Важно е ръководителите на организации да организират работата на служителите, така че тя да донесе най-голяма възвръщаемост и да разкрие напълно техния потенциал. За да направите това, трябва да знаете как да делегирате практически правомощията, използвани за подобряване на работата на компанията, без да навредите на текущото състояние на нещата.
дефиниция
Делегирането се проявява като еднакво разделение на права и задължения между субектите на системата. Нейните принципи са формулирани в началото на ХХ век от П. М. Керженцев.
Делегирането е предоставяне на правомощия за изпълнение на задачи на отговорно лице с едновременно възлагане на него отговорност за резултата. Делегирането ви позволява правилно да разпределяте задачите между служителите и се използва за постигане на крайните цели на организацията.
Отговорността се състои в ангажираността на служителя да свърши работата качествено и да я доведе до задоволително приключване. Служителите са отговорни в областта на своята дейност пред висшите органи.
Правомощията (правомощията) действат като ограничени права за използване на включените ресурси за изпълнение на определени задачи. Всяка позиция в организацията е придружена от конкретни правомощия. Промяната на длъжността също води до подмяна на компетенциите на служителя.
приложение
Делегирането е прехвърляне на определени правомощия и отговорности на служителите на компанията и равномерното разпределение на различни функции между тях. Извършва се акт, който определя служебните делегиращи задачи като лидер, който е в състояние бързо да реши всички текущи проблеми и умело използва служителите, които най-добре могат да се справят с всеки конкретен тип задачи.
цели
Делегирането на правомощия се използва за постигане на определени цели от организацията, като например:
- връзка на "човешкия фактор" - повишаване на активността и интереса на служителите от по-ниско ниво;
- повишаване на ефикасността (ефективността) на служителите поради повишаване на тяхната квалификация и придобиване на нови умения;
- разтоварване на висшето ръководство с освобождаване на време за решаване на стратегически, оперативни и управленски въпроси.
Делегиране на задачи
Следните видове задачи са подходящи за делегиране:
- рутина;
- маловажни проблеми;
- подготвителна работа;
- специализирана работа.
Но не всички задачи могат да бъдат прехвърлени на обикновените служители. Задължение на всеки лидер е да разрешава онези задачи, които могат да повлияят на бъдещите дейности на организацията.
Това са въпроси с доверие и нестандартни стратегически проблеми и неочаквани ситуации, които изискват бързо разрешаване.
Следователно, не е делегиран:
- поставяне на цели;
- управление на подчинените;
- рискови задачи;
- необичайна работа;
- вземане на стратегически и управленски решения;
- Поверителни задачи
- разработване на организационна политика
Изисквания към субектите на делегиране
В процеса на прехвърляне на инструкции, както началниците, така и служителите могат да срещнат редица трудности.Ефективното управление на делегирането на пълномощия е възможно само чрез анализ на всички съществуващи и вероятни пречки, засягащи администрацията и мониторинг на текущите дейности.
Проблеми, които понякога възникват при директора или ръководителя на отдела и възпрепятстват делегацията:
- страх от загуба на сегашното си положение и свързаната сила;
- съмнение относно подготвеността на другите служители, ниските характеристики за оценка на техните дейности;
- прекомерно самочувствие, прекомерна амбициозност;
- самосъмнение, страх, че действията му ще бъдат разбрани погрешно.
Проблеми, понякога идентифицирани от служителите при изпълнение на възложени задачи:
- съмнение относно правилността на използваните решения;
- липса на опит;
- фундаментални разногласия с шефа;
- нежелание да ръководи други изпълнители, особено по отношение на наказанията.
В случай на затруднения компетентният ръководител трябва първо да се справи с личните препятствия, които пречат на ефективното регулиране на работата, а след това внимателно да проучи проблемите на подчинения. Анализът на ситуацията ще покаже възможни грешки в управлението и ще ви позволи да вземате информирани и информирани решения, например, по отношение на заместване на изпълнителя или премахване на ненужно натоварване или по отношение на разработването на психологически затруднения, както вашите собствени, така и тези на изпълнителя.
Процес на делегиране
Всеки ръководител трябва да се стреми да гарантира, че когато организира работния процес, той равномерно планира работните отговорности в целия екип, използвайки властта и не се отказва от отговорност за процеса на изпълнение на задачите.
Делегацията в организация е разделена на няколко етапа:
I етап - прехвърляне на инструкции към изпълнителя;
Етап II - предоставяне на изпълнител на власт и ресурси;
Етап III - формулировката на задълженията на служителя, показваща необходимия резултат от изпълнението.
По време на контрола върху дейностите на подчинените е важно средно ниво. Прекомерното попечителство може да доведе до стагнация и липса на инициатива на служителя. Ако не контролирате процеса, резултатът ще бъде критично далеч от желания поради некоординирания поток от работа. Необходимо е предварително да се установи обратна връзка и да се постигне уважение и висок авторитет сред служителите.
Често администраторите грешат, като прехвърлят нежеланата и безинтересна работа на своите подчинени, особено ако самите те са само повърхностно запознати с тази тема. Но това не винаги е правилно, тъй като шефът все още е отговорен за потока на работата. Ако самият началник няма представа какви резултати трябва да се очакват на изхода, как ще може да контролира дейностите на подчинения? Отговорът е очевиден.
Опитните началници предпочитат да поверят на служителите задачи, които са малко по-сложни, отколкото преди. Подобни задачи помагат най-пълно да разкрият потенциала на подчинените. В този случай обаче е по-добре да се издават заповеди на хартия, за да се увеличи мотивацията на служителите.
При разпределението на компетенциите в организационната система е изключително важно да се вземат предвид следните аспекти:
- правомощията трябва да съответстват напълно на зададения план на задачата, целта е определяща обхвата на правомощията, а не обратното;
- правомощията на всички служители трябва да бъдат компетентно свързани в един комплекс без несъответствия и да се гарантира баланса на цялата структура;
- цялата власт трябва да е ясна и конкретна, така че служителите винаги да могат да разберат какво се изисква от тях и какви ресурси са на разположение за тях.
Правилното боравене с властта повишава ефективността на цялата организация. Служителите придобиват ясно разбиране на работата, която им е възложена и поставените за тях цели, и по този начин постигат най-добри резултати.
Ползите
Като цяло процесът на делегиране се характеризира с наличието на два положителни аспекта:
- Времето на главата се освобождава за решаване на проблеми, изискващи лично участие. Има възможност да се концентрирате върху планирането на перспективите за растеж на компанията и стратегията на администрацията.
- Делегирането е един от най-добрите начини за мотивиране на креативно развити и активни служители, които искат да растат и учат. Може да се използва за обучение, преди да получи по-висока позиция. Помага да се развият у служителите нови знания, умения и способности, използвани за по-успешни дейности.
Принципи на делегиране
За структуриран подход за делегиране на правомощия е препоръчително да се придържате към принципите по-долу. В противен случай отказът им може да доведе до трудности в управлението и, следователно, до незадоволителна работа на системата като цяло.
Принцип на функционалното определение
Тя се основава на пълната и ясна информираност от всеки ръководител за структурната цялост на организацията: какви права и задължения е дадено от всяко образувание в системата, какви информационни и обслужващи връзки се осъществяват между тях, посоката и резултатите от тяхната работа. С други думи, опитен администратор винаги знае какво да очаква и от кого точно.
Скаларен принцип
Тя се основава на ясно разделение на задълженията. Всеки изпълнител трябва да знае на кого трябва да отчита пряко резултатите от своята работа и чии дейности трябва да регулира независимо. Този принцип показва верига от официални взаимоотношения между подчинени и ръководители на цялата организационна система. Колкото по-изразителна е тази линия, толкова по-ефективно управление и комуникация между служителите. Всеки подчинен се нуждае от точно разбиране кой делегира властта на него и на кого да прехвърля въпроси, които не са в обхвата на неговата компетентност.
Принцип на ниво власт
Комбинира двата горни принципа. Всеки служител трябва да е ясно запознат с размера на делегираните му правомощия и да разрешава собствените си проблеми с проблемите, които съответстват на нивото му на власт, и да не препраща тези въпроси към висше ръководство.
В противен случай може да възникне безизходица, когато мениджърите отново ще бъдат принудени да се изправят пред проблеми, които вече са делегирани на подчинените. При използване на това правило трябва да се извърши не само прехвърлянето на правомощия, но и делегирането на отговорност.
Принцип, основан на очакваните резултати
Показва, че всички дейности на организацията се нуждаят от внимателно планиране. Всички задачи трябва да имат ясно определени цели и конкретни очаквани резултати. В противен случай мениджърът просто няма да може да разпределя компетентно задачите между служителите, без да има пълна представа дали подчинените имат достатъчно правомощия за делегираната им работа.
Принцип на единство на командването
Той се основава на тясната връзка между изпълнителя и управителя. Колкото по-високо е нивото на сътрудничество, толкова по-силно е чувството за лична отговорност на подчинен и по-малко вероятно е да получава противоречиви поръчки. Важно е задачата да бъде делегирана на служителя само от един шеф, за да се избегне объркване и ситуация, при която „лявата ръка не знае какво прави дясната ръка“.
Принцип на безусловната отговорност
Въпреки че при делегиране на инструкции на подчинен, едновременно се прехвърлят правомощия и отговорност за резултатите от извършената работа, това не е причина за премахване на наложените му задължения от главата. Шефът е този, който решава да делегира задачата, така че той все още отговаря за работата на подчинените и изпълнението на задачата. Изпълнителите са отговорни за свършената работа, а мениджърите отговарят за действията на подчинените.Този принцип е от особено значение при делегиране на държавни правомощия и други с високо ниво на власт.
Принципът на съотношение на властта и отговорността
Указва, че делегираният орган трябва да спазва задълженията, възложени на подчинения. Ако обхватът на правомощията е по-малък от отговорността, изпълнителят няма да може да извърши изцяло прехвърлената му работа, но ако тя е по-висока, може да възникне ситуация на безполезност на наложените правомощия или злоупотреба с длъжностното положение.
Всеки администратор трябва компетентно да организира делегирането на пълномощия и отговорност. Обсъдените по-горе принципи ще му помогнат в това.
Видове орган
В системата на организацията, в съответствие с настоящите цели и изисквания, могат да бъдат разграничени различни видове правомощия. Те се определят от дейността на отделите и общата им функционалност.
линеен
Тези правомощия се прехвърлят директно от управителя на изпълнителя и по-нататък според схемата. Началник с линейни правомощия е в състояние да взема решения в рамките на своите компетенции без предварителна координация с други шефове. Последователната схема на тези правомощия формира йерархия на административните нива.
Освен това делегирането на правомощия и отговорност се извършва само при отчитане на принципа за единство на командването и в същото време стандартите на управляемост. Що се отнася до принципа за единство на командването, той беше разгледан по-горе.
Този принцип показва, че всеки служител е доминиран от само един ръководител, а служителят отчита само прекия си началник. А процентът на управляемост е броят на служителите, отчитащи се за определен лидер.
Въпреки това, със значително увеличение на броя на веригите в схемата за лидерство, се наблюдава силно забавяне на оперативния обмен на информация. Поради това има нужда от въвеждане на други правомощия в организационната структура.
персонал
За да определите какви категории правомощия на персонала съществуват, първо трябва да анализирате видовете апарати за персонал, от които се разграничават следните:
- Консултативният апарат се използва за решаване на специализирани задачи. Може да работи както временно, така и непрекъснато.
- Служител - използва се за извършване на определени услуги (като пример, отдел за човешки ресурси).
- Лични - подкатегория на обслужващото устройство. Формира се, когато е нает от ръководителя на помощник или секретар. Всички членове тук имат висок формален авторитет.
Съответно правомощията, които могат да бъдат прехвърлени на всяко от устройствата, са разделени:
- Консултативен - използва се от консултативния щаб, чиито права са ограничени от професионални препоръки.
- Задължителни одобрения - обхващат разглеждане от ръководителите на техните решения заедно с апарата.
- Паралелно - използват се в случаите, когато устройството може да отмени решенията на ръководството, се използват за предотвратяване на груби нарушения. Например използването на паралелни правомощия е оправдано при пазаруване на големи количества, когато се изискват два подписа.
- Функционални - са на най-високо ниво, могат както да позволят определени действия, така и да отменят. Тяхната употреба е широко разпространена, особено в области като контрола на заетостта и счетоводните методи.
Използването на допълнителни устройства помага за значително опростяване на управленската структура в компании с голям брой служители. Благодарение на тясното и правилно структурирано взаимодействие на всички субекти на компанията, ефективността на организацията като цяло се увеличава. За ефективното лидерство трябва да се вземат предвид и други аспекти: принципите за делегиране на правомощия, изисквания, характеристики, видове и т.н.
Използването на делегиране е важно за всеки мениджър.Той помага да се организира компетентно работният процес, като ясно се разделят правата и задълженията на всички служители. Изпълнителите са много по-лесни за работа, когато знаят какво се изисква от тях и какви резултати трябва да постигнат. Освен това делегирането е важен фактор, който се използва за повишаване на ефективността на всеки служител и освобождаване на допълнително време за ръководителя за решаване на стратегически важни задачи, което съответно води до повишаване на производителността и производителността на цялата система.