Процесът на формиране на кадрови резерв в съвременни условия е много важна процедура, която позволява не само бързо да се реши въпросът за замяна на служител по време на неговото отсъствие, но и правилно да се обучи нов, който може да е подходящ за заемане на квалифицирана длъжност. Нека разгледаме по-подробно процеса на формиране на кадровия резерв.
Концепцията
Под кадровия резерв трябва да се разбира списък с хора, които са способни да изпълняват функциите и задачите на специалисти на определена длъжност от по-висок ранг поради своите способности, знания и умения.
За да влезе в резерва, служителят трябва да има високи познания и амбиции за целите на професионалния си напредък. Такова повишение трябва да се разбира като заемане на ръководни длъжности, което изисква кандидатът от резерва да отговаря на определени изисквания и характеристики.
Стойност на резерва за персонала
Назначаването на кадрови резерв е посочено в законодателството на федерално ниво. Така например, постановлението на руското правителство „За одобряването на федералната програма„ Обучение и преквалификация на резерва на управленски персонал “гласи необходимостта от обучение на квалифицирани ръководители за всички области, особено за държавните органи, което е свързано със социално-икономическите промени, настъпващи в държавата. След приемането на този документ бяха добавени още някои законопроекти, които определиха и допълниха процеса на създаване на кадрови резерви в държавните структури и органи. Такива заповеди са разработени от много министерства (Министерство на вътрешните работи, Министерство на земеделието, Министерство на транспорта, Roskomnadzor и др.)
Стойността на кадровия резерв е двусмислена и за конкретни организации, които възнамеряват да работят дълго време и имат перспективи за растеж, да се грижат за намаляване на рисковете за персонала, особено на ръководни позиции.
Цели на резервите на персонала
Целите на създаването на резерв са следните:
- бързо разрешаване на проблеми, свързани с напускането на ключови мениджъри;
- значителни икономии на финансови и времеви разходи за търсене, подбор и обучение на персонала;
- професионален растеж на служителите;
- повишаване на лоялността и мотивацията на служителите за работа (включително липсата на страх сред „резервистите“ от трудността да изпълнят предстоящите си задължения и внезапно поставените задачи);
- формиране от служителите на разбиране за собствената им стойност за работодателя;
- обучение на специалисти за бъдещи промени в организацията;
- способността да „полирате” вашия персонал, което ще отговаря на изискванията на вашата организация;
- намаляване на текучеството на персонал;
- задържане на обещаващ персонал в компанията.
Процесът на формиране на кадрови резерв е доста сложен. Тя изисква участието не само на ръководителя на фирмата и на кадровата служба, но и на други специалисти (юристи, психолози, синдикат и др.). В тази връзка въпросите за кадровия резерв се решават по правило колективно с помощта на специален орган (или комисия).
Основни задачи
Формирането на кадрови резерв е насочено към решаване на следните проблеми:
- идентифициране на съществуващия потенциал сред работниците;
- възможността за заемане на открити свободни работни места;
- непрекъснатост на производствения процес и неговата ефективност.
Основни документи
Съставът на такава разпоредба за формиране на кадрови резерв трябва да включва следните раздели:
- цели и задачи на кадровия резерв;
- принципи на създаване;
- списък на длъжностите, за които се формира кадровият резерв;
- ред за формиране;
- критерии за подбор на кандидатите;
- програма за обучение;
- критерии за приспадане от резерва;
- анализ на ефективността на резервната работа
Тази разпоредба може също да съдържа информация за мостри от документи, които трябва да бъдат издадени в процеса на работа с резерва.
Видове кадрови резерв
Кандидатите трябва да отговарят изцяло на изискванията за длъжността, за която са поставени в резерв. Това обаче включва онези, които имат висок потенциал за по-нататъшно професионално развитие, но които имат по-малък опит или не са достатъчно подготвени. По правило се избират 2 кандидата за всяка позиция.
По вид дейност се разпределят резерв за развитие и действащ резерв. С други думи, резервистът може да направи избор между две направления в кариерата - професионална и мениджърска.
Към момента на назначаване в кадровия резерв се формират група кандидати, които понастоящем са номинирани за по-висока позиция и група кандидати за следващите една до три години.
Кадровият резерв може да бъде вътрешен и външен. Създаването на вътрешен е по-изучен процес, който изисква по-малко финансови разходи. Такъв резерв се използва по-често на практика.
Външният резерв включва участието на кандидати отвън.
принципи
Управлението на кадровите резерви на компанията се основава на определени принципи. Разгледайте основните принципи на формирането на кадровия резерв:
- принципът на уместност - означава, че необходимостта от попълване на позиция трябва да бъде валидна днес;
- принцип на съответствие - означава, че кандидатът трябва да отговаря на изискванията за длъжността;
- принцип на проспективност на кандидата.
Как се формира
Настоящата система за формиране на кадровия резерв е старателна работа за идентифициране на перспективни служители (или наемането им) като най-подходяща и отговаряща на изискванията на ръководни длъжности.
Системата има определени правила. Редът за формиране е следният:
- сформират орган, който се занимава с тези въпроси;
- разработване на вътрешни разпоредби, тоест документ, в който е необходимо да се отразят всички процедури за създаване на резерв;
- създаване на механизми за прилагане на разработените правила.
Правилното създаване на такава система е ключът към успеха на оптимизирането на броя на служителите във фирма.
Поетапна схема на формиране
Разгледайте етапите на формиране на кадровия резерв, които предполагат определена последователност от етапи:
- анализ на настоящата ситуация:
- оценка на необходимостта от нови ръководители или специалисти за следващите 1-3 години;
- съставяне на списък на длъжностите на новия резерв;
- определяне на наличността на съществуващите специалисти за замяна;
- уточняване на списъка на специалистите;
- анализ на ефекта на резерва, който е създаден по-рано.
Изборът на необходимите кандидати за включване в резерва се извършва на следните етапи:
- анализ на данни от въпросници от служители;
- провеждане на интервю;
- наблюдение на поведението на служителите във взаимоотношенията им с други колеги;
- оценка на показателите за изпълнение, които характеризират трудовата му дейност, както и резултатите от неговите специфични задачи;
- сертифициране на служител;
- идентифициране на съответствие на идентифицираните качества с изискванията на длъжността;
- сравнение на резултатите за различни кандидати;
- съставяне на списък на новия резерв със списък на кандидатите за позицията.
Този списък има свои собствени характеристики:
- един човек наведнъж може да се появи в няколко раздела: за близкото и далечното бъдеще, както и за различни варианти за позиции;
- събиране на максимален обем информация за кандидата, например лични данни, резултати от сертифициране, оценка на потенциала, прегледи на колеги и др.
- отправяне на препоръки относно програмата за продължаващо обучение.
Така полученият списък се одобрява от ръководителя на организацията.
По-нататъшната работа е структурирана, както следва:
- преглед на списъка на кандидатите от време на време;
- попълване на списъка при необходимост;
- изключване от списъка на служителите, които са престанали да отговарят на изискванията;
- адаптиране на програмите за развитие на персонала;
- анализ на ефективността на използването на регистъра, прогнозиране и промени.
Процес за оценка на персонала
Основни видове оценка на персонала:
- систематичен, който се осъществява чрез ясно дефиниране на всички признаци на оценка (процес, честота, критерии, методи на измерване);
- безредно.
Основните процедури за оценка са, както следва:
- подготовка на оценката - включва събиране на предварителна информация;
- директно оценяване на служителя чрез създаване на експертни групи, които оценяват нивото на знания, умения, способности и резултати от труда на служителя;
- етап на оценката, включително заседание на комисията в следния ред: покана на служителя и неговия ръководител, разглеждане на материали, слушане на събеседници, обсъждане на резултатите, формиране на заключение, съставяне на протокол;
- етап на вземане на решение, след което се формира заключение, като се вземат предвид заключенията и предложенията на комисията; на същия етап се отправят препоръки относно необходимостта от повишаване на служител на по-висока позиция.
Как се провежда състезанието
Отделно трябва да говорим за провеждане на състезание в кадровия резерв. Процедурата за тази процедура е ясно регламентирана и от вътрешните документи на компанията. За провеждането на такава процедура в организацията се формират специални тръжни комисии:
- да проведе конкурс за заемане на свободна позиция;
- да се проведе конкурс за формиране на резерви.
Тръжната процедура може да започне само ако има поне двама кандидати за кадровия резерв. В противен случай конкуренцията се счита за неуспешна.
Основните етапи на състезанието:
- внасяне на докладна записка от ръководителя на звеното до председателя на тръжната комисия;
- подготовка на всички необходими документи за конкурса;
- 20 дни преди състезанието се публикува съобщение за него;
- получават се документи от кандидатите;
- протоколът от заседанието на конкурсната комисия се съставя;
- провеждане на конкурсен тест от тестване на участници, както и издаване на конкурсна задача;
- оценка на кандидатите в конкурса;
- се прави избор на състезател;
- всички необходими документи се съставят за приемането му.
Характеристики на държавната държавна служба
С цел да се улесни развитието на системата за държавна служба, както и да се подобри процедурата за формиране и ефективно използване на резерва на ръководния персонал, при президента на Руската федерация се сформира комисия по въпросите на обществената услуга и резерва на управленския персонал.
Планирането и формирането на кадровия резерв на държавната държавна служба обикновено отнема от една до три години. Времето, прекарано в кадровия резерв на отделни специалисти, също е средно три години, но при дългосрочни планове на организацията може да достигне пет години.
Независимо от времето на изпълнение на проекта „резерв“ и финансовите възможности на организацията, работата с кадровия резерв трябва да се провежда сред заинтересованите страни в отворена форма (информацията трябва да е на разположение на служителите), тази среда трябва да бъде конкурентна (няколко кандидати трябва да бъдат избрани за ръководна позиция).
Резултатите от професионалната дейност са много важен критерий за подбор, тъй като той може не само да прецени ефективността на кандидата, но и да оцени ползите от записването му в резерва. Такова нематериално насърчаване на специалист като включване в кадровия резерв ще послужи като добър пример за други служители и ще ги мотивира към високи резултати в труда.
Този набор от изисквания не е изчерпателен и може да се формира в зависимост от нуждите на организацията в момента и в бъдеще, от нивото на текучество на персонал, както и от социалните, възрастовите и други характеристики на персонала. Важно е да се разбере, че прекаленото затягане на подбора може да дискриминира служителите.
За управление на кадровия резерв обикновено се издават специални вътрешни регулаторни и местни актове. Например разпоредба за формиране на кадрови резерв или разпоредба за работа с кадрови резерв. На ранен етап от изпълнението на този проект подобен документ има за цел да консолидира:
- процедура за формиране на резерви;
- задачи, които се решават чрез създаване на резерв;
- задължения и отговорности на длъжностните лица по формиране на резерви;
- ред и система на работа;
- попълване на резерва и промени в неговия състав;
- система за отчитане на работата на персонала и процедурата за поддържане на този отчет
Такъв документ ще подчертае важността на работата, сериозността на намеренията на ръководството и внимателното отношение към служителите.
Наред с наредбата за формиране на кадровия резерв се съставя списък на длъжностите от кадровия резерв на държавната държавна служба, който освен всичко друго определя броя на кандидатите за резервната длъжност. В повечето организации има програми за развитие на кадрови резерв, задържане на персонал, както и резервни списъци в случай на запълване на свободни работни места. Трябва да се помни, че служителите, включени в резерва за персонал, трябва не само да са наясно с това, но и ясно да представят своите перспективи и изисквания, които ще им бъдат представени в случай на реална промоция.
Обучението на „резервисти“ може да бъде под формата на усъвършенствано обучение, получаване на второ висше образование, преминаване на курсове или стажове. Добро допълнение са срещите за обмен на опит, където служителите ще споделят своите знания и впечатления.
В същото време е необходимо да се обърне внимание на факта, че чакането за връщане от запазени и обучени специалисти за определена длъжност е безсмислено, ако работата с резерва на персонала не е свързана със стратегията на организацията, не се поддържа от цялата корпоративна култура, ако не се извършват междинни тестове и анализ на текучеството сред служителите ниска лоялност, липса на желание за учене. Но ако всичко е различно - кадровият резерв със сигурност ще се превърне в добър мотивиращ фактор както за служителите, така и за самата организация.
В съответствие с действащото законодателство се осигурява постоянна работа с резерв, целта на която е да се подготви достойна смяна за водещи служители и да се осигури приемственост на поколенията. Формите и методите на работа с резерва се определят от ръководителя на организацията или нейното структурно звено и изискванията на длъжността.
заключение
По този начин създаването на кадрови резерв във фирмата има за цел да актуализира съществуващия мениджърски екип и специалисти за сметка както на нашите, така и на привлечените служители. Влизането в този резерв изисква от кандидата да притежава специални качества, знания, опит, умения, а също така предполага възможността за неговото обучение и допълнително обучение до необходимото ниво. Списъкът на длъжностите и изискванията към тях в организацията се определят индивидуално в нея.