Документацията на одита ви позволява да създадете основа, на която да правите изводи за правилността на процедурата и за достатъчността, професионализма, точността на действията на одиторите, които са реализирали събитието. От документите, изготвени по време на одита, можете да получите необходимото количество данни за анализа на одиторските дейности и тяхната оценка.
Документацията на одита ви позволява да установите контрол върху контрола, независимо от това дали е бил организиран вътрешен одит или е участвала организация от трети страни. Ако конфликтната ситуация стигне до съда, документите, оформени по време на ревизията, ще помогнат да защитят позицията си в държавната инстанция, дори и клиентът да е убеден, че услугата е предоставена недостатъчно.
Документация: одит и хартия
Недопустимо е да се пренебрегва дизайна на официалните документи. Една от основните задачи на специалиста по одита е внимателно да състави по установения начин информация, която е поне от някакво значение за заключението, както и тази, която може да се използва за доказване на нечия позиция. Освен това трябва да се помни, че за провеждането на одита са въведени федерални стандарти, които трябва да бъдат спазени безпроблемно. Правилната и коректна документация на одита, работните документи на одитора ще послужат като доказателство за спазване на правилата, установени на държавно ниво, което ще помогне за защита на вашите интереси в случай на конфликт с клиента.
Под документация е обичайно да се разбират такива материали, документи, оформени по време на одита, върху които е работил одиторът. Това включва и данни, предоставени от клиента на одитора, съхранявани от специалист, както изискват условията за проверка. В този аспект документирането на одита на малко предприятие има същите изисквания като работата със средна и голяма компания.
Пренебрегването е неприемливо!
Защо организацията на одита винаги включва планиране на работата с огромно количество официални документи? Има няколко обосновки за подобен работен процес и официалност, приети сред специалисти и фирми, организиращи проверки.
Ако одиторът може да предостави план за одит и работна документация, въз основа на които е направено окончателно заключение, това означава, че одитът е извършен по качествен и пълен начин. Но в случаите, когато по време на одита не е оформена работна документация, те казват, че проверката е била „фалшива“. Можем спокойно да предположим, че одиторският доклад е направен буквално от нулата. Ако подобна позиция може да бъде доказана в съда, компанията ще загуби лиценза си за одиторска дейност.
Важни аспекти
Посочената причина не е единствената, която принуждава внимателно, внимателно да третира въпроса за документирането на одита. Именно наличието на официални документи позволява да се следи колко ефикасно и ефикасно лицето, отговорно за одита, изпълни задачите си. Надзорниците могат да наблюдават напредъка на работата и да вземат мерки в зависимост от показателите.
Ако икономически субект не беше доволен от одитния доклад, документацията, генерирана в работния процес, може да бъде ключов фактор за подпомагане на защитата на позицията. В някои случаи е достатъчно тези документи да бъдат представени, за да се обосноват изводите, в други е необходимо да се докаже тяхното дело в съда.Трябва да се помни, че съдът е доста бюрократична инстанция, която обръща много внимание на това дали всички документи са съставени своевременно. Тоест планът за одит и други документи могат да бъдат решаващ аспект, доказващ валидността на одиторската компания.
Какво друго да търся?
Одитните стандарти, одиторската документация не са измислени случайно. Това е задълбочен, внимателен и щателен подход към документите, който позволява да се постигне най-голяма оптимизация на работния процес, тоест да се намалят до минимум усилията, времето на персонала, изразходван за планираните дейности. Ако документите са стандартизирани, изпълняват се систематично, без да пропускат важни точки, тогава одиторът може бързо да обработва цялата информация в тях, да я анализира и да даде точен и надежден резултат.
В същото време одиторът има право във всеки случай да реши кой обем документация на работния процес е необходим и какво ще се превърне в ненужна загуба на време. В същото време стандартите за одитна документация се вземат предвид, но ключът ще бъде професионалното мнение, „инстинктът“. Изпитващият разглежда огромен брой въпроси по време на работния процес и според правилата не е необходимо да се отразява всеки от тях в документацията. Документацията е направена само от важни, значими аспекти.
Официална позиция
Критериите за одит бяха формулирани за първи път през 2006 г., когато влязоха в сила международни одиторски стандарти. Още тогава беше посочено, че документацията на одита е извършена така, че становището на одитора е правилно изразено, както и да има доказателства за одита в съответствие с международните стандарти, приложимите закони и изисквания. Самите изисквания в актуализирания стандарт бяха преразгледани в посока на затягане. Както обясниха авторите на иновациите, това е направено с цел да се подобри качеството на извършените проверки.
В допълнение към основната цел, а именно подобряване на качеството, актуализиране на изискванията, имаше и редица допълнителни, постигането на които изглеждаше възможно чрез подобряване на системата за управление на документи по време на проверки. По-специално, одиторите успяха да поемат изцяло отговорността за изпълняваните задачи, да са наясно с това и също да докажат позицията си, ако представителят на клиента не е съгласен. Тъй като документацията се извършва на всички етапи на изпълнение на работата, отчетите, генерирани по време на процеса, са доста пълни и дават представа за степента на изпълнение на задачите, което е важно както за текущия одит, така и за натрупването на опит, полезен в бъдеще. Ако екипът от одитори има възможност да си сътрудничи с по-опитен специалист в тази област, тогава чрез документите, генерирани по време на работния процес, той получава качествена оценка на трета страна за изпълнената задача.
Работни аспекти
Ако се обърнете към официалните препоръки относно формата и формата на одиторската документация, отразяващи работния процес, можете да намерите постоянни съвети за изключване на ненужни документи от архивите. По-специално, не е необходимо да се съхраняват проекти, които са заменени с по-напреднали в хода на работата; не е необходимо да се съхраняват копия от доклади, които впоследствие са преработени, преформулирани. Заключения, архивите, които не съдържат полезна информация, включително предварителни констатации, също са изключени от архивите. Няма нужда да съхранявате документи, които са коригирани в бъдеще, както и допълнителни копия.
Подготовката на документи, свързани с одита, не е лесна задача, затова се препоръчва да се доверите на опитни одитори, които разбират правилата за управление на документи и работа в офиса.В същото време документите се оформят по такъв начин, че дори специалистът, който не участва пряко в одита, може да направи изводите за особеностите на събитието от документацията. Обемът на извършената работа, техният характер и времето, прекарано за нея, трябва да бъдат очевидни. Не забравяйте да отразявате резултатите, доказателствата, заключенията, направени с цел получаване на процедурата. Счита се за важно да се запишат значимите аспекти, които се появиха по време на одита, както и резултатите, получени по време на тяхното проучване.
Максимално внимание към всичко важно
Правилно, професионално съставената документация задължително включва такъв обем информация, от който е възможно да се формира ясен план за проверка, да се следи изпълнението на работните задачи и да се направи заключение, отразяващо реалната ситуация в изучавания икономически предмет. Документацията трябва да включва информация, която ясно потвърждава, че одитът е извършен, като се вземат предвид законите, изискванията, регулаторните, нормативните актове, уреждащи тази сфера на предоставянето на услуги у нас.
Одит: деликатен въпрос
Една от важните задачи на одитора, отговорен за документацията на работния процес, е не само да осигури напълно одита с официални документи, но и да организира това своевременно, без забавяне. Веднага след като започне конкретен етап на работа, за него се подготвя документ, отразяващ всички данни за тази стъпка. В същото време документацията, описваща етапа, може да бъде разделена на три групи: формирана в началото на работата, в процеса, в края на етапа на проверка. В момента на получаване на одитния доклад от клиента, всички документи на всички етапи трябва да са готови, изготвени в съответствие с правилата за управление на документи, действащи в държавата.
Важно ли е или не?
От стандартите следва, че само такива данни, които са документирани по предписания начин, са значими. Информацията, предадена устно от одитора на клиента, не представлява потвърждение, че поръчката е изпълнена. Устните констатации не могат да бъдат одиторско становище. В същото време е позволено да се дават устни обяснения, разяснения на данните, посочени в писменото становище.
Работната документация съдържа данни, класифицирани като доказателства. Те се считат за първични източници на информация, въз основа на които се формира заключение. Такива сертификати могат да се използват при генериране на данъчни декларации, както и при обработка на други ценни книжа в различни случаи.
Ние оправяме всичко!
Когато одиторът подготвя документация, описваща работния процес, неговата задача е да опише подробно всички съществени аспекти. Когато характеризира процедурите, специалистът предписва техния характер, срокове, определени за изпълнението, мащаба на извършените, данни за това кой е работил по задачата. В същото време се приема, че по-високите постове контролират работния процес на всяка стъпка и не се изисква навсякъде да се въвеждат доказателства за този факт.
Правилният подход към персонала е ключът към успеха
Поддържането на документация, описваща процеса на проверка на икономически субект, започва в момента, в който представител на клиента изпраща заявление за кандидатстване на адреса на одиторската компания. Изпълнителят ще назначи отговорен одитор, който ще бъде водещият специалист по тази задача. Това е неговата зона на отговорност - документиране на одита в рамките на сътрудничество с даден клиент. Асистенти обикновено се назначават директно за подпомагане на водещия одитор, който е отговорен само за контрола на персонала. Но такава схема е предварително съгласувана с ръководния екип и се получава разрешение. Специален подход се практикува, ако одиторската компания има голям обем поръчки, което води до увеличаване на натовареността на водещи специалисти.В такава ситуация асистентите могат да бъдат поверени на работа само ако има надеждна информация за тяхното високо ниво на професионализъм.