С ценните книжа трябва да се работи внимателно, тъй като развалянето причинява много неблагоприятни последици. Ще ви отнеме време, за да се възстановите. За да се предотврати това, е необходимо да се гарантира правилното съхранение на документи у дома. Можете да използвате различни методи за това.
Функции за съхранение
Организацията на съхранение на документи у дома има свои собствени характеристики. Трябва да се вземе предвид безопасността. Документите трябва да бъдат скрити от изглед и защитени от повреди. Ако децата живеят в къщата, тогава документите трябва да бъдат поставени така, че да не са достъпни за тях. Можете да изберете сейфове за къщата, както и мецанини, горни рафтове на шкафа.
Моля, обърнете внимание, че работният плот не е безопасно място. Кафето се разваля поради случайно разлято кафе или течение. Но ако те се поставят в кутии с ключ или секретно дъно, тогава това ще предпази от повреда.
Къде да съхранявате документи у дома? Има много опции, но имайте предвид, че мястото трябва да е достъпно за собственика. Често има ситуации, когато трябва спешно да получите документи. В спешен случай всяка секунда се отчита. Сега има функционални интериорни елементи за това, включително специални скривалища. Те са рафтове с чекмеджета, книги, сейфове, контакти, имитации.
Сортиране на документи
Документите могат да бъдат разделени според следните критерии:
- Към апартамента. Там ще се съхраняват квитанции за вода, газ, електричество.
- Съобщение. Този раздел ще съдържа договори и разписки по телефон, телевизия и интернет.
- Заеми. Това включва договори и проверки.
- Социални услуги. Ако се използват услугите на тези организации, документите от тях трябва да се поставят отделно.
- Екземпляра. Препоръчително е да направите копия на документи в размер на 5 бр. още по-добре е да ги сканирате.
- Лични документи. Това включва паспорти, сертификати.
- Medicine. Необходимо е отделно да подреждате документите, свързани със здравето.
- Снимки. Те трябва да бъдат поставени в плик.
- Инструкции и гаранции. Ако е необходимо, винаги можете да намерите подходящата хартия;
- Рядко използвани документи.
Документите в малък формат обикновено са с твърди корици. Ако те често се използват, например, паспорти, сертификати, трябва да ги съхранявате в малка папка с разделители.
Опции за съхранение на документация
Ако има много ценни книжа, възниква въпросът как да съхранявате документи у дома? Идеите могат да бъдат различни, основното е, че всичко се поддържа в ред. В противен случай много време ще бъде отделено за търсене.
За съхранение се използват сейфове, папки, шкафове. Докладите трябва да се поставят в тях според необходимите критерии: цел, дата или вид. Така че ще бъде много по-лесно да намерите необходимата хартия.
папки
Папка за съхранение на документи у дома се счита за отличен избор. На него ще се поберат много файлове с документи. Повечето от тези продукти са във формат А4, така че са чудесни за съхранение на сертификати, сертификати, договори.
За удобство можете да маркирате документи с надписи, например „работа“, „банка“, „жилище“. Така че ще бъде много по-лесно да намерите необходимия документ. Можете да прикачите списък с цялото съдържание към първия файл. Препоръчително е да залепите чекове и разписки на листове А4. По-добре е да фиксирате ъгъл, за да не развалите документа.
портфейл
Документите могат да се съхраняват у дома с помощта на специално портфолио. Обикновено има много клонове. Артикулът може да бъде закупен в магазина за канцеларски материали.Тези устройства се предлагат в различни дизайни, включително класически, както и оригинални. Изборът на правилния ще бъде лесен.
Портфолио за съхранение на документи у дома може да съдържа различни документи. Недостатъкът е невъзможността за обръщане на страници и безплатно гледане. Ето защо, за удобство е желателно да създадете надписи и бележки.
Фотоалбуми
Съхраняването на документи у дома е възможно в тези устройства. Те трябва да имат магнитни листове. Например, в тях могат да бъдат поставени разписки за плащане, за фиксиране на кое лепило не е необходимо. На всяко листо ще има място за бележки, което е много удобно.
пликове
Джобните джобове са чудесни за съхранение на документация, която трябва да бъде архивирана. Такива хартии са рядко необходими, но е твърде рано или да не ги изхвърляме. След маркирането можете да го поставите в кутия или на рафт.
Можете сами да си направите пликове. За това се използват здрава хартия, лепило и аксесоари. Ще се окаже практично нещо, ако използвате въображението си и вършите работата ефективно. С този плик не се притеснявайте за целостта на хартията.
кутии
Използват се за съхраняване на много неща и документите не са изключение. Можете да поставите много документи в тях, просто трябва да ги подредите правилно, за да намерите по всяко време нещо, от което се нуждаете. Препоръчително е първо да ги сортирате в папки.
За да запазите паспорти, дипломи и други нестандартни документи в твърди корици, по-добре е да използвате дебел плик за това. Сега се продават много други аксесоари, много от които дори са заключени. Кутия за съхранение на документи в домашни условия също се счита за удобно нещо, тъй като предпазва документите от свободен достъп.
сейфове
Домашните сейфове се считат за най-надеждните уреди. Там можете да поставите работни книжки, пари, печати. Някои дизайни имат няколко клетки, което ще ви позволи да поставите много стойности.
Когато купувате това устройство, трябва да имате предвид следното:
- Обем, наличие на рафтове, касов апарат.
- Размери, тегло.
- Изглед към замъка.
Има сейфове с електронни или ключодържатели, така че съхраняването на документи у дома ще бъде безопасно. Кодът трябва да бъде въведен независимо. Цената за сейфовете, които се отварят с ключ, е малко по-ниска. Ако много хора ще имат достъп до устройството, тогава трябва да изберете с клавишите.
Сейфовете имат няколко рафта, които могат да бъдат фиксирани на различни височини за лесно съхранение на папки. Някои аксесоари имат вътрешни отделения за уплътнения. Трябва да изберете устройства със сертификати, тъй като това потвърждава съответствието им с качеството.
Предлагат се следните видове сейфове:
- Portable. Може да се използва както за дома, така и за различни организации.
- Compact. Използва се за съхранение на формуляри, печати, печати, ключове, ценности.
- Огнеустойчив. Използват се за секретни документи, считат се за най-безопасните, тъй като защитават цялото съдържание.
- Просторен. Използва се в големи фирми, където работят много хора.
Преди пускане сейфовете се тестват за здравина. Обикновено те са изработени от техните материали, които ще предпазят хартията от механично натоварване. Цената на устройството зависи от техническите характеристики и степента на защита.
Продължителност на съхранението
Има документи, които трябва да се съхраняват през целия живот. А някои могат да бъдат изхвърлени след няколко месеца. Документите за недвижими имоти, транспорт и други покупки трябва да се съхраняват през целия период на собственост. Разписките за покупка трябва да останат за 1 година. Гаранциите се съхраняват толкова дълго, колкото е валиден срокът им на валидност.
Проверките за заплащане на услугите на адвокати, лекари, учители трябва да се съхраняват в продължение на 3 години. След това можете да направите копия от тях и да елиминирате оригиналите. В случай на съдебни спорове може да ви е полезна хартия. Необходимо е да се поддържат споразумения за комунални услуги, в интернет, по телевизията.Разписките за сметки за комунални услуги се съхраняват за 3-5 години.
Медицинските документи за семейството трябва да са достъпни. Проверките от частните клиники трябва да се съхраняват най-малко 2 години. Те могат да се изискват при съдебни и застрахователни искове. Всички документи трябва да се поставят на безопасни места, периодично да се сортират и да се премахват всички ненужни. Едва тогава всичко ще бъде наред с ценните книжа.
препоръки
Всяко място за съхранение на документи има своите предимства и недостатъци. За да се гарантира, че всички документи са в ред, трябва да се вземат предвид следните правила:
- За да не се развалят документите, те трябва да се съхраняват далеч от вода и слънце.
- Препоръчително е да създадете папка с фотокопии на ценни книжа и да я прехвърлите на роднини или други надеждни лица. Необходимо е също да оставите документи в електронен вид на флаш устройство. Това ще ви позволи бързо да възстановите оригиналите в случай на повреда.
- Не е необходимо да съхранявате амбулаторна карта у дома, тъй като това се счита за нарушение на закона на Руската федерация. Тя е призната за правен документ, тя е оставена в болничния регистър.
- Тъй като проверките с времето избледняват, препоръчително е да ги копирате за големи покупки.
- Нежелателно е да държите у дома ненужни реклами, вестници, визитки. Документите трябва да бъдат сортирани незабавно и поставени на безопасни места.
- За да може документацията да е в ред, те трябва да бъдат одитирани ежегодно. Всички ненужни трябва да се изхвърлят, а останалите да се поставят за по-нататъшно съхранение.
Можете да съхранявате документи у дома по много начини. От всички налични, със сигурност ще бъде възможно да изберете най-подходящия. Важно е да запомните не само за сигурността, но и за наличието на ценни книжа. Ако ги поставите правилно, винаги ще имате под ръка правилния документ.