Как да подредим нещата в папки? Защо е необходима номенклатура и какво е общоприето да се разбира с този термин? Как да съхранявате файлове, папки и как по друг начин можете да организирате документация в предприятието? В момента офисната работа е такъв комплекс от задачи, който изисква систематичен подход и максимална точност. За това какво представлява номенклатурата на делата и за какво е предназначена, трябва да знаят не само служителите, отговорни за документооборота в компанията, но и всички ръководни служители, заинтересовани да поддържат контрол върху работните процеси в организацията.
Обща терминология
Като се има предвид каква е номенклатурата на делата, е необходимо преди всичко да се отбележи, че този термин се използва за обозначаване на такъв метод на систематизация, който включва формирането на списък на делата, образувани в рамките на предприятието и институцията. За всеки от тях ясно се предписват срокове за съхранение, като се акцентира върху правилата, влезли в сила от действащите закони на страната ни.
Теория и ежедневие
Каква е номенклатурата на делата при практическо приложение? Това е такава схема на разпространение, която помага за групиране на изпълнена документация, като по този начин създава случаи. За да направи това, компанията одобри схемата, класификацията, след което се прилага на практика. Въвежда се и индекс на индекса за случаи, документи. Трябва да определите продължителността на съхранението и да определите дизайна на индекса на картата, използван като референтен материал и използван за търсене на документация от броя на неизпълнените. Когато отговаряме на въпроса каква е номенклатурата на делата, трябва да се отбележи, че терминът се използва за обозначаване на такъв счетоводен документ, който регламентира работата на отделите, отговарящи за деловодството, архивите. Номенклатурата ясно очертава всички тези случаи, продължителността на съхранението е в рамките на десетилетие, тоест тези, принадлежащи към броя на временните документи за съхранение.
Защо е необходимо това?
Кой трябва да знае каква е номенклатурата на делата, как да я приложи на практика? На първо място, това са лицата, отговорни за организирането на работния процес в предприятието, както и ръководителят на институцията, юридическо лице. Номенклатурата помага бързо да се намери необходимия документ, ако видът или съдържанието са известни. Качеството на формирането, изпълнението на номенклатурата на делата определя колко бързо ще бъде възможно да се работи с документация в стените на институцията. Понастоящем фактът на наличието на номенклатура е установен като задължителен за всяко юридическо лице, независимо дали става въпрос за институция или организация, предприятие.
На държавно ниво е приета Единната държавна митническа служба - това е такава система, която очертава правилата за поддържане на документацията. В приложенията към него можете да намерите актуалната понастоящем извадка от номенклатурата на делата. Освен това такъв единен държавен систематичен източник на информация събра всички разпоредби, които трябва да се ръководят от разработването и прилагането на номенклатурата на делата за година в институция или предприятие.
Характеристики на въпроса
В момента в офисната работа номенклатурата е сложно понятие, което включва няколко вида и групи документация. Обичайно е да се говори за типична, приблизителна, конкретна номенклатура.Индивидите обикновено се въвеждат на ниво институция като цяло и на отделна структурна единица.
Обичайната примерна номенклатура се призовава да комбинира документация, която е сходна по характер и състав. Моделът също така регулира специфичната система за индексиране, която се използва в рамките на определена агенция. Необходимо е да се приложи такъв списък с имена на случаи. Приблизителният обаче е с препоръчителен характер, въпреки че в общия случай е разумно и удобно да се придържа към него, тъй като помага за оптимизиране на целия обем официални документи, натрупани във фирмата.
Системата като основа на поръчката
Всяко модерно предприятие трябва да систематизира настоящата документация и именно номенклатурата представлява такова ръководство за класификация, което може да реши проблемите на организацията. Това е документ, в който имената на всички дела на предприятието, които могат да бъдат стартирани, са посочени ред по ред. В същото време ясно е изписано колко дълго трябва да се съхранява хартията. Номенклатурата на счетоводството, персонала, предприятието като цяло трябва да бъде одобрена от ръководителя му.
Основните цели на въвеждането на номенклатурата
Такъв официален документ опростява систематизирането на вътрешния работен процес. Всъщност това е такъв план, който ясно посочва какви алгоритми трябва да се използват за разпространение на изпълнени документи и по какви въпроси трябва да бъдат поставени. Това формира архивната система на предприятието и прави по-лесна ориентация сред натрупаните хартиени ресурси.
В същото време номенклатурата на кадровите въпроси, счетоводството, както и общата за предприятието, съдържа ясно определение на времевите интервали за различни категории документация. Структурираната система уточнява точно колко време за съхраняване на документи, подредени в конкретен случай. Когато създавате случай, използвайки изпълнени документи, трябва незабавно да предположите колко дълъг ще бъде срокът на годност. Този етап се нарича първичен преглед, който позволява да се идентифицира стойността на документацията.
Индекс, система и основна информация
Номенклатурата на делата декларира официално по коя система е необходимо да се индексират случаите. Тази информация е от значение за регистрацията, тъй като индексът, установен от номенклатурата, е елемент от регистрационния номер, присвоен на всеки отделен документ в предприятието. Номенклатурата е информационна справка, която ви позволява бързо да анализирате структурните особености на конкретно юридическо лице.
Документацията се използва, когато е необходимо да се създаде списък със случаи. Това е от значение за съхранението на ценни книжа, които по закон имат срок, по-дълъг от десетилетие, включително за постоянно съхраняване. Това прави номенклатурата на делата основен счетоводен документ, използван в отделите, отговарящи за деловодството в предприятието.
Счетоводство и по-нататъшно развитие
Често номенклатурата на делата е най-удобният документ, чрез който в предприятието се внедрява счетоводната система, който ви позволява да контролирате временните дела, тоест предназначени за съхранение в продължение на десетилетие.
Друга важна цел на номенклатурата на делата е нейната приложимост при формирането на справочна карта, необходима за поддържане на съответната информация за изпълнената документация. Класификационната система, използвана при формирането на номенклатурата, се превръща в основа за създаване на файлов шкаф, който предоставя референтна информация за документооборота в организацията.
Как изглежда?
Примерната номенклатура от случаите може да изглежда по следния начин.
Когато подготвяте документация, е необходимо да посочите вашите имена на предприятието, отделите, за които е въведена номенклатурата, както и текущите дати.
Това е важно!
Понякога на предприемача се струва, че при сравнително малък работен процес въвеждането на номенклатурата е просто бъркотия, прекомерна „документация“, която няма да донесе реални ползи. Този подход към въпроса е категорично неправилен. Необходимо е да се въведе правилната, подходяща, като се вземе предвид номенклатурата на конкретната организация във всяка съвременна компания. При разработването на документ е необходимо да се гарантира, че той покрива целия обем на работния процес на предприятието, включително етапите на създаване. Необходимо е всички сектори на дейността, процесите и дейността на компанията да бъдат отразени в номенклатурата.
Можете да прочетете общоприетите изисквания за подготовката на такъв нормативен документ в нормативни актове, приети на държавно ниво. На това са посветени правилата за работа, въведени за архивите на компаниите, стандартните инструкции за документооборота на предприятията. През 1988 г. е разработена държавна система за поддръжка на документация, която е актуална и днес. Документите, редовно приети на държавно ниво, се финализират, като се вземат предвид реалностите на нашето време, включително използването на електронни компютри, докато основните теории за систематизация и класификация остават същите.
Форми на артикули
В класическата версия този документ е съставен като таблица. Индексите, класификациите стават основа за процесите на регистрация на документация, генерирана в рамките на предприятието, преминавайки от него към външни получатели и приети за обработка от външни източници. Добре съставената номенклатура е удобен инструмент за формиране на други класификатори, които задължително съпътстват процеса на работа в офиса на всяка съвременна компания. Така че, предварителният преглед на документацията често изисква класификатор на въпросите, области за обсъждане. Също така са необходими специални класификатори за изпълнената документация. При въвеждането на електронна система е необходимо да се разработят навигатори, представителства, които отразяват различни структурни единици и изпълнители. Освен това въз основа на номенклатурата на случаите можете да разработите система, която ви позволява да организирате документацията, подлежаща на специален контрол, както и други видове.
Номенклатурата принадлежи към категорията на документацията за планиране. В него можете да намерите рубриките на случаите, предложени за планиране, счетоводство в различни посоки на дейност, икономическа дейност на предприятието. Функциите, възложени на компанията, се виждат от номенклатурата. Документът се подготвя за следващата година, затова е необходимо да се заложи в него не само наличните възможности и нужди на работния процес, но и планираните в близко бъдеще. Желателно е при съставянето на номенклатурата да бъде възможно сравнително точно да се предвидят нуждите на системата за управление на документи в предприятието за следващите пет години, въпреки че това не винаги е възможно в настоящите трудни икономически условия, които принуждават предприятията да се приспособяват.
Реалност и план
В практическото приложение най-често номенклатурата на случаите се счита за счетоводна документация, което се дължи на наличието на номер, индекс за всяко изброено заглавие. Окончателният запис на номенклатурата, обобщаващ резултатите от годината, ни позволява да направим заключение за броя и категориите дела, образувани през изминалия период. Можете също да изчислите, без да полагате специални усилия и без да губите време напразно, броя на случаите, обемите, образувани през изминалото време. Това дава количествено описание на документалния фонд, системата на работния процес. Необходимостта от такъв анализ възниква както в рамките на отделна структурна единица, така и в организацията като цяло.
Номенклатурата, действаща като счетоводни записи, може да се използва, когато файловете се прехвърлят в архива.Това важи предимно за тези, предназначени за временно съхранение - не повече от десетилетие. Номенклатурата предоставя също така удобна основа за формиране на инвентаризация, която включва случаи, предназначени за постоянно или временно съхраняване, ако периодът надхвърля десетилетие. Номенклатурата е удобна, когато се формира опис на делата, съдържащи документация за персонала на компанията, както и актове, които фиксират унищожаването на документи, разпределението на документи, които не се нуждаят или не могат да се съхраняват.
Спецификата на някои видове организации
Задължителна мярка ще бъде съставянето на номенклатура за всяка държавна институция. Този документ трябва да присъства в общински, подчинени териториални юридически лица. Такава задължителна процедура се дължи на факта на прехвърляне на документи, генерирани в организации, институции за съхранение в архивите на общината или на федерално ниво.
Ако говорим за частна организация, тогава е необходимо и формирането на номенклатурата, но изискванията, които се отнасят за нея, са много по-малко строги. От една страна, документът също е многофункционален - не зависи от участието на държавата във фирмата. Препоръчва се разработването на номенклатура в момент, когато юридическо лице тъкмо се създава. По време на поглъщането, сливането е необходимо да се формира такава система за класификация на документооборота, ако в същото време се образува ново юридическо лице. Според правилата разработването на номенклатурата е изключително приоритетна задача и е необходимо да се работи върху нея още преди формирането на инструкцията, описваща правилата на работния процес.