В хода на дейностите на всяко предприятие се появяват голям брой бизнес документи. Сред тази маса документите за персонал се открояват в отделен комплекс. В нашата статия искаме да поговорим за това какви видове съществуват, как се съхраняват.
Връзки със служителите
Правилно организираният работен процес в предприятието е ключът към успеха на неговите дейности. Следователно на бизнес документите винаги трябва да се отделя необходимото внимание и следователно да са правилно форматирани и съхранявани.
Струва си да припомним, че трудовите отношения между работодателя и служителите винаги се регулират от Кодекса на труда на Руската федерация. Именно въз основа на неговите статии организацията трябва правилно да организира уволнението, приемането и прехвърлянето на служители. Всички онези документи, в които са посочени етапите на трудовата дейност на работниците, това са документите за персонала (персонал, персонал).
Задачата на тези документи е правилното изпълнение и осигуряване на трудовите отношения между служителите и работодателя. Трябва да се отбележи, че документацията за персонала е един от най-важните аспекти на обслужването на персонала във всяко предприятие. Правилността и навременността на документите трябва да бъдат под контрола на главата.
По-голямата част от документацията е задължителна и е предвидена от Кодекса на труда на Руската федерация, инструкции за водене на трудовите книжки, пенсионното законодателство и други разпоредби.
Видове документи за персонала
Документите за персонала могат да бъдат разделени на следните видове:
- Документи, които са свързани с персонала на предприятието.
- Документи, потвърждаващи повишаването на служителите.
- Документи, потвърждаващи прилагането на трудовата дисциплина.
- Документи, свързани с прекратяване на работа.
Както виждаме, документите за персонала включват много документи, които регулират отношенията между работодатели и служители. Всички те регулират определени въпроси, свързани с персонала на предприятието.
Основните документи за персонал са разделени на два вида:
- В счетоводния персонал.
- Отчитане на работното време и изчисления, свързани с възнаграждението.
Документите за персонала включват: заповеди, трудови договори, дипломи, удостоверения, работни книжки, лични досиета, карти, удостоверения за сертифициране на служители, лично пълномощно.
Съхранение на документи
През последните години, за съжаление, се наблюдава тенденция на недостатъчно внимание към безопасността на бизнес документите. Според резултатите от проверките на държавната архивна служба са направени заключения, които предполагат, че съхраняването на документи на персонала при нормални условия се наблюдава само в 20% от проверените предприятия.
Въпреки че всяка компания трябва да спазва правилата, залегнали в закона. Правилното отношение към бизнес документите е пряко свързано с необходимостта от подпомагане на организации с пенсионноосигурителни органи и други държавни агенции. Нарушенията в управлението на документи могат да доведат до нежелани последици, а също така са изправени пред глоба.
Документите за персонала (видовете ценни книжа са дадени от нас в статията) свидетелстват за трудовия опит на хората, а също така са основа за назначаване на пенсии и други плащания на гражданите. В случай, че работодателят допуска грешки, които подценяват доходите на служителя, човек може да оспори този факт в съда.
Освен това си струва да се разбере, че съхранението на документи за персонал е необходимо, тъй като само на тяхна база е възможно да се възстанови историческата информация, която се е състояла. Не напразно за документите за персонал най-дългите срокове за съхранение са определени със закон.
Излишно е да се казва, че документите не могат да бъдат загубени, освен това те трябва да се съхраняват в подходящи условия. Ръководителят и ръководителят на отдела за персонал на всяка организация са длъжни да осигурят всички условия, необходими за текущо и архивно съхранение.
Основните изисквания за съдържанието на ценните книжа включват:
- Наличие на отделно помещение за текущо съхранение.
- Кутиите или шкафовете с хартии трябва да бъдат заключени с ключ.
- Документите трябва да бъдат ограничени.
- За архива трябва да изберете отделна стая и да контролирате достъпа до нея.
Време за съхранение
Условията за съхранение на документи за персонал са най-дългите в сравнение с други бизнес документи. Документите с дълъг срок на годност включват:
- Всички административни документи - заповеди, заповеди, постановления.
- Списъци на служителите.
- Карти за счетоводство на служителите.
- Лични дела.
- Лични сметки на служители.
- Екипи и разписания.
- Трудови договори и споразумения.
- Протокол от срещата.
- Списъци с хора, които отиват на преференциална пенсия.
- Приемане и освобождаване на служители от счетоводни книги.
Дадохме далеч от целия списък на онези документи, които се съхраняват 75 години. Следните документи са изключения:
- Актове за промишлени произшествия - 45 години.
- Тарифен лист - 25 години.
- Протоколи от заседания на комисията по изплащане на надбавки за дълъг стаж - 15 години.
През определеното време дружеството трябва да осигури безопасността на ценните книжа по начина, определен от закона.
Подготовка на документи
Архивът на документите за персонала в предприятието трябва да бъде в отделно помещение, в което няма достъп до неоторизирани лица. Случаите, напълно подготвени и надлежно подготвени, се прехвърлят върху него. Струва си да се отбележи, че подготовката на документите започва на етапа на тяхното създаване.
Отделът по персонала отговаря за правилното изпълнение на документите за персонала. За по-лесно използване, цялата маса документи, които те подреждат от служителите, както следва:
- Случаите се съставят за всеки тип документ: за поръчки, лични файлове, протоколи и др. Заглавията, отразяващи номенклатурата, са посочени в папки.
- На всички случаи се присвояват номера на сметки и се прилага инвентар.
- Осигурено е поверително безопасно съхраняване на ток: в сейф или в заключен шкаф.
- Всички детайли са подадени и номерирани. И мястото на фърмуера е запечатано с печата на предприятието и заверено от подписите на отговорните лица.
- Във всеки случай задължително трябва да присъстват вътрешни инвентаризации.
- На кориците на готовите документи са посочени всички подробности: периоди на съхранение, имена, дати.
Формиране на лична преписка
Личното досие съдържа всички онези документи, които съдържат информация за служителя на предприятието и неговата трудова дейност. По принцип трябва да се създават лични досиета за всички служители на организацията. Но по правило в момента служителите от персонала ги издават само за водещи специалисти и ръководител. Организацията има право самостоятелно да решава какъв вид хартия да получи на работниците. Следователно съставът на документите от лична преписка може да се различава в различните предприятия. Но като цяло тя трябва да включва следните документи:
- Опис на документите по делото.
- Обобщение и автобиография.
- Профил.
- Копия от документи за наличието на образование.
- Копия от спецификации.
- Копия от поръчката за одобрение на публикацията.
- Трудов договор.
- Всички видове помощ.
- Копия от заповеди за назначаване, уволнение и преместване.
Вътрешният опис трябва да съдържа информация за серийните номера на всеки документ във файла. Такъв документ се подписва от лицето, което го е съставило.
Вътре в случая трябва да има въпросник, който съдържа много информация относно биографията, образованието, семейното състояние на служителя. За да го попълнят правилно, служителите обикновено използват трудова книжка, военна лична карта и паспорт, диплома.
Счетоводни документи за персонала
Записите на персонала се поддържат от служител по персонала. Въз основа на първичните ценни книжа се извършва оперативно отчитане на промените и движенията в броя на заетите в предприятието. Счетоводните документи включват: поръчки, карти, персонал, ведомости и много други документи.
При наемане на всеки служител се присвоява персонален номер, който впоследствие е посочен във всички документи за счетоводство на персонала и ведомост. Дори ако човек бъде преместен на нова длъжност или при уволнение, неговият личен номер остава при него и не е присвоен на друго лице.
Персонални заповеди
Заповедите на документи за персонала са един от най-важните документи в кадровите въпроси. Те са групирани в отделни случаи и в същото време имат собствена номерация. Вътре папката се систематизира в хронологичен ред.
Някои поръчки се създават в унифицирана форма, като попълват само необходимите колони в бъдеще. Всички останали се изготвят според нуждите, но в същото време всички документи трябва да отговарят на определени изисквания.
Организирането на документи за персонала, включително поръчките, се извършва въз основа на условията за тяхното съхранение. Логично е да ги подавате в случаите, които имат еднакви срокове. Така например заповедите за приемане и уволнение трябва да бъдат запазени за 75 години, което означава, че те трябва да се съхраняват отделно от годишните документи, уреждащи отпуска и да се съхраняват само пет години.
Ако предприятието е голямо и документооборотът е доста приличен, тогава различни видове документи могат да бъдат съставени като отделен въпрос (например ваканционни поръчки - една папка, поръчки за командировки - друга). Това значително ще улесни работата с документи. Освен това всеки отделен случай се записва в номенклатурата на организацията. Ако поръчката има приложение, тогава тя също се подава. Но що се отнася до основанията за заповедите - доклади, изявления, актове, те се съхраняват отделно.
Както показва практиката, заповедите и основанията за тях се съхраняват заедно в настоящата документация, но като подготовка за архивно съхранение те започват да се реорганизират, подредени в различни папки. Изявленията например се съхраняват до 75 години, но те са част от личното досие.
Всички останали бази имат срокове за съхранение до пет години, така че те се формират в отделен бизнес.
Поръчайте съхранение
За да определите срока на годност на поръчките, трябва да използвате стандартния списък с документи. Периодично се преглежда и актуализира. В момента списъкът, съставен през 2010 г., е релевантен. Според него, както и преди, основанията за поръчките да се съхраняват около пет години, а повечето от самите поръчки се съхраняват до 75 години (за изпълнение на задължения, командировки, смяна на имена, ваканции и удостоверения).
Освен това можете да навигирате периодите на съхранение според списъците на ведомствата, съставени за организации на определени области на дейност. Правилата предвиждат проверка на стойността на ценните книжа.
Документите за дългосрочно съхранение трябва да бъдат прехвърлени в архива на документите за персонал. На тях се съставя опис, след който те се прехвърлят за дългосрочно съхранение.
Случаите, чиито периоди на съхранение са преминали, могат да бъдат унищожени.
Как да унищожите документи?
Архивираните документи на предприятието могат да бъдат унищожени (ако срокът за съхранение е изтекъл) независимо, или можете да потърсите помощ от специални организации, които се занимават с този проблем.Независимо как организирате процеса, със сигурност трябва да бъде съставен акт за унищожаване.
Документите могат да бъдат изгорени сами, ако има безопасно място за това, или можете да ги унищожите с помощта на специален апарат. В такива случаи актът се пише под всякаква форма. Но големи обеми случаи са по-лесни за предаване. Но в този случай всички действия трябва да бъдат придружени от документи. В акта за приемане е необходимо да се определи броят на случаите и теглото им. По-добре е служителят на организацията да присъства лично при унищожаването на документи, за да запази поверителност.
Държавен архив
Във всеки регион на Руската федерация има държавен архив на документи за персонала. Основната цел на неговата дейност е да гарантира надеждно съхранение на документите на персонала на всички предприятия. В допълнение архивът отговаря на запитвания от предприятия и граждани по въпроси, свързани с документите за персонал. Тази посока на неговата дейност е много необходима и уместна, защото когато организацията е затворена, хората просто няма къде да отидат, за да получат необходимата информация.
Поради тази причина архивите са изправени пред задачата да запазят всички документи. Понастоящем не само частните, но и бюджетните организации много често се ликвидират и закриват. В този случай те трябва да прехвърлят документите на персонала за съхранение в държавния архив. В него трябва да се съхраняват следните документи в продължение на 75 години: заповеди, разплащателни листове, документи за преместване и уволнение, лични досиета и др.
Струва си да се отбележи, че случаите трябва да бъдат подготвени преди прехвърлянето съгласно всички правила. Общинските архиви предоставят своите услуги при условие на предварително одобрение на подаването на документи.
Подготовката на документи за прехвърляне включва правилното изпълнение на всички дела, експертна оценка на ценни книжа, както и съставяне на материалните запаси.
Трябва ли да плащам пари за съхранение? Държавните и бюджетните предприятия не плащат за архивни услуги. Ликвидирани предприятия с недържавна форма на прехвърляне на собственост правилно изпълнени дела само ако има споразумение.
Случаите се предават при одобрение и съгласуване с експертната комисия за преглед на архива. Приемането и прехвърлянето на ценни книжа се извършва от служители на институцията в присъствието на ликвидираната организация. Този процес е доста дълъг и трудоемък, тъй като състоянието на документите се проверява, като ги гледате визуално. В края се съставя съответен акт.
Вместо следсловие
Документите за персонала е специална категория документи, която се предлага във всяко предприятие. Тяхното значение е, че те не губят значение за много дълго време. Дори след дълъг период от време може да възникне ситуация, в която трябва да се обърнете отново към тях. Не е напразно тези много документи да се изготвят с особена грижа и да се съхраняват дълги години не само в предприятията, но и в държавните архиви.