Днес бизнесът се развива по-бързо. Времето определя парите и обратно. Колкото по-мобилни са служителите на компанията, толкова по-силна е пазарната й позиция. Следователно автомобилът се е превърнал не само в транспортно средство, но и в начин за печалба и постигане на успех.
Понастоящем използването на личен автомобил за служебни цели се използва в много предприятия, където персоналът има работа с пътнически характер. Мениджърите използват и частни превозни средства за разрешаване на различни проблеми на пътя на пътя.
Начини за регистриране на отношенията със служителя относно използването на транспорт
Тази статия ще разбере как да се документира това. Взаимоотношенията се съставят със служител, който използва автомобила си, за да изпълнява служебните задължения по различни начини.
Първо можете да посочите клаузата за експлоатацията на имущество в трудовия договор и да изплатите обезщетение, както е предвидено в закона.
Второ, можете също така да съставите и подпишете споразумение със служителя (което се нарича гражданско право), в което да посочите наемането на собствен транспорт с предоставянето на помощ за управление и техническа употреба. Същевременно спазването на нормите за използване на личен автомобил за служебни цели.
Предимства и недостатъци на всяка опция
Всяка опция има предимства и недостатъци. Нека ги разгледаме по-подробно.
Разликата с другите средства за придобиване на превозни средства за употреба е, че в този случай автомобилът се управлява както от работници, така и в техните лични дела. Съответно плащанията за използването на автомобил на служител могат да бъдат по-малко от наем, което се подразбира в съответствие с договор за наем на автомобил с водач. Но както показва практиката, експлоатацията на вашия собствен автомобил се определя от обхвата на използването му: обикновено това са командировки, където е по-лесно да стигнете до собствената си кола или това са места, където общественият или друг транспорт не ходи. Различните бизнес срещи често включват използването на автомобил. Къде другаде може да е необходим личен транспорт? Например дейността на служителя включва постоянно движение в града от един клиент на друг. Правенето на това пеша няма да свърши работа, тъй като се отделя много време. За компанията е изгодно да наеме човек с машина. Той ще има време да обиколи клиентите, а компанията ще му компенсира разходите.
Освен това експлоатацията на собствен автомобил в рамките на трудово правоотношение може да се счита за изпълнение от служител на служебните му задължения. И компенсацията за използването на личен автомобил за служебни цели, която се дължи на служител, не трябва да се облага с данък. Но тези компенсации като правило имат свои нюанси в трудовото законодателство. Гражданското право предоставя на страните в отношенията избор. Това ви позволява да разгледате различните опции и суми на плащане, които са свързани с работата на автомобила, така че всички заинтересовани участници да бъдат доволни. Но това предполага, че данъчните мита и вноските ще бъдат извадени от размера на обезщетението.
Лично ползване на служебен автомобил
Няма значение кой метод е избран, компанията е по-добре, ако служителят пътува със собствен транспорт.Компанията няма да има нужда да понася тежестта на големите разходи за покупка или наемане на автомобил, съответно разходите за този период няма да се увеличават. Разходите за поддръжка и използване ще намалеят: отчасти компанията плаща, отчасти служителят (собственик на транспорт), който го използва за собствени нужди. В допълнение към намаляването на отпадъците, компанията намалява разходите за документи и труд за отчитане на използването на автомобила.
Отношенията между служителя и работодателя се регулират от правилата на трудовото законодателство, предвиждащи обезщетения за амортизация на автомобила, неговата амортизация и присвояване, които са свързани със собствения автомобил на служителя, използван за служебни нужди. Затова трябва да се издаде заповед за използване на служебен автомобил за лични цели.
Както вече беше отбелязано, правилата за връщане на разходите на служителя и размера на обезщетението са предвидени от трудовото законодателство, а при липса на такива правила се определят по споразумение на страните по трудовия договор, което се сключва в писмена форма. Тогава пред счетоводителя възниква въпросът: как правилно да се състави акт за експлоатацията на собствен транспорт от служител?
Плащане за използването на личен автомобил за официални цели
Като опция съществуващата нормативна документация за компенсационни плащания за експлоатация на вашия собствен автомобил е взета за основа, например одобрена от правителството на Руската федерация (тя се отнася само за стандартите за плащане, но не и за техния размер):
- Персоналът на органите за вътрешни работи.
- Служители на организации и органи на пенитенциарните системи, федерални противопожарни служби на държавните противопожарни служби, органи за контрол на наркотиците и митнически органи.
- Служител на федералното правителство.
Въпреки факта, че документацията е адресирана към различни подкатегории на лицата, принципите на назначенията и изплащанията на обезщетения са същите:
- Компенсация се изплаща на работници, които имат работа с пътуващ характер.
- Основата на служителя да използва собствената си кола за служебни нужди е редът на управление.
- За служители, които използват лични превозни средства за служебни нужди чрез пълномощник на собственика си, компенсационните плащания се начисляват по същия начин.
- За да изплати обезщетение за използването на личен автомобил за служебни цели, служителят трябва да подаде заявление, в което посочва кои трудови задължения са изпълнени и за колко време се използва собственият им автомобил.
Ако всичко е правилно формализирано, тогава няма да има проблеми с получаването на компенсационно плащане. Нека да видим какъв пакет документи служителят трябва да събере.
Документи, предоставени от служителите
С изявление служителят предоставя друга необходима документация:
- Копие от удостоверението за регистрация на личен автомобил или паспорт за превозно средство (PTS), пълномощно, което предоставя правото на управление на автомобил.
- Тежестта, необходимите подробности и графикът за въвеждане са приети от органите, които прилагат държавната политика и регулаторната регулация в областта на транспорта.
- Документация, потвърждаваща загубата от използване на собствен автомобил за официални нужди (проверки на гориво, сертификати за поддръжка).
Счетоводителят трябва да попълни и товарителница, тъй като това е основният документ, потвърждаващ използването на личен транспорт от служител за официални цели. Формата на този лист е одобрена с Резолюцията на Държавния комитет за статистика на Руската федерация. Други организации могат да използват товарителница на формуляра си или друг документ, който ще потвърди цената на горими материали. Всички подробности, предписани от закона, трябва да бъдат посочени:
- име на документа;
- дата на издаване;
- организация на документа;
- бизнес операция и нейното съдържание;
- мерни единици;
- длъжности на отговорни лица;
- подписи на посочените лица.
Освен това трябва да посочите конкретното местоположение на превозното средство. В противен случай може да е трудно да изплатите обезщетение. Когато се прилага еднаква форма, има по-малко конфликти.
Цялата предоставена документация трябва да потвърждава работата за нуждите на предприятието, а не за нуждите на служителя. Но трябва да се има предвид, че решението за заплащане на използването на личен автомобил за служебни цели се взема от ръководителя в определен период от време, като се взема предвид:
- Необходимостта от експлоатация на автомобила за изпълнение на трудовите задължения, които са свързани с чести командировки.
- Време за работа на превозното средство за официални нужди.
- Размерът на средствата, които са отпуснати на компанията за работата.
Възстановяване на разходите на предприятието
Използването на личен автомобил за бизнес цели носи различни разходи, но не всички от тях ще бъдат възстановени от предприятието. Според практиката да използваме собствен транспорт, присвояването между служителя и предприятието трябва да се разпредели по следния начин: служителят трябва да върне присвояването за закупуване на гориво и смазочни материали при факта, потвърден от документацията (чекове, квитанции и др.). Обезщетението се изплаща отделно с възстановяването на изброените присвояване.
Компенсация не се изплаща на служител в следните ситуации:
- по време на ваканция;
- по време на командировка;
- по време на временна неработоспособност, което се потвърждава от отпуск по болест;
- в други случаи, когато автомобилът не работи.
Когато управлявате собственото си превозно средство (след попълване на съгласието да използвате личния си автомобил за официални цели според модела), служителят няма да получи отделно плащане за съдействие при неговото управление и поддръжка. Самата експлоатация на собственото им превозно средство се осъществява в рамките на трудовите задължения, за които служителят има право на възнаграждение, което е заплатата. Изчисляването на компенсационни плащания за използването на автомобил е аналогично на наемното плащане, което включва амортизация на превозно средство.
Когато договор за наем на превозно средство предвижда наем, той подлежи на облагане с данък върху доходите на физическите лица. Данъкът върху доходите на физическите лица не се начислява само върху компенсация за експлоатацията на личния автомобил на служителя и разходите, които е направил. Това ще бъде описано по-подробно по-долу.
Отразяване на разходите в счетоводството
Отчитане на компенсационни плащания за експлоатация на собствено превозно средство за служебни нужди и връщане на присвояване, свързани с използването на лично превозно средство, се водят в сметка 302 12 „Други плащания“.
В счетоводството предприятията посочват само две публикации, когато използват личен автомобил за служебни цели:
- Кредитиране на размера на обезщетението и възстановяване на разходите по този факт.
- Изплащане на обезщетение на служителя в предписаната сума.
В счетоводния отдел на бюджетно или автономно предприятие за физическо възпитание и спорт се правят такива записи на отчитане на съдържанието на операцията:
- Отразяване на разходите за изплащане на обезщетение.
- Изпълнението на въпроса за обезщетението от касата на институцията.
- Имаше превод по банкова карта на служител.
Но ако използването на личния автомобил на служителя за служебни цели се извършва по трудов договор, тогава използвайте сметка 302 24 „Наем и сетълменти върху него“. В колона „Кредит“ по тази сметка се посочва кредитирането на наемната такса, а в колона „Дебит“ - прехвърлянето й по сметката на служителя или издаването им от касата на предприятието.
В счетоводния отдел на бюджетно или автономно предприятие за физическо възпитание и спорт се правят такива записи на отчитане на съдържанието на операцията:
- Такса за наем на автомобил
- Наемът се плащаше от касата на институцията.
- Прехвърля се по банкова карта на служител.
Но заслужава да се отбележи, че няма данни за данъчни задължения за опростени транзакции. Трябва да се облагат с данъци и използването на личен автомобил за служебни цели.
В какви ситуации се начислява данък върху доходите на физическите лица?
Сега да поговорим за данъците. Всички печалби, реализирани от физически лица, включително служители на предприятия, се облагат с данък върху личните доходи. Всички видове компенсации, предвидени от трудовото законодателство, са освободени от данъци.
Тоест необлагаемата сума е тази, посочена в договора за използване на личен автомобил за служебни цели. В този случай трябва да има документация, потвърждаваща собствеността на превозното средство, което се използва от данъкоплатеца. Също така с помощта на документи ще е необходимо да се потвърди действителната експлоатация на превозното средство за интересите на предприятието и количеството отпадъци, свързани с него.
Но нито трудовото, нито данъчното законодателство не съдържат:
- Списък с документация, която може да потвърди работата на вашето собствено превозно средство.
- Разпоредби, които забраняват на ръководителя на предприятието да възстановява на служителите за присвояване, настъпили при изпълнение на трудовите задължения.
От това следва, че ръководителят на предприятието сам може да създаде правила за определяне на необлагаемите плащания на компенсации за служители, които използват личен автомобил за служебни цели, като осигуряват собствения си размер.
Ако служителите използват лични автомобили за работа, компенсацията за това не се облага с данък, но при следните условия:
- използването на транспорт и обезщетението се определят писмено (съставя се отделно споразумение или това е предвидено в трудов договор);
- служителите подадоха документи за автомобила (свидетелство за регистрация, заглавие);
- организацията изготвя маршрутни листове.
Застрахователни премии
При изчисляване на застрахователните премии трябва да се помни, че те се начисляват върху плащания и награди, които се начисляват на физическо лице в рамките на трудово правоотношение и гражданскоправен договор. Натрупването на компенсационни плащания за използване на превозното средство за работа в рамките на размера, установен с договора между работодателя и служителя, не е възнаграждение, възнаграждение за изпълнение на трудови или други задължения, материална облага. Съответно такова обезщетение не подлежи на застрахователна премия.
Ако служител на организацията използва служебен автомобил, докато няма товарителници и други подкрепящи документи, тогава такъв индивид ще има икономическа изгода в размер, в който е изчислен. Този вид доход подлежи на облагане с данък върху доходите на физическите лица при използване на служебен автомобил за лични цели.
В допълнение към обясненията на длъжностните лица става ясно, че предоставянето на автомобил от пълномощник няма прехвърляне на собствеността и този автомобил не може да се счита за собственост на попечител. В съответствие с член 185 от Гражданския кодекс на Руската федерация, пълномощното е писмено задание, което се издава от едно лице на друго за представителство пред трета страна.
Изплащането на обезщетение по трудов договор за експлоатация на собствено превозно средство, което се предоставя на служителя за управление чрез пълномощник, също не се облага с данък. Трябва да се помни, че водачът е отговорен за използването на служебния автомобил за лични цели.
Спогодби по договор за наем на автомобил с водач не могат да се приемат като компенсация на служител, на когото е предоставено пълномощно да управлява превозно средство.По този начин предметът на застрахователните премии за извънбюджетни фондове отсъства.
Кога е необходима товарителница?
Много счетоводители задават въпроса: „Необходима ли е товарителница за плащания на обезщетение за експлоатацията на моето собствено превозно средство?“. В същото време всички знаят, че такъв лист ви принуждава да попълните Федералния закон „Хартата за автомобилния транспорт и градския сухопътен електрически транспорт“, който забранява транспортирането на багаж, товари, пътници с обществен транспорт (автобуси, тролейбуси, трамваи), автомобили и камиони без подходяща товарителница транспорт, както за да се използва служебен автомобил за лични цели. Тежестта е включена в списъка на необходимите документи за експлоатация на автомобил, собственост на юридическо лице.
Какво ни казва законът за транспорта? Институциите и предприятията, които използват превозни средства за превоз на пътници и стоки, няма да се справят без товарителница. Ако автомобилът се управлява от лице за собствени нужди, тогава няма нужда да се съставя такъв лист, както се предполага в горните нормативни актове за юридически лица и предприемачи, които използват превозни средства.
Тежест при използване на личен автомобил на служителя
Подобно мнение се формира относно използването от служител на личен автомобил за служебни цели. Но тук необходимостта от неговото изпълнение е продиктувана не от правилата на транспортното законодателство, а от нормите на трудовото и данъчното законодателство, които задължават да потвърдят официалната експлоатация на собственото превозно средство на служителя. За да потвърдим отпадъците от закупуването на горива и смазочни материали за нуждите на общата производствена работа, се нуждаем от правилно подготвена товарителница, която показва действителния разход на гориво. Информация, която не позволява проверка на разходите за горива и смазочни материали като общо производство, може да играе в ръцете на контролерите.
В обобщение следва да се отбележи следното. За да бъдат компенсации плащанията за експлоатация на собственото превозно средство на служителя, е необходимо да се спазва процедурата за използване на личен автомобил за служебни цели:
- Работата на автомобила е свързана с изпълнението на трудовите задължения.
- Компенсационните плащания се извършват въз основа на заповед от работодателя. Размерът на възстановяване на посочените разходи е задължен да отговаря на икономически обосновани разходи.
Ако тези правила не са спазени, струва си да подпишете споразумение или споразумение със служителя за използването на личен автомобил за служебни цели с водача и да вземете предвид всички данъци и такси.