Плащанията през интернет отдавна са станали обичайни, но обменът на документи, особено между отделни лица, все още е на хартия. Квалифициран електронен подпис е предназначен да реши този проблем и да улесни обмена на документи. Юридическите лица работят с EDS от дълго време, отделните предприемачи го използват за предаване на някои данни (например ДДС при наемане на държавни помещения), докато физическите лица могат да използват своя подпис, за да получат достъп до уебсайта на Държавните услуги. Как да получите подобрен квалифициран електронен подпис и какви ползи предоставя?
Какво е това?
Квалифициран електронен подпис са детайлите, потвърждаващи истинността на електронния документ, липсата на изкривявания в него от момента на действителното инсталиране на подписа. Той също така ви позволява да установите собствеността върху документа. Такива подробности могат да бъдат получени само в резултат на криптографско преобразуване на код, информация.
Сертификатът за електронен подпис е документ, потвърждаващ правото на притежаване на публичен ключ на електронен подпис. Сертификатът може да бъде получен само в CA (сертификационен център) или в офиса на техните упълномощени представители.
Притежателят на сертификата е физическо лице, което е получило сертификат за електронен подпис на свое име. Всеки собственик на сертификата е снабден с два ключа: публичен и частен. Проверката на електронните подписи се извършва чрез публичния ключ. Той от своя страна е свързан с частен ключ, чрез който се генерира електронният подпис и документът се подписва.
класификация
Прост електронен подпис, както подсказва името, е най-простата версия на EDS. Той също така използва пароли, кодове или други средства, които потвърждават формирането на подписа от собственика.
Подобрен неквалифициран електронен подпис може да се получи само с помощта на преобразуване на криптографска информация. Тук не можете да направите без частен ключ за подпис. Чрез такъв електронен подпис е възможно не само да се идентифицира лицето, подписало документа, но и да се открият промените, направени след подписването.
Подобреният квалифициран електронен подпис има всички признаци на неквалифициран. Единствената разлика е, че за нейната проверка и създаване на по-сериозни средства за криптографска защита се използват сертификати от ФСБ на Русия. Освен това има разлика: квалифицирано удостоверение за електронен подпис може да бъде издадено само в сертифициращ център, който е преминал акредитация. Списъкът с акредитирани УО може да бъде видян на уебсайта на Държавните служби.
равностойност
Федерален закон № 63 признава документ, подписан с всеки електронен подпис, както прост, така и подобрен, равен на хартиен документ, подписан ръчно. Има обаче една особеност: между страните, извършващи електронна размяна на документи, преди това трябва да бъде подписано споразумение.
Квалифицираният подпис е също аналог на подпис, направен със собствена ръка, но той може да замени печата на организацията. Правната сила на документите, подписани с квалифициран цифров подпис, се признава от регулаторните органи. Те могат да бъдат използвани в съда.
Област на приложение
На първо място, това, разбира се, е електронно управление на документи. Електронните подписи ще помогнат за установяване на външен и вътрешен обмен на документи във всички случаи, когато се изисква ръкописен подпис.
Вътрешното управление на документи използва неквалифициран и квалифициран електронен подпис, за да одобри и одобри споразумения и други документи, регулиращи вътрешните процеси на организацията. Например, ако директорът подпише споразумение с електронен подпис и той се прехвърля за изпълнение.
Основен фактор
При външното управление на документи наличието на квалифициран електронен подпис е много важно условие, тъй като именно тя е гаранцията на законната сила. В други случаи електронният документ не се признава от регулаторните органи като оригинал, което означава, че той няма юридическа сила и не може да се използва в съдебни производства. Освен това документ, подписан от подобрен квалифициран цифров подпис, може да се съхранява в цифров архив, докато легитимността му ще бъде запазена.
EDS може да се използва за докладване пред регулаторните органи. Мнозина вече оцениха колко бързо и удобно се извършва електронното отчитане. Освен това всяка организация може да избере най-удобния за себе си начин, независимо дали става въпрос за продукти на 1С, отделен софтуер или сайтове на FSS и Федералната данъчна служба. Квалифициран сертификат на ключ за електронен подпис е в основата на всички подобни действия, той трябва да бъде издаден от упълномощен или акредитиран сертифициращ орган. Но методът на изпращане не е критичен.
Получаване на обществени услуги
Всички граждани на Руската федерация могат да получат електронен подпис, за да го използват за получаване на обществени услуги, но в този случай не се изисква квалифицирано удостоверение за проверка на електронен подпис: най-простият, неквалифициран ЕЦП ще бъде достатъчен, той е напълно подходящ за нуждите на дадено лице. С помощта на него всеки гражданин може да подпише електронно заявление, което може да бъде изпратено до изпълнителната власт, ако е възможен такъв поток от документи.
Как да получите квалифициран електронен подпис за физическо лице? Най-лесният начин да получите универсална електронна карта, която се издава от 1 януари 2013 г. и има вграден подобрен квалифициран електронен подпис. Такава карта е уникален инструмент за идентификация на гражданин, с негова помощ е възможно да плащате, поръчвате и получавате различни правителствени услуги чрез Интернет. По своята концепция картата е предназначена да замени много документи, като пенсионно свидетелство и медицинска политика, да ги комбинира с електронен портфейл, билет за пътуване и електронен подпис.
Използване на ES
Подобреният квалифициран електронен подпис е подходящ както за вътрешен, така и за вътрешнокорпоративен работен процес. Тя може да бъде получена в сертифициращия орган, акредитиран от Министерството на съобщенията на РФ. Той защитава документа от промени, потвърждава неговата цялост и авторство.
Подобрената квалифицирана ES може да помогне при решаването на широк спектър от проблеми. Например се използва за докладване пред данъчните власти и за обмен на електронни документи. Тази версия на сертификата има най-голям брой възможни функции, но това не означава, че е по-удобно всяка организация да го използва. Първо, цената на сертификата директно зависи от броя на функциите. Второ, когато избирате по-малко функционален сертификат, трябва да сте сигурни, че наличните възможности напълно задоволяват нуждите на организацията.
Има и ситуации, при които видът на използвания сертификат се определя от страната, която получава документа. Например, има оператори за управление на документи, които приемат сертификати само от сертифициращия си център, следователно, когато избирате сертификат, трябва също така да се уверите, че няма ограничения за използването му в необходимата информационна система.
Предимства на електронния обмен на документи
Тъй като сега всички организации и компании имат възможност да организират обмена на правно обвързващи електронни документи, си струва да обсъдим предимствата на този процес.
На първо място, това е бързината на доставка на документи. Независимо от адреса на контрагента, времето за доставка на документи ще бъде десет пъти по-малко от обикновено хартиените. Използването на електронни документи също намалява разходите, свързани с подготовката и прехвърлянето на хартиени копия.
Има по-сериозни икономически ползи, защото електронното управление на документи предполага значително ускоряване на бизнес процесите. Най-простият пример за това е бързото сключване и активиране на транзакции, поради което се постига по-голям паричен поток. Тоест, като установи електронно управление на документи, компанията ще може да увеличи печалбата за единица време.
автоматизация
Също така използването на квалифициран ключ за електронен подпис може да намали времето за обработка, изпращане на документи и практически да автоматизира този процес. Според закона писма, които изискват юридическа сила, товарителници, фактури, фактури, актове на услуги, актове за предоставяне на услуги, фактури, актове за съгласуване на селища, товарителници могат да участват в междукорпоративен обмен според закона.
Поради бързината и надеждността на електронния обмен на документи, компаниите не могат да се притесняват от просто и навременно отчитане пред данъчните власти. Също така ви позволява да спестите част от парите.
Важни фактори
Междукорпоративният документооборот в електронна форма има смисъл само ако всеки документ има юридическа сила и може да бъде използван в съда или други инстанции. За да се даде правно значение на електронен документ, е необходимо да се решат някои проблеми. Първо, процесът на подписване и изпращане на електронен документ на изпълнителите, и второ, приемането и проверката на квалифициран електронен подпис върху документи, получени от изпълнителите. Трето, е необходимо да се организира съхраняването и обработката на вече подписани документи, архивното съхранение и навигацията по тях. Четвърто, важно е да се гарантира запазването на легитимността на документите в архивното съхранение.
Просто решение
За да решите първите два проблема, можете да използвате услугите на междукорпоративен обмен, които се управляват от оператори за електронно управление на документи. Избирайки такава услуга, е необходимо да се вземат предвид някои фактори, като например наличието на подходящи лицензи за оператора, възможността за интегриране на услугата за обмен в корпоративната информационна система и зареждането на документи.
Две други задачи могат да бъдат решени с помощта на електронната система за управление на документи, която вече има цялата необходима функционалност. Ако първоначалното формиране на документи се случи в счетоводната система, можете да интегрирате електронна система за управление на документи в нея.
При липса на такава система тези задачи могат да бъдат частично възложени на оператора на обменната услуга.