Преди да съставите съобщение, трябва да запомните как се различава етикетът на бизнес писмо и лично писмо. Най-важното е да се спазва нивото на увереност в представянето на избраната тема. Вероятно е адресатът да бъде пропита с този или онзи проблем и ще се опита да се включи в решаването на повдигнатите проблеми, ако почувства комуникация на живо в редовете на писмото. Ето защо тези, които познават съвременния етикет на бизнес писането, не включват в текста такива анахронизми, като „изхождайки от факта“, „би трябвало“ или още по-забравено „С настоящото ви уведомявам“.
Характерни характеристики
Запазена е бизнес ориентацията и ясната категоричност на целта, последователността в изложението на фактите, спецификата на предложенията и исканията и информационното съдържание на съобщенията за действия и дела. Деловите писма започват да се съставят по-спокойно, но те не придобиват открити емоционални изрази, епитети и сравнения от чертите на личната кореспонденция; тук все още преобладава старият етикет на бизнес писането. И само защото целта на такова съобщение е, както и преди, да представи предложение, на което конкретен отговор задължително трябва да следва, влиянието на автора на бизнес писмо трябва да бъде много голямо, тъй като то мотивира адресата към действия от конкретен характер. Освен това текстът е съставен по такъв начин, че гледната точка на автора не представлява неговото собствено отношение към проблема, а взаимноизгодни интереси в неговото решение.
Етикетът на бизнес писмо предписва да не се използва местоимението „аз“, както е обичайно в личната кореспонденция, но акцентът върху друго местоимение - „ти“ също е подходящ тук. Ако бизнес съобщението е написано без грешки, отпечатано точно, текстът се поставя в съответствие с всички правила и съществуващи изисквания и следователно е не само лесен за четене, но и с удоволствие, кореспонденцията със сигурност ще има продължение. Въпреки че днес много често е необходимо да дешифрирате причудливо усукани фрази, търсейки субекта и предиката, за да стигнете до дъното на значението им. Правилата за писане на бизнес се променят много бързо сега. Какъв добър тон беше да пишеш на ръка. Тогава беше възможно да сме сигурни, че съобщението не е направено под копие. Колко личност може да се види в това послание и винаги се добавя уважение към връзката между адресата и автора. Жалко е, че този обичай е напълно остарял и почти всички букви вече са станали електронни.
Съвременни правила
Бизнес писмо, извадка от което ще бъде представено по-долу, представя съответствието с модерен цивилизован акт. Днес няма не по-малко разнообразни правила, които трябва да се спазват. Въпреки че, в сравнение с официалния език, съществуващ в страната преди петдесет години, тези правила изглеждат по-скоро като нюанси или специални тънкости. На първо място, както диктуват правилата за бизнес писане, трябва да използвате поздрав в личния адрес на вашия адресат, преди да започне текста. Въпреки че корпорациите и всякакви не толкова малки организации сега имат вътрешна връзка на ISQ формата, където отговорът следва въпроса, въпросът след отговора и в тази бърза кореспонденция, адресирането по име не е необходимо всеки път. Правилното изпълнение на бизнес писмо обаче предполага индивидуална насоченост и затова е необходимо лично обжалване.
Темата на писмото в съвременната кореспонденция обикновено се поставя в отделно поле и то трябва да бъде попълнено адекватно, тоест според съдържанието.Правилно формулирайте темата на писмото - получете половината успех, защото това е първото нещо, което адресатът вижда. Точната формулировка ще му помогне да настрои правилния начин и да възприеме получената информация бързо и пълно. И определено трябва да информирате адресата за получаването на отговора му - това е добър тон, показва уважение към колегите и партньорите, това беше направено преди сто и двеста години и тогава не бързате да живеете и знаехте точно как да напишете бизнес писмо. Днес трябва да отговорите бързо на съобщението, което помага на електронната поща - комуникацията се осъществява много бързо. Ако не можете да отговорите веднага, все още трябва да изпратите съобщение за получаването на отговора, където посочвате часа на следващата сесия за комуникация.
Време и място
Трябва да се помни, че психологически границата на реакцията във времето в своята критична стойност е четиридесет и осем часа. Това е, ако няма функция на телефонен секретар. Когато изминат два дни, адресатът вече е пълен с увереност, че писмото му е оставено без надзор или в най-добрия случай загубено. Правилата на бизнес писмото съдържат тази точка: никога не отлагайте отговора, защото това е незаменима загуба на клиента и партньорът ще започне да се тревожи и да мисли за скъсване на всички видове отношения. Във всеки случай това е грубо нарушение на етиката на бизнес кореспонденцията. Ако трябва да изпратите същата информация, можете просто да разширите списъка с пощенски адреси. Поставянето на всички адреси в едно „до“ поле значително намалява времето за доставка и прозрачността се поддържа в партньорства: всеки човек, който получи писмото, вижда списъка, съставен.
Голямо обещание за продължаване на партньорствата е учтивата фраза „благодаря предварително“. Както е написано в бизнес писмо и в каква част е поставено - всеки решава сам. Разбира се, адресатът трябва да го види, след като информацията вече е придобита и импулсът да действа. В края на писмото пред контактния блок е най-доброто място за тази фраза. Между другото, относно информацията за контакт: тя трябва да бъде във всяко писмо, не само в първото. Телефонните номера, позицията и всичко останало на автора не могат да бъдат принуждавани да търсят. Изготвянето на бизнес писмо не зависи от продължителността на кореспонденцията. Винаги трябва да се спазват правилата. И за да не се гадае дали получателят е получил писмото, има функция на заявка. Само в този случай можете да сте сигурни, че е прочетена. Историята на кореспонденцията трябва да бъде запазена, не можете да напишете отговор с ново съобщение. Въпреки това, когато изпращате цялата лента за комуникация за разрешаване на конкретен проблем, е необходимо да се помни не само подчинеността, но и конфиденциалността. Ако личната информация присъства в кореспонденцията, тя трябва да бъде изтрита преди четене от трети страни.
Първият вариант и въведение
Как да напишете бизнес писмо, така че адресатът веднага да се заинтересува от това съобщение и интересът му да не избледнее до самия край на четенето? Има три точки, които са почти вълшебни за тези, които ги използват. На първо място, това е тема, която човек вижда, преди да отвори имейл. От нея зависи дали това ще се случи, дали адресатът иска да се запознае със съобщението. Вторият момент е първата уводна фраза, която определя човека да чете. И разбира се, крайът е важен. Изразът "благодаря предварително" работи много добре. Както е написано в бизнес писмо, завършекът е най-важният момент, има огромен брой опции за крайните фрази, основното е да изберете правилния тон. От демократичното "Какво ще кажете?" на официалното "Какво ще бъде вашето мнение по този въпрос?"
Сега нека се опитаме да анализираме подробно писмото за бизнес пример.
Вариант 1
Тема: Бизнес писмо
Дата: 02 юни, петък
От: Иван Петров
До: Анна Сидорова
Здравей, здравей!
Каним ви на интервю с работодатели на 12 юни от 14.00 часа. Тъй като ще има други кандидати, а работодателите са планирали да проведат среща само за два часа, по-добре е да не закъснявате.
С уважение,
Иван Петров.
Вторият вариант и следсловие
Тема: Бизнес писмо. Среща с работодатели
Дата: 02 юни, петък
От: Иван Петров
До: Анна Сидорова
Здравей, здравей!
Ние внимателно прегледахме автобиографията ви и ви каним на интервю с работодатели на 12 юни от 14.00 часа. Тъй като други кандидати също ще бъдат разпитани и работодателите планират да проведат среща само за два часа, по-добре е да не закъснявате. И моля, посочете в отговора дали ще дойдете, а също така предупреждавайте предварително, ако не можете да ни посетите в този момент.
С уважение,
Иван Петров.
Ето типично бизнес писмо за среща и според представените два варианта веднага става ясно кой от тях е по-ефективен. Във втория вариант вниманието на адресата се привлича към темата на писмото и той веднага разбира какво ще бъде обсъдено. Освен това той лесно ще намери това писмо след десет дни, до момента на срещата, просто като разгледа темата, дори ако получава петдесет до сто писма дневно. Темата отлично идентифицира съобщението. Тоест, това писмо е точно за срещата, а не за документи, не за плащания, не за клиенти и други подобни - всичко е ясно посочено. Встъпителната фраза леко уточнява ситуацията, като добавя взаимно уважение към събеседниците: първият уважава и пише „внимателно обмислен“, плюс резултата - интервю, а вторият трябва да бъде благодарен за това. В него се съдържа и причината за писмото. Последната фраза задължава адресата да напише отговор.
Бизнес позиция
Общите правила за писане на бизнес писма се прилагат за всяка кореспонденция, било то писмо, в което се договаря среща или това е писмо за отказ до неуспешен партньор. Структурата почти винаги е една и съща, може просто да се запомни, но съдържанието характеризира автора и в неговия човек компанията, която той представя като цивилизован, коректен и компетентен събеседник. Кореспонденцията много често е емоционално скъпа и сложна работа, тъй като комуникацията по електронен път се превърна в една от основните и по принцип неразделна част от работата на бизнес човек.
Пишат на колеги за работа, пишат на мениджмънт, бизнес партньори и клиенти. Те пишат на хора, които са добре познати, и на тези, които, вероятно, никога няма да трябва да видят нещо. По принцип няма изисквания за съставяне на бизнес писма по единен модел, учебници все още не са написани, но етика на бизнес комуникацията вече е развита, тъй като именно това е двигателят на успешния бизнес. Бизнес писмо е визитна картичка на компания, отразяваща нейното официално положение. От кореспонденцията зависи дали сътрудничеството ще бъде удобно и продуктивно и дали изобщо ще се осъществи. Следователно спазването на правилата на добрите нрави във всяко послание е ключът към успеха.
Бизнес кореспонденция
Правилата и нормите на бизнес кореспонденцията по електронен път са абсолютно същите, както бизнес общността оперира във всяко негово взаимодействие - това са телефонни разговори, преговори и други подобни. Има няколко отличителни черти, които поставят електронната кореспонденция наравно с утвърдените начини на бизнес комуникация и най-вече - това е императивът на времето. Принципите обаче остават същите и изобщо не зависят от това как се води бизнес кореспонденцията - независимо дали става въпрос за електронно писмо или на хартия.
1. Опонентите трябва взаимно да зачитат както личния, така и бизнес позицията помежду си.
2. Противниците винаги са внимателни един към друг на бизнес интересите.
3. Поверителността винаги се спазва.
4. Обменът на информация трябва да бъде придружен от точност.
Спазват ли се тези принципи, ако полето Subject не е проектирано или не е ясно и правилно форматирано? Не. Подателят не оценява времето на адресата и не изпълнява задачата си достатъчно бързо. Клиент или партньор по определена тема незабавно ще оцени съдържанието на съобщението и приоритета на четенето. Важно е също да знаете как да започнете бизнес писмо. Това е личен поздрав. Това определя доверието на събеседниците, дава определен личен фокус. Пренебрегването на името на получателя е неприемливо, тъй като се счита за неправилно.
адресиране
Тук всичко трябва да се обмисли до най-малкия детайл. Полетата „До“, „Копиране“ или - по-важното - „Bcc“ са най-важните инструменти за етична комуникация и нейната ефективност. Съвременната бизнес среда вече е разработила основните положения относно използването на тези полета. Ако името е директно в полето „до“, адресатът трябва да отговори на това писмо, изпращачът на този отговор чака, защото писмото вероятно задава въпроси. Ако има няколко имена в едно и също поле, това означава, че изпращачът ще получи отговори от всеки получател. Ако името е в полето „Копиране“, не е необходимо да отговаряте, просто изпращачът се нуждае от вас, за да сте в течение. Ако обаче материалът на писмото ви интересува и ви кара да участвате в кореспонденцията, тогава в началото имате нужда от специална фраза, която ще служи като знак за добър вкус. Примери на фрази от бизнес писмо, ако името на адресата се появи в полето „копие“: „Нека говоря и по този въпрос ...“, „Нека се присъединя към дискусията ...“ или, още по-демократично, „Съжалявам, че се намесвам ...“.
Етикетът особено фино обозначава ситуацията, когато името на адресата е в полето „Bcc“. В този случай бизнес етиката е по-уязвима от всякога, тъй като това се възприема като инструмент за секретна информация и контрол. Никой не вижда тези получатели. И виждат всички и всичко. Много компании в корпоративната кореспонденция забраняват този инструмент, тъй като са щателно свързани с бизнес етиката. Единственият път, когато това е позволено, е чрез масови покани (годишнина, корпоративно събитие, важна среща или преговори), в този случай артикулите ще отидат на много адреси, но никой получател няма да види имейл адреса на някой друг. Естествено, получателите от полето Bcc никога не влизат в кореспонденция.
Информационно съдържание
Формат, структура, обем, език - всичко това се отнася до правилната работа с информация. Особеността и естеството на неговото подаване също е инструмент, показател за желанието за кореспонденция и способността да се състави компетентен текст на писмото - с уважение и възможно най-правилно по отношение на адресата. Текстът се възприема най-добре в силата на звука, която се побира на един екран, тоест формат на лист А4. Приложенията, изпратени с писмо, не трябва да надвишават три мегабайта, тъй като може да не бъдат пропуснати от пощенския сървър на получателя. Изпратените файлове няма да създадат проблеми на получателя, ако се използват универсални rar или Zip кодиране. Текстът на отговора трябва да бъде поставен в горната част, а не в долната част, тоест в началото на писмото, което ще спаси получателя от търсения.
Отговорът, както вече беше споменато по-горе, не може да бъде написан като ново писмо, трябва да запишете историята на кореспонденцията, така че адресатът да не търси оригиналното съобщение. Езикът на бизнес писането трябва да бъде възможно най-прост и разбираем, с минимална употреба на вътрешен корпоративен, професионален речник, жаргон, английски език, съкращения и съкращения. Въпреки това е възможно да се приложи всичко това в рамките на компанията по време на кореспонденция, тъй като по този начин както ефективността, така и скоростта на комуникация се увеличават значително, поради което се счита за приемлива и напълно етична. Вътрешната кореспонденция обикновено се състои от съкращения, а жаргонът се състои почти изцяло. Но при комуникация с външни партньори или бизнес клиенти подобни случаи почти никога не се срещат.
Малко за условията
Понякога е невъзможно да се направи без терминология, особено в специализирани компании. Друг въпрос е, че необходимите думи, въведени в бизнес контекста, трябва да бъдат обяснени и събеседникът трябва да бъде научен как да ги използва. Например, клиентът иска да рекламира своите продукти в Интернет, а мениджър, продаващ тези услуги, пише фрази, които са напълно непонятни за външен човек с такива завои като „ключови думи“, „контекстуален банер“ и така нататък. Въпреки това не можете да направите без тях и затова трябва да обучите клиента.
