управление. А отсъствието му в организацията може да доведе до проблеми с контролните органи.

Опитните служители на кадровия отдел твърдят, че наличието на регистър на трудовите договори, извадка от които ще бъде представен по-късно, значително улеснява работните дни и ви позволява да организирате данни за служителите и да съхранявате данни за тях.

Попълване

Не е регламентирано със закон как точно трябва да изглежда счетоводен журнал. В повечето случаи формата на регистъра на трудовите договори е редовна тетрадка. Основното е, че капакът е плътен за по-голяма експлоатация.

Заглавната страница на списанието трябва да посочва името на организацията, името на списанието, началото на неговото поддържане. Следващи на първия лист са тези, които са отговорни за поддържането на книгата. Ако се приеме, че упълномощените лица могат да се променят, тогава е по-добре да въведете информация за тях по подреден начин:

1. Номер по ред.
2. Данни за служителя.
3. Заглавие на публикацията.
4. Причините, поради които този човек може да направи промени в дневника.
5. Подпис на служителя.

Попълването на регистъра на трудовите договори може да се нарече стандартно. Цялата информация се въвежда в таблица, броят на колоните в която варира в зависимост от желанията на самата организация. Средно може да има до десет колони. Таблицата се попълва, както следва:

1. Серийният номер на регистрацията на документа.
2. Дата на сключване на договора.
3. Номер на договора
4. Данни за служителя.
5. Името на длъжността или специалността.
6. Името на отдела или звеното.
7. Срокът на валидност на договора.
8. Характерът на работата.
9. Наличието на допълнителни споразумения.
10. Специални бележки.

По желание можете да въведете друга колона, където служителят ще подпише до предоставената информация. Освен това подписът ще посочва, че служителят е получил копие от договора.

Тези, които не знаят как изглежда регистърът на трудовите договори, могат да видят примерния документ на снимката по-долу.

Версия на хартия

Въпреки факта, че ерата на компютърните технологии процъфтява днес, почти всички компании поддържат хартиена версия на дневника за регистрация.

Първо, този документ трябва да бъде зашит, номериран и заверен от ръководителя на организацията. Второ, отделът за персонал уверява, че е много по-удобно да се води такъв дневник. И трето, в дневника трябва да има подписи на служители, показващи тяхното съгласие с посочената информация.

Електронна версия

Електронната форма на регистрация на трудови договори има както плюсове, така и минуси. Безспорно електронните документи са много удобни за използване. Купи папки и хартии не претрупват бюрото и рафтовете, защото всичко се съхранява на компютър. Но в електронната версия не можете да получите подписа на служителя в документа и доста често се случва компютърът да се разпадне и цялата информация може просто да изчезне.

Затова много мениджъри на персонал, ако водят електронно списание, то е само като резервна версия на хартиени носители.

Обикновено правят електронна версия във Excel формат. Тази таблица има много функции и е лесна за попълване. Електронният формат на списанието е:

• контрол върху съхранението на информация;
• секретност на информацията;
• моментално формиране на копия на поръчки и сертификати;
• Незабавно търсене на необходимите документи.

Освен това можете отделно да водите дневник на допълнителни. споразумения за трудови договори. Но понякога е неудобно да се търси информация за служител в различни документи. По-добре е тази информация да бъде маркирана като отделна колона в общ документ.

Удобства

Има някои функции, които са най-добре запазени при логване. Това може да включва:

1. Регистърът на споразуменията за трудови договори и самите договори може да се стартира отново всяка година. Това важи особено за големите предприятия, където има много документи.
2. Ако упълномощеното лице е направило грешка при въвеждането на информацията, не се предполага глоби за това.
3. Такъв документ трябва да се съхранява най-малко 75 години.
4. След приключване на бордовия дневник, той трябва да бъде мигащ и номериран. След това поставете печата и го изпратете в архива на документите, където всъщност се съхранява.
5. Ако договорът за срочен договор премине в категорията на неограничения, този факт трябва да бъде записан. След това договорът се пререгистрира или прави съответна бележка в дневника.
6. Водещият трябва да удостовери регистрационния дневник, като постави подписа си на задната корица на тетрадката.

Който води списание

Както вече разбрахме, списанието за счетоводно сключване на договор е документ, който потвърждава наличието на важни документи в дадена организация.

Според правилата такива документи се попълват и поддържат от упълномощени лица. В основата си това са HR служители или HR мениджъри. Те са отговорни за различни проверки, тоест пълното предоставяне на информация за служителите.

Същите служители носят отговорност и за оригиналите на всички договори и допълнителни споразумения към тях. Стартирайте тези документи според поръчката на работодателя.

Поръчката определя:

• вид дърводобив (хартиен или електронен);
• служител, отговарящ за сеч;
• форма за регистрационен журнал.

По-рано беше представен регистър на трудовите договори (примерен документ). Сега можете да видите на снимката по-долу как изглежда дневника за регистриране на допълнителни споразумения към договорите.

промени

По-рано беше казано, че с малък надзор служителят не носи специална отговорност или наказания. Но все пак трябва да попълните внимателно дневника.

Категорично е забранено да се правят промени, независимо от вида на документа. Ако упълномощен служител направи сериозна грешка, дневникът трябва да бъде затворен. Това означава, че на последната страница на книгата е посочена причината за нейното приключване. Освен това проблемът трябва да бъде докладван на ръководителя на компанията. За да започнете нов счетоводен журнал, трябва да издадете поръчка.

Що се отнася до допълнителните промени, свързани с конкретен служител, те включват:

• освобождаване от длъжност;
• промяна в условията на труд;
• прехвърляне на служител в друг отдел, поделение или промяна на длъжността на служителя.

За такава информация се създава или отделна книга за допълнителни споразумения, или отделна колона в дневника за регистрация на договори.

Важно е да запомните, че такова списание е важно преди всичко за служител, който поддържа информация за служителите.

Благодарение на този документ можете лесно да намерите информация в онези списания, които отдавна са прехвърлени в архива. И също така списанието се счита за законно потвърждение за съществуването на всички онези трудови договори, които се сключват със служители, които извършват дейността си в предприятието.