В условията на съвременни търговски отношения между производителя и купувача може да възникне ситуация, когато плащането за получените стоки или услуги се получава по сметката на компанията късно. Забавянето може да бъде причинено от различни фактори. Дългове на клиенти, клиентите могат да се натрупват. Това води до забавяне на цикъла на оборот, невъзможност на предприятието да финансира своята дейност.
За да се избегнат негативни последици, ръководството на компанията е длъжно да контрол върху вземанията, Това ви позволява да предприемете необходимите мерки, за да го намалите своевременно. Как протича този процес, трябва да се знае на всеки финансов мениджър.
Понятието за вземания
Контрол на вземанията и задълженията извършва се от всяко предприятие, независимо от обхвата му на дейност. Това е необходимо, за да се осигурят условия за нормалното функциониране на всички компоненти на компанията.
Дългът на длъжниците е част от оборотния капитал на организацията. Това са средства, които временно отсъстват от сметката на предприятието. Те се използват за известно време от длъжници (длъжници) в своята дейност. Това са имуществените права на компанията, които са един от обектите на гражданите.
Най-типичният пример за вземане на вземания е дългът на контрагентите на компания, които не са платили веднага след доставката на стоки, изпълнение на работа или услуги, тяхната договорена стойност. По-рядко дружеството получава такива права на собственост в случай на извъндоговорни задължения, например, когато причинява материални щети от физически или юридически лица.
Необходимостта от контрол
При работата с клиенти въпросът за контрола върху дълга им се появи естествено. Това изисква внимателно, внимателно проучване. Счетоводство и контрол на вземания и задължения са свързани с въпроси на финансовата стабилност на организацията, нейната сигурност. Също така подобна процедура засяга получаването от компанията на чиста печалба, оборот на капитала и рентабилност на бизнеса. Следователно такъв анализ не може да бъде пренебрегнат.
Контролът на вземанията позволява на ръководството на компанията да реагира навреме на възникнали проблеми в тази област. Ако контрагентите не изплатят задълженията си навреме, компанията не може да закупи необходимите материали за производство навреме, да изплати собствените си дългове за услугите, предоставяни от други организации.
Обратният цикъл в този случай се забавя. Нетната печалба на компанията намалява. Всички показатели за финансова стабилност и стабилност намаляват. В резултат на това организацията ще се провали. За да се предотврати това, анализаторите и ръководството трябва да прилагат контрол на вземанията и задълженията.
Последиците от липса на контрол
Анализ и контрол на вземанията трябва да се извършва във всяко съоръжение. Ако ръководството не обърне нужното внимание на този въпрос, възникват редица сериозни проблеми.
Компанията губи пари. Ако купувачът получи отсрочка без уважителна причина и перспектива за погасяване на дълга, дори в съда няма да е възможно да погаси дълга си. Това е сериозна вреда за всяка организация.
Показателите за финансова стабилност също намаляват. Компанията няма да може в крайна сметка да изплати данъчните си задължения, да плаща заплати на персонала и др. Показателите за ефективност на използването на ресурсите са намалени.Средствата, които са в обращение, всъщност временно не участват в производствени дейности. Те биха могли да бъдат насочени към развитието на предприятието, но в момента този капитал отсъства.
С нарастването на вземанията компанията постепенно губи своята бизнес репутация и конкурентоспособност на продуктите.
Цели за контрол
Счетоводство и контрол на вземанията преследват определени цели. Управлението на дълга на контрагента е необходимо, за да се ограничи техният размер до приемливо ниво. Също така контролът ви позволява да изберете условията на продажбите, които гарантират своевременно получаване на плащането след продажбата на стоки или услуги.
Анализът на вземанията ви позволява да разработите специфичен подход към всеки клиент. За една група купувачи се изисква система от отстъпки, а за друга, напротив, надбавки.
Също така контролът ви позволява бързо да поискате връщане на дълга, да намалите бюджетния дълг. Управителят ще може да оцени разходите, свързани с управлението на дългове, пропуснати възможности в резултат на замразяване на средства в обращение.
Класификация на дълга
Контрол на счетоводството и вземанията включва разделянето на дълговете на неизтекъл и просрочен. Първата категория включва задължения на клиенти, чийто период на погасяване, посочен в договора, все още не е пристигнал. Също така, тази група включва дългове, чийто живот не надвишава 1 месец. Те са свързани с нормалния процес на извършване на селища (това е посочено в споразумението).
Просроченият дълг включва сумата на средствата, която купувачът вече е трябвало да внесе в сметката на продавача, но това не се случи. В този случай компанията може да съди своя контрагент.
Има и такова нещо като съмнителен дълг. В този случай доставчикът на стоки или услуги не е сигурен, че купувачът ще плати дълга си. Съмнителните и лошите дългове обаче не трябва да се бъркат. Вземанията от последния вид могат да бъдат дебитирани от баланса на предприятието, тъй като давностният срок вече е преминал. Съмнителните дългове се отчитат от предприятието, докато не станат безнадеждни.
Методи за контрол
Контрол на вземанията в предприятието направени въз основа на опис на селища с купувачи и клиенти. Тази работа задължително се извършва от анализатори преди подготовката на годишния доклад.
Опис на дългове обаче веднъж годишно не е достатъчен. Проблемите могат да възникнат и да се натрупват за няколко месеца. Затова контролните мерки трябва да се провеждат редовно. Най-добре е да обръщате внимание на този въпрос веднъж месечно. За някои предприятия се препоръчва да се описват дълговете на контрагентите два пъти месечно поради човешкия фактор.
Мениджърите по продажбите трябва да бъдат мотивирани от принципа за събиране на пари от клиентите. Изисква се и финансов контрол на вземанията. Това ви позволява да върнете в обращение значителна сума средства.
мерки
Система за контрол на вземанията въз основа на определени дейности. Те са условно разделени на две групи. Първата категория включва организационни мерки, а втората - оценка на различни показатели за дълга на длъжника.
За извършване на организационни дейности се назначава служител, който отговаря за мониторинга. Най-често това може да бъде вътрешен одитор или одитор.
След това мениджърът определя основните дати, на които ще бъдат оценени съответните индикатори. Разработват се условията за предоставяне на разсрочка, както и неговата документация. Наредбата се контролира от лицето, отговорно за одита.
Размерът на вземанията трябва да се вземе предвид в мотивацията на ръководителите на продажби. За всички контрагенти се определят кредитни лимити. За състоянието на вземанията трябва да отговаря търговски директор.
Техническа поддръжка
За изпълнение вътрешен контрол на вземанията, много предприятия използват специални компютърни програми. Те значително опростяват процеса на обработка на данни. Най-популярната в предприятията на страната ни е програмата 1С. С негова помощ можете да създадете регистър на длъжниците, както и да следите остаряването на задълженията си.
Ако мениджърите поддържат записи на дългове в такава програма, те ще могат да проследяват кои купувачи са натрупали дългове сравнително наскоро и кои вече са значително остарели.
За това е необходимо да се генерира подходящ отчет в програмата. В него вземанията ще бъдат сортирани по датата на възникването му. В отчета могат да се появят контрагенти, чийто дълг е образуван преди седмица, две седмици, месец и година. Предвид вида дейност на предприятието, получените данни се класифицират като стар или нов дълг.
Показатели за оценка
Контрол върху вземанията се основава на определени показатели. По време на неговото изпълнение е необходимо да се изготви бюджет за дълга за всеки контрагент (с помощта на програмата). В края на всеки месец се изчислява процентът на събиране. Това ще ни позволи да оценим дела на платените стоки в общия обем на изпратените стоки.
Въз основа на условията на договорите с контрагентите се съставя план за погасяване на дълга. Следи се динамиката на съотношението оборот на дълга на контрагента.
Въз основа на получените данни се изчислява и продължителността на оборота на дълга на длъжниците. Този анализ ви позволява да оцените ефективността на кредитния контрол, да определите степента на надеждност на контрагентите.
Вътрешни проблеми
Контрол върху вземанията трябва да се управлява от опитен анализатор. В същото време е възможно да се намерят вътрешни проблеми, които биха могли да причинят дългове. Може би служителите, отговорни за продажбите, не се придържат към установените стандарти за предоставяне на разсрочени плащания. Случват се и фактите за очевидната измама на служителите на компанията.
Така например, за да получи бонус в края на месеца, служителят, отговорен за продажбите, се стреми да включи в отчета повече средства за продажби. Следователно той може да поиска от клиента фиктивно да купи продукта. Тоест клиентът не превежда средствата, а сякаш е изпратил пратка от стоки. Тези средства се кредитират на купувача. Мениджърът получава своя бонус, а клиентът получава възможност да събере допълнителни средства в обращение. Освен това клиентът може да плати определена премия на мениджъра по продажбите за това. В този случай компанията губи.
Кредитен лимит
Контрол върху вземанията може да върне значителна сума пари в обращение. За да се предотвратят възможни щети върху дейността на компанията, се използва подход, който включва определяне на кредитен лимит. Това е нивото на вземанията, което ще бъде безопасно за компанията.
Освен това кредитният лимит е определен както за организацията като цяло, така и за всеки контрагент поотделно. Подобен лимит може да бъде определен и за всеки отдел по продажбите. Те се отличават по принципа на индустрията. Кредитният лимит е определен в съответствие с размера на приходите за последния месец, който единицата носи. Този показател се одобрява от генералния директор на организацията.
Контрол върху вземанията изисквани от всяко предприятие. Това ви позволява да увеличите рентабилността и финансовата стабилност на организацията.