Като необходим и важен документ, трудовата книжка може да потвърди не само работния опит на човек, но и да помогне за правилното изчисляване на бъдещата му пенсия. За съжаление, има ситуации, при които формата на заетост може да бъде повредена или загубена. След това трябва спешно да направите дубликат работна книга. Защо се нуждаем от това, ще разгледаме допълнително.
Концепцията
Под работната книжка се разбира индивидуален документ, който може да потвърди информация за заетостта (при условие че е официална) и трудов стаж. Всички данни са представени при спазване на чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация.
Работната книжка съдържа следните данни:
- Лични данни.
- Информация за извършената работа.
- Данни за трансфери, уволнения и награди.
- Информация за документите, които са основа за вписванията в труда.
Проба от дубликат на работната книга трябва напълно да съвпада с оригинала и да включва цялата информация, която е посочена в първото копие. Изключение правят онези факти, когато записите са били оспорени в съда или информацията е загубена и не може да бъде възстановена.
В кои случаи издават
Дублирана работна книга се издава само когато работата с оригинала стане невъзможна. Такива случаи включват:
- загуба на документ от служител;
- загуба на документ от работодател;
- увреждане на формата;
- въвеждане на невярна информация относно уволнението или прехвърлянето.
Всеки от тези случаи има свои собствени характеристики.
В случай, че няма оригинален труд, на служителя се издава дубликат. За да направи това, той трябва да напише молба за съставяне на втори документ, да плати нов формуляр (ако трудът е загубен или повреден по вина на служителя). Понякога загуба може да се забележи не веднага, а след известно време: след уволнение от предишна работа и при настаняване на ново място.
И какво ще стане, ако предишният работодател не иска да направи дубликат поради ограничението на уволнението? Тъй като няма законодателна разпоредба за колко време е възможно да се кандидатства за дубликати документи на мястото на стара работа, бившият служител трябва да настоява за преиздаване на документа, ако първоначалният труд е станал неизползваем. Или отидете на съд.
Издаването на дубликат на трудовата книжка става само при поискване. На заглавната страница трябва да има забележка, че това е дубликат. За да възстанови информацията, гражданинът трябва да представи документи, потвърждаващи личните данни и осигурявайки стаж.
Ако трудът е загубен от работодателя, тогава специална комисия може да потвърди трудовия стаж. Членовете на комисията трябва да представят документи или копия, потвърждаващи информация за специализацията и местата, където служителят е работил. Ако няма такива документи, тогава комисията съставя акт за показанията на свидетели, които разполагат с достоверна информация за трудовата дейност на този служител.
регистрация
Регистрацията на дублирана трудова книжка (извадка е представена по-долу) се случва в случаите, когато гражданинът е имал официална работа и не играе роля тук, формулярът е загубен или повреден.
Дубликатът има същата юрсила като оригиналния документ. Дублиранията могат да се издават директно от самия ръководител или от лице, упълномощено да го направи. В повечето случаи това е служител по човешки ресурси, счетоводител или секретар. Всички документи, които са представени за формуляра за повторно влизане, трябва да бъдат представени от служителя.Но дори и въпреки това, компанията е длъжна да помага на служителя по всякакъв възможен начин да ги получи (ако обстоятелствата го налагат).
Емисионна цена
Предвид нормите за поддържане и съхранение на труда, гражданинът трябва да информира ръководителя за последната си работа за загубата на формуляра. В този случай ръководителят е длъжен да издаде дубликат на трудовата книжка не по-късно от 15 дни от датата на писане на съответното заявление.
Съгласно правилата, установени от закона, организацията може да начисля на член на персонала такса за форма на заетост. Плащането не се извършва, ако:
- загуба на документи, настъпила от работодателя поради непредвидени обстоятелства;
- заглавната страница е попълнена неправилно;
- повреда на документа е настъпила по вина на служителя.
По този начин компанията може да вземе парично възнаграждение за дубликат, ако загубата на книгата или нейната повреда е настъпила по вина на контактуващото лице.
Дублирана трудова книжка (пример за дизайна на формуляра) е представена в статията.
Стъпка по стъпка инструкции
Нека разгледаме по-подробно инструкциите стъпка по стъпка как да получите дубликат на трудова книжка. Как се съставя повторен документ и ясна процедура са предписани в трудовото законодателство. Какво трябва да направите:
- Гражданин, загубил документа, трябва да напише изявление до организацията, което се счита за последно място на официална заетост.
- Предприятието по подаденото заявление е длъжно да събере необходимата информация за трудовия стаж на гражданина.
- Поръчка се подписва (дубликат на трудова книжка може да се издава само въз основа на поръчка).
- Трудът трябва да бъде изпълнен, като се вземат предвид определени правила: информацията трябва да бъде въведена в съответствие с оригинала.
- Информацията за дубликата трябва да бъде вписана в счетоводната книга.
- След получаване на готовия документ, гражданинът трябва да го подпише в специален журнал.
Необходима документация
За да получите дубликат на труда, трябва да съберете редица документи, потвърждаващи трудовия стаж на гражданин. Ако не, тогава компанията може да направи искане до FIU.
В случай на масова загуба на документи, ръководството на компанията трябва да създаде комисия, чиято задача ще бъде да установи дали е извършена работата, продължителността на обслужването чрез запитвания и обработка на данни.
Първото нещо, което гражданинът трябва да направи, е да напише изявление, в което трябва да се посочи:
- причината за липсата на формуляр;
- искане за дубликат;
- дата на писане и подпис.
Заявлението може да бъде написано както на ръка, така и на печат. Повечето компании могат да имат готови формуляри за кандидатстване.
Как да съставим дубликат на трудова книжка? Примерен формуляр за кандидатстване ще ви каже основните нюанси.
След разглеждане на заявлението ръководителят подготвя заповед за съставяне на дубликат. В поръчката трябва да е посочено:
- номер на документа;
- основни тези, които установяват основанията за издаване на документ;
- самият документ се публикува само в писмена форма;
- Преди да поискате подписа на лицето, заповедта трябва да му бъде представена за преглед.
Ако горните изисквания не са спазени, издаденият документ се счита за невалиден.
За да потвърдите работния опит, документи като:
- лична преписка на служителя;
- заповеди за приемане, уволнение, прехвърляне;
- сертификати;
- трудови договори;
- селищна книга.
Въвеждане на информация
Как се издава дубликат на трудова книжка? На първо място, трябва да започнете с попълването на първия лист, който трябва да съдържа само подходяща информация. Тази информация включва:
- пълни данни за служителя;
- дата на раждане;
- вид образование и неговата наличност;
- професия или специалност.
Надеждността на изброените данни трябва да бъде потвърдена с документи. Следователно гражданинът трябва да представи паспорт и документ за образование. Първият лист съдържа и подписа на служителя, който получава дубликата, и отговорното лице, както и печат на фирмата.
На следващо място, във формуляра за заетост, трябва да посочите броя на трудовия стаж. За целта в третата колона в информацията за работата се прави запис за общото преживяване. Такава информация не се удостоверява с печат и подпис.
Следните колони са попълнени по ред: когато служителят е влязъл в работата, информация за неговата длъжност и организация, основания за уволнение или прехвърляне.
Дубликатът трябва да отразява само информация, която може да бъде документирана. Не се въвежда друга информация.
Всички записи са направени в синя или черна паста. Не се допускат грешки, петна, съкращения.
В преиздадения документ в горния десен ъгъл на титулната страница трябва да е написано „Дубликат“.
Времето
Както бе споменато по-рано, процесът на обработка на повторен документ започва с подаване на заявление. Законодателството отнема 15 дни за попълване на дубликат на трудова книжка. Именно през това време на служителя трябва да се предостави дубликат. Същото правило важи и за бивши служители. Освен това трудовото законодателство не предвижда давност за даден гражданин да кандидатства за дублиращ труд.
Важни точки
Има ситуации, когато ръководителят е издал дубликат на труда, а служителят намира оригинала. В такива случаи само един документ може да има официален статут, последно записан в счетоводния журнал. Следователно това е дубликат.
Оригиналът може да бъде оставен в случай, че се нуждаете от официално потвърждение за стаж във всеки орган.
Екстрадиция след уволнение
Как да се дублира работната книга, ако служителят вече е напуснал? Законодателството предвижда факта, че работодателят не може да откаже гражданин само на основание, че той вече не работи в тази организация или не е в състояние да предостави информация за работните места след уволнение.
Компанията трябва да издаде дубликат на документа въз основа на заявлението. Освен това фактът, че гражданинът трябва да предостави информация за дейностите, които е извършвал след уволнението, не е посочен никъде. Дубликатът трябва да бъде издаден на обща основа.
Документно счетоводство
След попълване на повторения документ информацията за него се вписва в специален счетоводен журнал. Поради факта, че дубликатът на документа има същата правна структура като оригинала, правилата за неговото поддържане, съхранение и отчитане трябва да са подходящи. Единствената разлика е в забележката, че това е дубликат.
Формулярът на трудова книжка се счита за важен документ, потвърждаващ не само трудовата дейност на лицето през целия му живот, но и гаранция за по-нататъшното му начисляване на пенсии.
И въпреки факта, че законът предвижда издаването на дубликати за изгубени или повредени оригинали, е по-добре да бъдете по-внимателни и внимателни при работа със собствената си трудова книжка. Всъщност събирането на информация и необходимата информация отнема много време и може да се загуби някаква информация. Ето защо трябва внимателно да се отнасяте към този вид документи, да наблюдавате неговото поддържане и съхранение.