За да работи компанията ефективно, в екипа трябва да преобладава приятелска, здравословна атмосфера. Не винаги собственикът на предприятие има силата да оцени адекватно всеки служител и да разбере откъде идват проблемите на отношенията с персонала. За да се разрешат неприятни ситуации и да се премахнат евентуални конфликти, да се отървете от неефективните служители и да се контролират финансовите разходи за персонала, е необходимо да се организира пълноценен одит на персонала на организацията.
За какво говориш?
Какво обикновено се разбира под термина "одит"? Персоналът в организацията е основният ресурс, по-важен от парите. А одитът е метод за определяне на ефективността на персонала. По време на одита е възможно да се установи колко добра е системата за контрол на персонала, както и да се намерят методи за оптимизация и подобряване на ефективността. Основната цел на подобно събитие е да се оцени производителността в контекста на всеки конкретен служител, което ни позволява най-общо да изчислим колко полезен е служителят от гледна точка на рентабилността.
При извършване на специализиран анализ е възможно да се извърши одит на изчисления с персонал срещу възнаграждение, да се оцени колко ефективна е системата и как да се контролират отношенията в организацията:
- икономическа;
- социална;
- на труда.
Системата за одит на персонала е незаменима при висока текучест на персонал в предприятието, тъй като позволява да се установи причината за явлението.
Задачи за анализ
Основните задачи, възложени на специалистите, извършващи одит на персонала, обикновено са както следва:
- определяне дали човешките ресурси съответстват на стратегията за растеж на компанията;
- идентифициране на съответствието на управленската структура и процеса на работа с нормите на държавното право;
- оценка на ефективността на служителите, които решават задачите си;
- идентифициране на причините за проблемите на взаимодействието с персонала, намиране на начини за решаване на ситуации, както и намаляване на отрицателното въздействие.
Как върви това?
В общия случай одитът на персонала се разделя на:
- обучение;
- събиране на данни;
- анализ на информация;
- обобщаване.
обучение
Одитът и контролът на персонала започва с определянето на какви цели преследва събитието. Въз основа на това те подготвят документална подкрепа и определят крайни срокове. На подготвителния етап се назначават изпълнители на проекти, се избират участници и се създава план, според който данните ще се събират и анализират. Необходимо е също така да се реши в полза на този или онзи тип отчитане.
Работете с информация
Събирането на данни включва дейности за наблюдение на работния процес на избрани служители. В същото време специалисти, извършващи одит на персонала на документация за проучване на персонала, доклади, провеждат проучвания и събират въпросници, организират интервюта със служителите на компанията. Статистиката, получена в хода на такова проучване, се обработва предварително и след това се подлага на задълбочен анализ.
Третата стъпка от одитната работа е обработката на всички данни, събрани по-рано. Въз основа на получената информация се формират следните:
- маса;
- графики;
- диаграми;
- схема.
Такива методи за представяне на данни са ясни и разбираеми, което ви позволява бързо да анализирате ситуацията. Одитът на системата за управление на персонала се извършва, като се отчита предварително избраният алгоритъм за анализ на информация, както и оценка на ефективността на служителите.Изчислените показатели ясно се сравняват с подобни компании, научно обосновани стандарти.
Последна стъпка
На последния етап одитът на сетълмента с персонала (труд, заплащането му) на самия работен процес ни позволява да правим заключения. Специалистите, които проведоха събитията, формулират препоръки за подобряване на ефективността на работния процес. Въз основа на идентифицираните ситуации става ясно как могат да се оптимизират човешките ресурси и да се намалят разходите им.
Какво дава?
Защо се нуждаем от одит? Персоналът е категорично предпазлив от подобни събития, като предварително се убеждава, че мениджърите просто искат да уволнят някого. Всъщност ползите от одита са много по-големи, отколкото може да си представи мирянинът. След като приключи проверката, можете:
- преценете дали са необходими други служители;
- проверете дали фирмата е снабдена с персонал;
- идентифицира управленската структура;
- определят дали да обучават служители;
- разберете какъв стил на управление се прилага;
- оценка на психологическия, социален климат в организацията;
- идентифицирайте откъде започва съпротива срещу иновациите;
- да разберем дали иновационният потенциал е голям;
- определете какво е разпределението на персонала във фирмата.
Ако се извърши одит на качеството, персоналът и ръководителят стават сплотено цяло. Проучването идентифицира опасни работници, непродуктивни и също така се стреми да премахне конфликтните ситуации. Одитът ви позволява да създадете такава мотивационна система. Което ще бъде приложимо за условията на определена организация.
Нива на одит
Одитът на системата за управление на персонала е разделен на три нива:
- социална и психологическа;
- финансово;
- организационни и технологични.
По отношение на паричните въпроси, тогава се обръща внимание на:
- конкурентоспособността на компанията, за да се оцени с какво те сравняват показателите със средните и най-добрите за тази област;
- ефективността на кадровия отдел, неговата роля за подобряване на качеството на работния процес;
- как са свързани разходите за одитните дейности и техните резултати.
Организационно и технологично - ниво, което включва изучаване на документи, анализ на показатели, за да се говори за законността на функционирането, ефективността. В този аспект одитът и контролът на персонала включва подробен анализ на:
- рутинна работа;
- случаи, когато служителите не са отишли на работното място;
- оплаквания;
- наранявания на работното място;
- отношението на служителите към техните задачи;
- ниво на удоволствие на служителите;
- програми за развитие.
И накрая, социално-психологически - такъв одит, който включва анализ на взаимоотношенията във фирмата, позволяващ идентифициране на мотивационни фактори. В същото време задачата е да се определи как е възможно да се подобрят дейностите на компанията като цяло и всеки отделен служител в частност.
Важни функции
Мениджърът трябва незабавно да съобщи на всички служители с каква цел се планира одитът. Персоналът ще бъде готов да се срещне, само ако всеки служител разбере, че събитието е полезно и полезно за него. Провеждането на специално обучение или семинар, обясняващо основните цели, моментите на одита могат да бъдат най-доброто решение на проблема и доброто начало на комуникацията между поканените специалисти и постоянния персонал.
При проверка на показателите, получени по време на описаните по-горе стъпки, те се анализират като цяло, тоест цялостно. Този подход е гаранция, че резултатът ще отразява динамиката на компанията.
Освен това одитът не е само проверка на това колко ефективно работи служител или единица. По време на събитията се анализира прилаганата в организацията система за управление на персонала. Инспекторите ще обърнат значително внимание на мениджърите на компании, както и на мениджърите на различни нива.
Управляваме компанията умело
Управлението на предприятията е на първо място умелото управление на човешките ресурси. В същото време работата е разделена на три нива:
- линеен;
- стратегически;
- функционален.
От това следва, че проверката трябва също да следва тези нива. Резултатите от одита трябва да са такива, че да бъдат полезни при дългосрочното планиране на бъдещата фирма. Някои заключения ще ви помогнат да разберете какви са краткосрочните нужди на определени работници. И накрая, одитът ви позволява да разберете дали има нужда от повече мениджъри в организацията.
Стратегическият одит е анализ от гледна точка на висшите служители на компанията. В същото време експертите изследват управленските практики във фирмата и анализират как работи службата за персонал. За получаване на данни е необходимо да се проведе интервю с целия мениджърски екип, да се проучи бизнес планът, да се направи оценка на работата на персонала. Този подход ни позволява да разберем как да направим компанията по-конкурентна чрез идентифициране на силни, слаби характеристики, рискове и потенциал на предприятието.
Конкурентоспособността като път към успеха
По време на одита е възможно да се увеличи конкурентоспособността на компанията на пазара поради следните мерки:
- елиминиране на структурните недостатъци при запазване на кадровия потенциал по такъв начин, че компанията засилва позициите си, като се отърва от ненужните, нежелани елементи в структурата си. Като правило процесът включва реорганизация на предприятието, при което някои звена са изключени, служителите напускат и се променят стратегиите на компанията;
- идентифициране на уникалните характеристики на организацията, правейки я привлекателна за потенциални служители и клиенти.
Като цяло конкурентоспособността се определя от това колко ефективно компанията използва потенциала на всеки служител. Управлението на персонала се осъществява не само чрез добре познати механизми за управление на документи, но и косвено чрез:
- иновациите;
- пускане на пазара;
- услуга.
Не забравяйте, че колкото по-висока е производителността на компанията, толкова по-силно всеки служител уважава компанията си.
Значителни нюанси
За оценка на компанията на пазара на персонал се използват следните показатели:
- фирмен персонал;
- ниво на удовлетвореност на служителите.
Одитът ви позволява да оцените стратегията на компанията на оперативно ниво, когато резултатите от работата са направо анализирани. Одиторът изучава:
- съотношение на целта и резултата;
- способността за подобряване, опростяване на работния процес;
- възможността да получите същия резултат с по-малко инвестиции.
Прилагайки ефективни методи, е възможно да се развият човешки ресурси, да се увеличи персоналът и да се подобри системата за управление на информацията. Всички процеси, свързани с обслужването на персонала, са пряко и косвено предмет на внимателно проучване.
Характеристики на
При изследвания в предприятието:
- отговорно лице се откроява;
- целите са формулирани;
- изучаване на политика, практически методи за постигане на цели;
- HR докладите се анализират;
- подготвят се доклади с препоръки за ситуацията;
- изготвя се план за развитие на компанията;
- анализира последствията от коригиране на открити недостатъци с план.
Не е толкова просто
Всяка посока на одита изисква много време и усилия. Външният одит е доста скъп и е достъпен само за фирми, които са „сигурни на крака“. В същото време одитът е необходим, ако има желание за повишаване на ефективността и постигане на по-добри резултати от съществуващите.
Много големи компании по наше време въвеждат в своя персонал специалисти, участващи в одита в организацията. Тази практика показа ефективност с децентрализирано обслужване на персонала и присъствието на регионални клонове.
С правилното изпълнение на процеса, вътрешният одит позволява навременно откриване на дефекти в работата на компанията и предприема мерки за отстраняването им.Принципите на такъв одит:
- независимост на специалистите;
- отговорност;
- компетентност.
Ами парите?
При всеобхватни мерки одитът на селищата с персонал за заплащане е задължителен. Обръща се внимание доколко дружеството спазва изискванията на нормативни, нормативни актове и закони, уреждащи трудовите отношения. Специалистите по проверка анализират колко точно и правилно изчисляват:
- задържане;
- плащане;
- данъчни удръжки;
- плащания на заплати;
- социален компонент.
Одитът на населените места се основава на кодекси, уреждащи трудовите отношения, гражданското и данъчното законодателство.
За получаване на данни са необходими документи за прехвърлянето, набирането, уволненията, първичните, отчетните, счетоводните регистри.
Какво ви трябва?
Ако планирате одит на селища с персонал за възнаграждение, не забравяйте, че анализът е възможен при наличие на първично счетоводство, за което се използват единни форми.
Ръководителят на компанията трябва да предостави документите:
- заповеди за работа;
- T2 карти;
- поръчки за изпращане на персонал във ваканция до други длъжности;
- документи за прекратяване на работа.
Точен одит с персонал за заплати е възможен, ако специалистът по проверка разполага с:
- ведомост;
- листа на отработените часове;
- времеви лист;
- изявления Т-49;
- лична сметка.
Инспекторът получава допълнителна информация от първичните документи, определящи плащането на парчетата, като взема предвид и развитието.
Комплект от мерки
По време на одита се обръща внимание на следните регистри:
- резюме;
- по 76-та сметка;
- списания номер 8, 10;
- баланс;
- главна книга.
По време на одитната проверка:
- спазване на закона;
- счетоводство, контрол на плащанията за плащания в случай на парче;
- контрол на времето;
- изчисляване на приспадане;
- трезор за плащане;
- Данъци върху заплатите;
- депозирана заплата.
Това е важно!
Аналитичното счетоводство на компанията взема предвид всички физически лица:
- в списъците;
- не влиза в тях.
Като се вземат предвид:
- плащане;
- премия;
- ползи;
- друга;
- различни удръжки, включително данъци.
Информацията за това обикновено се съхранява в лична сметка, в разплащателни документи, платежни книжа. Проучването на данни се опростява чрез документация в електронен формат. Препоръчва се поддържане на отделни регистри за различни позиции от посочения по-горе номер.
При проверка наемният специалист проверява дали има счетоводство като такова, установява колко дълго се съхраняват данни, от които е възможно да се извлече годишната доходност на предприятието, годишният доход на служителите в тази компания.
Общият доход се формира поради:
- преки такси;
- печалба в натура;
- печалба от резултатите от определен период;
- цени за служители на туристическа компания в редица региони;
- безвъзмездно хранене;
- еднократни плащания.
Специализираните региони включват:
- на север;
- територии, приравнени към тях;
- Далечен Изток.
Одиторът осъществява контрол върху изчисленията, анализирайки следните документи от вътрешния работен процес на организацията:
- извлечения, плащания;
- първична документация;
- лични сметки на служители.
В този случай резултатите от фирмата и резултатите от всеки отдел на компанията се проверяват. Тогава одиторът определя дали удръжките са направени правилно и заплатите са били изплатени. Не забравяйте да обърнете внимание на единния социален данък. За да наблюдава ситуацията, специалистът иска достъп до данъчната основа. Приспаданията обхващат следните области:
- пенсионно осигуряване;
- медицинска застраховка;
- социално осигуряване.
При анализа на правилността на възнаграждението на труда се обръща внимание на 76-ата сметка, според която има взаимодействие с кредитори, длъжници. В същото време одиторът установява кои карти се съхраняват и как се попълват, както и дали е обърнато внимание на депозираните суми, как са били издадени на служителите.
Трябва да се помни, че има няколко често срещани грешки при изчисляването на заплатите, присъщи на голям брой компании. Одиторът безпроблемно проверява всяко предприятие за такова, следователно собственикът на предприятието, подготвяйки се за одита предварително, може сам да контролира такива моменти. Това са следните сериозни недостатъци:
- липса на времеви листове;
- липса на стандартни формуляри за първична платежна документация;
- неправилна оценка на данъка;
- неправилно изчисляване на сумите за различни видове плащания;
- неправилно отчитане на общия доход на служителите (често не включва бонуси, подаръци и т.н.).
За да обобщим
Провеждането на одит на персонала и сетълмента със служители ни позволява да формулираме редица предложения за подобряване на ефективността на работния процес. В рамките на персонала това се изразява в препоръката за реорганизиране на предприятието, въвеждане на нови системи за мотивация или прилагане на други методологии.
Що се отнася до изчисленията на заплатите, най-често препоръката е да се въведе автоматизирана система за заплати, съдържаща стандартни форми на документи. Това опростява процеса и го прави по-бърз, като на практика елиминира вероятността от грешка, провокирана от човешкия фактор.