Много от онези, които постоянно взаимодействат с електронното управление на документи, вероятно са попаднали на понятие като електронен подпис. Независимо от това, за повечето хора този термин остава непознат, но тези, които успяха да изпробват този инструмент, не бяха разочаровани. Казано по-просто, електронен подпис е аналог на ръкописен подпис. Често този метод се използва при работа с електронни документи, независимо от сферата на дейност. Нека разгледаме по-подробно какво представлява, за какво се използва и как да получите ключ за електронен подпис.
За какво е електронен подпис?
Хората, които все още не са имали време да се запознаят с този инструмент, имат логични въпроси защо, общо взето, се нуждаят от EDS, когато можете просто да отпечатате документ на принтер, да го одобрите и да сложите обичайния печат?
И така, има редица причини, поради които електронният подпис е по-ценен от истинския. Нека ги разгледаме по-подробно:
1. Електронно управление на документи. В контекста на съвременната компютъризация не е необходимо да се съхраняват документи на хартиен носител, както беше направено преди. Сега всички държавни организации признават законната сила и удобството на електронните документи по няколко причини:
- те не заемат пространство;
- сигурно съхранявани;
- процесът на обмен на информация е значително опростен и т.н.
При междукорпоративното разпространение на документи електронният подпис изобщо няма аналози, тъй като напълно решава въпроса за пътуването с цел подписване на документация в дъщерните дружества. Достъпът от компютъра до документите на комбинираните компании се осигурява от електронния подпис, който е гаранция за автентичност, а също така улеснява комуникацията на мениджърите.
2. Отчитане. Документацията, подкрепена с електронен подпис, има юридическа сила, което означава, че не е необходимо да изпращате куриер или да доставяте документи сами, просто е необходимо да отворите документа с доклад, да оправите EDS и да го изпратите на адресата по електронна поща. Всички действия ще отнемат само няколко минути.
3. Държавни служби. Основното предимство е, че не е необходимо да отделяте време за дълги линии. Дадено лице може просто да въведе електронен подпис на универсална електронна карта (UEC), която вече има всички важни данни.
4. Онлайн наддавания. В тази ситуация ЕРС гарантира, че в търга участва реално лице, което носи съществено задължение за неспазване на условията на договора.
5. Арбитражният съд. Електронните документи, подкрепени от електронни документи, се признават като пълно доказателство.
6. Прехвърляне на документация. Тази опция е особено полезна за юридически лица, тъй като дава право на:
- Въведете електронно отчитане в компанията, като по този начин извършите обмена на документи между отдели, структури и други градове.
- Съставете и подпишете правни споразумения с партньори от други градове и държави.
- Предоставете доказателства в електронно производство по време на съдебен процес, без лично присъствие.
- Изпращайте доклади до държавните органи, без да напускате службата.
- Получавайте услуги от държавата, потвърждавайки правото на тях с електронен документ.
Ръководителите на организации с интегрирана система за електронно управление на документи завинаги ще се отърват от въпросите, свързани с обработката и запазването на папки с важни документи.Мислите как да получите сертификат за ключ за електронен подпис сега? Отговор на този и много други уместни въпроси ще намерите по-долу.
Как работи?
Квалифициран тип електронен ключ е най-разпространен, тъй като принципът на неговото действие е изключително прост - цифровият подпис се регистрира в Удостоверяващия орган, където се съхранява електронното му копие.
Не сте сигурни как да получите сертификат за ключ за цифров подпис? Копие се изпраща на партньорите, а фирмата собственик има достъп до оригиналния сертификат за ключ.
След като получи електронния ключ, собственикът инсталира специална програма на компютъра, която генерира подпис, който представлява блок със следните данни:
- Дата на подписване на документа.
- Информация за лицето, което се е подписало.
- Ключов идентификатор.
След получаване на документацията, партньорите трябва да получат квалифицирано удостоверение на ключ за проверка на електронен подпис за процеса на декриптиране, тоест удостоверяване. Сертификатът за цифров подпис е валиден за една година и съхранява следната информация:
- Номер
- Срок на годност.
- Информация за регистрация в сертифициращия орган (CA).
- Информация за потребителя и CA, където е произведена.
- Списък на отраслите, където можете да използвате.
- Гарантирана автентичност.
Почти невъзможно е да се фалшифицира цифров подпис, поради тази причина е нереалистично да се застрахова срещу измама. Всички процеси, използващи ключове, се извършват изключително в рамките на програмата, чийто оригинален интерфейс помага за внедряване на електронно управление на документи.
Процедурата за получаване на EDS. Стъпка по стъпка инструкции
След като проучихте всички предимства на EDS, решихте да го получите. Чудесно! Но тук възниква въпросът как да получите ключ за електронен подпис? Отговорът е в подробната стъпка по стъпка инструкция по-долу.
- Изборът на вид цифров подпис.
- Избор на сертифицираща организация.
- Заявление за изготвяне на електронни подписи.
- Плащане по фактура след потвърждаване на заявлението.
- Подготовка на набор от документи.
- Получаване на цифров подпис. Изисква се да дойдете в сертифициращия център с оригиналните документи (или копия, заверени от нотариус), които са необходими за цифровия подпис, с разписка за плащане на фактурата, в допълнение, юридическите лица и индивидуалните предприемачи трябва да имат печат с тях.
Процесът на получаване сам по себе си е много прост, но в някои ситуации получаването на електронен подпис може да бъде отказано, например в заявлението се посочват грешни данни или се предоставя непълен пакет от документи. В такива случаи грешките трябва да бъдат коригирани и приложението отново.
На следващо място, ние разглеждаме всеки елемент по-подробно.
Стъпка 1. Избор на типа на EDS
Не сте сигурни как да получите неквалифициран ключ за електронен подпис? На първо място, трябва да разберете видовете цифрови подписи, които в съответствие с федералния закон са няколко:
- Simple. Тя съдържа информация за притежателя на подписа, така че получателят на документацията да може да разбере кой е подателят. Такъв подпис няма защита срещу фалшификати.
- Засилен. Той също е разделен на подвидове:
- Неквалифициран - съдържа данни не само за подателя, но и за направените изменения след подписването.
- Квалифициран - най-надеждният тип подпис. Тя има висока защита, а също така притежава юридическа сила, 100% съответства на подписа на ръка. Квалифициран подпис се издава изключително в организации, акредитирани от ФСБ.
Повечето клиенти попълват заявление за квалифициран подпис, което е разбираемо, тъй като измамници от различни категории ловуват за електронен подпис, както и за други ключове, които осигуряват достъп до лична информация и транзакции, свързани с финанси.
Стъпка 2. Сертифициращ орган
Не сте сигурни къде да вземете ключа си за цифров подпис? В сертифициращия център това е институция, занимаваща се с производство и издаване на електронни цифрови подписи. Сега в Русия има повече от сто такива центрове.
Стъпка 3. Приложение
След като изберете вида на подписа и сертифициращата организация, е време да кандидатствате. Не сте сигурни как да получите ключ за електронен подпис? Можете да попълните заявление по различни начини: лично в представителството на компанията или като го попълните на уебсайта. При изпращане на заявление онлайн, документите се изпращат в СО по пощата или по куриер, като при лично посещение те се предават заедно с приложението.
Онлайн приложение ще ви позволи да спестите лично време, освен това то съдържа минимален обем информация: инициали, телефонен номер за комуникация и имейл адрес. След изпращане в рамките на час ще се извърши обаждане до телефона от служител на сертифициращия център за изясняване на въведените данни. По време на разговора той ще може да отговори на всички ваши въпроси и да посъветва видовете електронни цифрови подписи.
Стъпка 4. Плащане
Не сте сигурни как да получите ключ за електронен подпис? Първо трябва да платите сметката, това се прави преди да получите EDS. Веднага след потвърждаване на заявлението и съгласуване на нюансите с клиента, на негово име се издава фактура. Цената на цифровия подпис варира в зависимост от избраната организация, района на пребиваване и вида на подписа. Цената включва:
- Генериране на сертификат за ключ за подпис.
- Софтуерът, който е необходим за генериране на подпис и изпращане на документация.
- Техническа поддръжка.
Цената на цифров подпис започва от 1500 рубли, средните варират от 5 до 7 хиляди рубли. При поръчка на голям брой подписи, например, за цялата организация, минималната цена може да е по-ниска.
Стъпка 5. Подготовка на документацията
Не сте сигурни как да получите ключ за електронен подпис за IP? Списъкът с документи за различни категории граждани варира значително: физическо лице, юридическо лице или индивидуален предприемач, следователно ние ще анализираме пакета от документи, необходими за получаване на ЕЦП отделно за всяка група.
Юридически лица
- Оригинален паспорт на изпълнителния директор.
- Фотокопие от 2 и 3 страници в 1 екземпляр.
- Удостоверение за OGRN.
- Документи за създаването на организацията (Харта или учредително споразумение).
- INN.
- SNILS.
- Заявление за производство на електронен цифров подпис.
- Извадка от единния държавен регистър на юридическите лица (формулярът задължително трябва да съдържа печата на Федералната данъчна служба, както и подписа, фамилията и длъжността на служителя на отдела)
Индивидуални предприемачи
За да получи ключ за електронен подпис за данък, индивидуален предприемач трябва да предостави следния набор от документи:
- Оригинален паспорт.
- Копие на листове 2 и 3 в паспорта - 1 копие.
- Фотокопие на документа за държавна регистрация на физическо лице като копие IP - 1.
- SNILS.
- Ксерокопие на документа за данъчна регистрация - 1 екземпляр.
- Извлечение от USRIP, заверено от нотариус (срокът за издаване не трябва да надвишава 30 дни).
- Заявление за производство на електронен цифров подпис.
- Заявление за присъединяване към правилата на сертифициращия орган.
- Съгласие за обработване на личната информация на заявителя.
Ако има пълномощно и паспорт, цифровият подпис на индивидуален предприемач може да се вземе от неговия упълномощен представител.
индивиди
Как да получите ключ за електронен подпис на данъчно физическо лице? На първо място трябва да се подготвят следните документи:
- Паспорт на гражданин.
- INN.
- SNILS.
- Заявление за изготвяне на електронни подписи.
Стъпка 6. Получаване на цифров подпис: последен етап
И накрая стигаме до последния въпрос: къде да вземем ключа за електронен подпис за обществени и други услуги? Това може да стане в специални пунктове за разпространение, разположени в цяла Русия. Подробна информация за центровете за сертифициране се намира на официалния уебсайт на организацията, в специален раздел.Като цяло срокът за получаване на цифров подпис не надвишава три дни.
Възможно закъснение от страна на заявителя поради забавено плащане на фактурата или грешки в документацията.
Важно! обърнете много внимание на извлечението от единния държавен регистър на юридическите и физическите лица, тъй като процесът на подготовка на документа отнема 5 работни дни!
Сега знаете къде и как да получите ключа за електронен подпис. Процесът на регистрация е доста прост и при правилна подготовка ще отнеме много малко време.
