Жизненоважната дейност на нито една организация, компания, предприятие и дори държавата е невъзможна без рационализиран работен процес. Документите, както и необходимостта от тяхното движение, създаване или получаване преди връщане, изтичане или привързване към делото, са влезли здраво в живота на човек от момента на писането му. Съхранени от древни времена, те потвърждават документацията на различни сфери от живота на хората или обществените дела.
История на офисната работа в Русия
Първите документи, които отразяват живота на древната руска държава, са летописите. Те разказаха за споразуменията, сключени между Русия и Византия, отразиха историческите събития. Също така дипломатическите отношения бяха отбелязани в писма. Освен това те говориха и за различни споразумения, главно между търговците. Писмата, в зависимост от целта, могат да бъдат съдебни и ориентировъчни.
Всички документи бяха написани на пергамент, който по онова време се смяташе за много скъп материал. До края на периода на феодална разпокъсаност на Русия беше твърде рано да се говори за концепцията за офисната работа като система.
Историята на офисната работа в руската държава се състои от периоди: предреволюционен, съветски и постсъветски.
предреволюционен
Предреволюционната документация се развива през XVI - началото на XX век. Този етап от своя страна е разделен на няколко периода:
- Редовното чиновническо дело започва да се оформя след формирането на централизирана руска държава. То се провеждало в хижи (подредени, лабиални, земски) чиновници. Самата система се е развила в поръчки - централни институции. Оттук и името на периода. Отличителна черта на административно-чиновническата работа е появата на отделен „персонал” от хора, участвали в подготовката на проекти, проучванията, организирането на съхранението на документи, копирането на чернови.
- Работният процес в колежите се развива след реформата на централната администрация. Колегиите започват да използват регистрационни книги и организирани архиви. Съхраняването на документи по предписания начин е организирано първо точно през периода на работа в офиса на колежа.
- Изпълнителната власт (през XIX - началото на XX в.) Е разработена по време на реформата. Новата административна система се основава на принципите за единство на командването - точното изпълнение на заповедите на изпълнителните директори, както и йерархията - строго разпределение на отговорностите между длъжностни лица от различни длъжности и длъжности.
Съветска духовна работа
Съветската офисна работа започва да се оформя от октомври 1917 г. и продължава до 1991 г. През този период властите се стремят да направят тази система възможно най-рационална. Правени са опити за въвеждане на стандарти в работата с официални документи. Съставен е списък на типични документи за управление в предприятието, който е определил периода на съхранение на такава документация. През седемдесетте години е специално създадена единна държавна система на офис работа, която установява единни форми и методи за работа с документи.
Постсъветското
Офисната работа от постсъветския период се развива от 1991 г. и се развива до наши дни. През 90-те години на ХХ век в Руската федерация започнаха да подобряват законодателната и регулаторната рамка, установяваща изискванията за документация.
Съхранение на документи в предприятието
В процеса на дейност на фирми, институции, предприятия има огромен поток от документи, получават се и се създават документи. Когато изчезне нуждата от тяхното използване в ежедневните дейности за решаване на текущи проблеми и проблеми, възниква необходимост от натрупване и съхраняване на информация. Освен това е изключително важно да се осигури лесен и бърз достъп до необходимите данни по всяко време, дори и след няколко дни, месеци или години след излизането на хартията от тираж. Ако архивите не са добре организирани и сроковете не се спазват, могат да възникнат допълнителни проблеми с намирането на подходящия документ. Бързо търсене и прилагане на документи по предназначение е възможно само при ясно разпределение на тях в групи, сегрегация, например в бизнеса.
Специален систематизиращ справочник, който определя процедурата за разпределение на ценните книжа по делата, е номенклатурата на делата.
Понятията „номенклатура на дела“ и „бизнес“
Номенклатурата на случаите се нарича най-простият класификатор на имена на случаи, който ви позволява бързо да сортирате хартии за бързо търсене, ако е необходимо, като посочва срока на годност в предписаната форма. Такъв класификатор е от голямо значение за организирането на безпроблемната работа на фирма или общинска институция.
Делото е документ, поставен под една корица или комбинация от тях, който се отнася до конкретен въпрос или вид дейност. В случаите е забранено дублирането на чернови на версии на ценни книжа, които се повтарят или са загубили значение, с изтекъл стандартен срок на годност.
Номенклатура на делата - многоцелеви документ, който:
- Той е основата за поставяне на документи в папки, търсене на необходимите документи.
- Показва индексирането на документи и случаи.
- Определя срока на годност на документите.
- Това е един вид наръчник за първия етап на изпит.
- Това е документ, който взема предвид временното (до десет години) съхранение.
- Той е основата за формиране на описи на документи, които ще се съхраняват постоянно и временно.
- Това е място за съхранение на актове за унищожаване на дела на предприятие с изтекъл срок на съхранение (унищожаване на хартия).
Видове артикули в предприятията
Има три вида номенклатури. Стандартната номенклатура е регулаторен документ, установяващ състава на делата, които се образуват в деловодството на организации от същия тип.
Приблизителната номенклатура е от консултативен характер; тя установява определен набор от случаи (с посочване на техните индекси), които са започнати по време на функционирането на организациите, за които се прилага номенклатурата.
Отделна номенклатура на делата на конкретно предприятие се формира от персонала по поддръжка на документи и управление на документи на организацията. В процеса участват ръководителите на структурните подразделения, тъй като те имат представа за планираното развитие на предприятието, което ви позволява ефективно да осигурите видовете ценни книжа, които могат да се появят в организацията в близко бъдеще.
Основни правила за съхраняване на документацията
Огромен брой документи, различни по отношение на представената стойност и значимост, се формират в процеса на всяко предприятие. Видовете ценни книжа, за които трябва да се организира съхраняването на документи в организацията, процедурата и периодите на съхранение се отразяват в различни регулаторни правни актове, които могат да се отнасят както до корпоративното законодателство на отделна организация, така и към законодателството за архивиране и до счетоводните закони. Законите за счетоводството и архивирането са еднакво валидни с разпоредбите, издадени от учредителния съвет или от ръководството на определена организация.
Основният законодателен акт в тази област е законът "За архивното дело в Руската федерация", който влезе в сила от датата на публикуването - 25 октомври 2004 г.Именно този законодателен акт регламентира различни видове отношения в областта на архивното управление в интерес на гражданското население на страната, обществото и държавните органи, както и отношенията в организацията на съхранение на книжа, независимо от формата на собственост на предприятията.
Въз основа на ч. 1 член. 17 от Закон № 125-ФЗ предприемачите, частните и държавните организации са задължени да съхраняват архивни документи през периодите на тяхното съхранение, включително хартия за персонала. В зависимост от статута на търговското предприятие се установява процедурата за изпълнение на задължението за съхраняване на ценни книжа и периода на съхранение на документи в организацията. Търговските институции имат право да прекратят съхранението на документи след изтичане на срока.
Счетоводни документи
Член 17 от Закон № 129-ФЗ установява общите срокове за съхранение на документи, счетоводни документи и счетоводни отчети. Съгласно акта предприятието е длъжно да осигури съхраняването на счетоводни документи най-малко пет календарни години, считано от първия януари на годината, следваща годината, към която е датирана книгата.
За да определите сроковете за конкретни видове документи, трябва да посочите такъв акт като стандартен списък на периодите за съхранение на документи, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. Важното е, че датите, посочени в списъка, започват от датата на окончателната версия на документа или от официалното публикуване на документа, а от първия януари на следващата календарна година. Ако обаче ръководителят на компанията издаде заповед, като вземе предвид спецификата на дейността, тогава срокът на годност на документите може да бъде увеличен в сравнение с периода, който определя списъка.
Данъчни декларации и други документи за изчисляване на данъци
Периодът от време, през който на предприятие или общинска институция се изисква да поддържа отчитане на данъчни облекчения, е установен в параграф 170 от горния списък. И така, периодът на съхранение на документи в организацията, когато става въпрос за данъчни декларации за последната календарна година, е най-малко десетилетие, тримесечните се съхраняват най-малко пет следващи календарни години, месечните периоди трябва да се съхраняват за поне една календарна година - тази информация се посочва в списъка на периодите за съхранение на документи. При липса на отчетност за календарната година, другите видове декларации се съхраняват най-малко десет години. Така че други видове отчитане трябва да бъдат защитени най-малко пет календарни години. Отчетите за календарен месец при липса на тримесечни отчети се съхраняват съгласно същите принципи.
Документите, поради които се изчисляват данъци и такси, не са дефинирани в закона. Въпреки това, алинея от осми параграф на първия член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация посочва, че данъкоплатците трябва да съхраняват документи в продължение на четири години: счетоводни и данъчни записи, всякакви други документи, доказващи печалбата, разходването, плащането и удържането на данъци и други такси. Същото задава списъка с документи, указващи периода на съхранение. Публикувана е на официалните уебсайтове на правителството на Руската федерация и Розархив.
Продължителност на съхранението на документацията в предприятието
Срокът на годност на документите е времевата рамка, определена от законодателството на Руската федерация и стойностите, избрани при проверката, през които те трябва да се съхраняват до унищожаването им.
В резултат на дейностите на предприятия и институции се създават документи с различно значение. Стандартният списък за съхранение на документи позволява унищожаването на документи, които вече са изпълнили задачата. Но има и такива, които не губят значението си от няколко години. И третият тип, той съдържа научно или практически значима информация. Този тип има постоянен срок на годност.
Така че, типичните срокове за съхранение на документи могат да бъдат:
- временни до десет години;
- временно над десет години;
- константа.
В отделите, които се занимават с референтна работа, делата остават за две години, независимо от статута на бизнеса: постоянно и временно (над десет години) съхранение. В архива на организацията те се предават след този период.
Независимо от формата, в която е направена документацията (хартиена или електронна), периодите на съхранение на документите не се променят. Определящата стойност на продължителността на тяхното използване зависи от информацията, съдържаща се в тях. Този въпрос е изследването на стойността.
Разглеждането на стойността на документите е установяването на значимост, от която зависи определянето на периода на тяхното спестяване. Извършва се преглед, за да се определи кои конкретни документи могат най-добре да предоставят на държавата, обществото, науката и хората необходимите данни. За документите, които са избрани за временно съхранение, трябва да определите за колко време в бъдеще може да са ви необходими. Важна задача на проверката на ценните книжа също се счита за определяне на периода на съхранение на документацията.
Така се откроиха следните задачи от проверката на стойността:
- Прехвърляне за постоянно съхраняване в държавните архиви на Руската федерация на документация, която е важна за политиката, икономиката, икономиката, науката, културата на страната, предварителен подбор за това.
- Документите, които запазват практическа стойност, но не представляват научна и историческа стойност, са избрани за временно съхранение.
- Тези, които са загубили своята стойност и нямат научна стойност, се избират за унищожаване.
- Определяне на срокове за съхранение на документи, промяна на тях.
По време на проверката се проверява и качеството на организацията на номенклатурата на досиетата, архивите и установяването на срока на годност на документите.
Начини за организиране на съхранението на ценни книжа в предприятието
С навлизането на електронните технологии няма нужда да се използва цялата сграда за архиви; няколко стаи ще бъдат достатъчни, ако става дума за голяма организация с десетгодишна история. Но във всеки случай е необходимо да се организира съхранението на документи в организацията.
Има няколко опции за това как можете да организирате електронен архив:
- Местен - достъпен начин за съхранение, който се състои в събиране на документи в една папка на компютър или, ако компанията има локална мрежа, създаване на специална папка на мрежата и определяне на права за достъп до нея. Недостатъците на този метод за съхранение са липсата на гаранции за сигурност, необходимостта от независим контрол на времето за съхранение, осигуряване на инструменти за гледане (говорим за програми за гледане на документи, изображения, видеоклипове, чертежи и други документи) и проверка на електронните подписи.
- Специален електронен архив - специализирани системи за електронно управление на документи или електронни архиви. Такива системи за съхранение не повтарят горните недостатъци на местния архив. Тоест, EDMS осигурява преглед, контролира времето за съхранение на ценни книжа, позволява ви да получите информация за електронния подпис. Минус - услугата е платена.
- В облака - обещаващ начин за съхраняване на документи, те могат да се съхраняват директно в онлайн услугата и да не заемат място на компютрите на организацията. Служителите винаги имат възможност да се обърнат към необходимата документация, услугата ще осигури преглед с подходящи инструменти и ще предостави данни на сертификат за сигурност - би имало достъп само до мрежата.
Законодателството не регламентира кой метод на съхранение трябва да се използва. Списъкът на документите с датите посочва само регулаторната времева рамка. Важно е само да се спазват правилата за прехвърляне на документи, правилната форма на изпълнение и удостоверение за подпис.