Одит на бизнес процесите: кога и как да се провежда? Бизнес процеси - примери

За да оцелее в жестоката конкуренция, е важно за съвременната компания бързо да реагира на пазарните промени и да използва рационално наличните ресурси. С течение на времето обаче ефективността намалява - част от действията и процедурите остаряват, отделите започват да дублират взаимно задачите си. Ето защо навременният одит на бизнес процесите е толкова важен. Познавайки слабостите на предприятието, ръководството може да предприеме подходящи мерки и да оптимизира работата.

дефинира

Бизнес процесът е верига от логически свързани, периодично повтарящи се операции, по време на които ресурсите на организацията се използват за обработка на обект (практически или физически). С други думи, това е определен сегмент от работата на предприятието с реални, измерими резултати.

Вътрешният одит на бизнес процесите е анализ на всички видове фирмени дейности: производствена, търговска, социална. Нейната задача е да определи колко ефективно функционират основните структурни звена на компанията и каналите за пренос на информация.

Кога да похарчите

1. След въвеждането на нова документация и инструкции, Например, когато инсталирате друг софтуер. В този случай е по-добре да се извърши одит не веднага, а след известно време, необходимо за „пробива“ и тестване. Дълбочината на проверката зависи от мащаба на промените и значението на този процес за компанията.

2. Планиран одит, Извършва се по установения график, най-малко 1 път годишно.

3. Непланиран одит, Той се организира по искане на висшето ръководство или мениджъра, отговорен за конкретен бизнес процес. Такава необходимост може да възникне, ако:

• възникна голяма повреда;
• периодично се получават оплаквания от клиенти на процеса (външни и вътрешни);
• Има предложения и идеи за подобряване на процеса.

Обобщавайки, можем да кажем, че одитът на бизнес процесите е необходим във всички случаи, когато в компанията настъпят някакви промени.

Видове бизнес процеси

В съвременната теория за управление разделението на процесите на основни и спомагателни е общоприето. Първата група включва всичко, което позволява на организацията да печели пари и да постига определени цели:

• производство на стоки / предоставяне на услуги;
• маркетинг и продажби;
• логистика и услуги за доставка;
• комуникация с доставчици и посредници;
• данъчно счетоводство;
• поддръжка на клиенти.

Подкрепящи от своя страна са онези процеси, които осигуряват прилагането на ядрото, осигуряват необходимите ресурси и информация. Това са вътрешни функции, като управление на персонала, счетоводство и осигуряване на безопасността на даден обект.

Бизнес процеси: примери и описание

Важно е да се отбележи, че всяка конкретна компания има собствен списък на бизнес процеси, като се вземат предвид нейният размер и спецификата на дейност.

Основните елементи на всеки PSU включват:

• входни данни;
• ресурси (хора, оборудване, инфраструктура, софтуер);
• критерии (изисквания на клиента, стандарти, закони);
• документи и записи (плащания, заявления, поръчки, разписки, фактури);
• изходни данни (продукт, неговата част или необходима информация);
• измерване на резултатите (одит, мониторинг, анализ).

Освен това всеки процес трябва да има определен собственик, отговорен за крайния резултат.

Нека да видим как могат да бъдат описани бизнес процесите. Взехме примери от две напълно различни сфери по своята същност.

Първата компания продава франчайзи.В работата й с клиенти могат да се разграничат 4 основни бизнес процеса. От своя страна всяка от тях се състои от няколко операции.

1. квалификация, Задача: обработете приложението. Този етап ви позволява да създадете фуния и да оцените ефективността на маркетинга. Служителят обработва полученото заявление и го прехвърля в статус „Квалифицирано“ или „Отказ“. Всички квалифицирани приложения веднага попадат в BP-2.
2. За продажба, Задачи: да направи презентация, да работи с възражения, да получи принос и да прехвърли проекта на уредника. За подобряване на ефективността на работа се разработва система за мотивация на служителите, план и прогноза за продажбите. Транзакциите автоматично идват от BP-1 или се създават ръчно от мениджъра. След прехвърлянето на уредника проектът преминава към BP-3.
3. хвърлям, Задачи: назначаване на уредник, започване на работа и подготовка на доклад. Този бизнес процес осигурява стъпка по стъпка стартиране на франчайзинг. Добавени са нови функции: оправяне на документи, уведомяване на клиентите, привличане на нови служители и изпълнители.
4. кралски особи, Задача: навреме за получаване на вноска (роялти). Веднага след стартирането автоматично се създава нов бизнес процес и се назначава датата на следващото плащане. Изготвя се и план за подкрепа на франчайзополучателите.

Вторият пример е рекламна агенция с пълен цикъл, която произвежда печатни продукти, външна реклама, самозалепващи се материали, както и хотелски аксесоари. Ето 3 основни процеса:

1. търсене, Необходимо е да се намерят потенциални клиенти, да се установи контакт и да се уговори среща. Освен това трябва да разберете откъде идва клиентът (от базата данни, интернет или други източници), мащаба на планираната кампания (в хиляди рубли) и, ако е необходимо, причините за отказа.
2. За продажба, При поискване се изпраща търговско предложение, след което се издава фактура. Указан е начинът на плащане (100%, отложено плащане, гаранционно писмо). Тогава поръчката преминава в производство (BP-3). След изпращане и получаване на обратна връзка, основната цел е да се направи максимален брой повторни продажби.
3. производство, След получаване на поръчката, ръководителят на производството потвърждава срока (срока). Извършват се технологични операции - предпечат, печат, обработка след печат. Ако клиентът е доволен от резултата, проектът се връща към BP-2, в противен случай се връща в началото на процеса за преразглеждане.

Най-удобно е да се изобразяват бизнес процесите на компанията в схематична форма, показващи основните връзки между тях (например преходът от първото представяне към етапа на продажба). Можете също да предоставите информация във формат на таблицата:

Документацията

Одитът се състои от следните ключови позиции:

1. Заповедта за провеждане, Този документ е одобрен от висшето ръководство и съдържа информация за причините за одита (планиран / непланиран), целите, средствата, членовете на комисията. Веднага се назначава мениджърът по одит, както и условията за разработване и одобряване на програмата.

2. Работни документи на одиторите, Това включва всички бележки, които одиторите правят по време на одита, както и попълнени въпросници, резултати от анкети, формуляри за интервю, тестове и др. Освен това компанията съхранява регулаторни документи, които уточняват изискванията за работните документи. Те трябва да съдържат:

• дата и място на съставяне, име на инспектора;
• източници и методи за получаване на информация (интервюта, наблюдения, въпросници);
• подробно описание на изучаваните бизнес процеси;
• резултати от всички предишни одити.

Работните документи се попълват както в произволна, така и в предварително установена форма - например под формата на таблици, графики, текст и др.

3. Планът за одит, Тя включва няколко основни раздела: събиране и обобщаване на информация, извършване на задълбочен анализ, заключения, разработване на предложения и препоръки, съставяне на доклад и представяне на резултатите. В началото на одита се посочва неговата цел, описание на изследваните бизнес процеси, както и етапите и основните дейности по проверка. За всеки етап е необходимо да се определят ключови задачи, методи за събиране и анализ на данни, срокове, ресурси и отговорните за резултата.

4. Доклад. Този документ обобщава извършената работа, идентифицира силните и слабите страни на предприятието. Първият раздел предоставя общи заключения, а вторият съдържа подробна информация за изразходваните ресурси и резултатите.

5. Одиторски доклад, Показва най-важните констатации и препоръки за оптимизиране на бизнес процесите.

участниците

В зависимост от сложността на организацията, нейната структура, броя на служителите и спецификата на бизнеса, зависи кой ще проведе одита. Помислете за необходимите участници в одита.

1. Инициатор и лице, одобряващо одита. По правило това е един от лидерите на предприятието или техните заместници.
2. Одитна комисия. Задължителни изисквания към участниците - висше образование и трудов стаж от поне определен период.
3. Ръководителят на комисията. Тази длъжност е назначена на служители в едно от независимите подразделения на компанията (отдели, които са пряко подчинени на собственика на предприятието и не участват в основния бизнес процес - служба за сигурност, служба за стратегическо развитие и др.). Понякога се включват експерти от трети страни.
4. Одитирани лица. Те могат да бъдат всички служители на организацията, които разполагат с необходимата информация за проверка.

В реномирани компании често се създават специални комисии за контрол на одита.

Редът на

Одитът на бизнес процесите се извършва в съответствие с ясно определени изисквания. Изследват се основните бизнес цикли на компанията - доставка, производство, продажби, инвестиции (инвестиране в модернизация и разширяване), както и управление.

Етап 1: Изучаване на общите модели

Вътрешният одит започва със събирането на основна информация за дейността на предприятието, неговата структура и дейността на звената. По принцип той се получава от документите на предприятието - стратегически план, правила за управление, длъжностни характеристики, кодове и др. Всички данни се въвеждат в отчета, което показва:

• организационна структура;
• списък на ключовите бизнес процеси;
• описание на работата на звена: имена, функции, входящи и изходящи документи, резултати от дейности.

Често след отчитане се провеждат интервюта с персонала. Това ви позволява да откриете неточности в началните етапи, да видите разликата между реалното състояние на нещата и как самите служители представляват организацията.

Етап 2: Подробен анализ на бизнес процесите

На този етап е необходимо да се опишат последователността и характеристиките на различните операции в предприятието. За удобство са съставени таблици, които описват всеки бизнес процес поотделно.

Освен това са съставени подробни диаграми и диаграми за дейности, които отразяват организационната структура на компанията, последователността на инструкциите за работа, взаимодействията между служители на същия отдел и различни отдели. Цялата процедура трябва да бъде документирана. Ако е възможно, се препоръчва организиране на аудио и видео записи.

Етап 3: Моделиране

Целта на този етап е да систематизира информацията за компанията и нейните процеси във визуална графична форма. Моделът трябва да показва структурата на бизнес процесите, особеностите на тяхното изпълнение, както и последователността на работния процес.

Първо се подготвя структурен модел, който показва взаимодействието на отделите, документацията, структурата на бизнес процесите (от общи групи до частни задачи). Освен това той показва как се преместват данни, ресурси и документи между основните участници.

Готовият модел е съобразен с архитекти, водещи програмисти и специалисти на организацията.

На този етап се разработва подробна схема на работния процес. За това на всеки документ е присвоен собствен уникален регистрационен номер / код. В опростен вид изглежда така:

Ако по време на проверката са открити отклонения, е необходимо ясно да се установи причината за тях. Тя може да бъде външна или вътрешна, обективна или субективна (например, ниска мотивация на служителите).

Етап 4: Подготовка на доклада и представяне на резултатите

Въз основа на получената информация комисията следва да разработи препоръки и предложения за подобряване на процесите. В този случай е необходимо да се отговори на ключови въпроси:

• Какви отрицателни странични ефекти мога да срещна?
• Трябва ли да актуализирам цялата документация?
• Колко време ще отнеме да види ефекта от промените?

След това мениджърът подготвя доклад и заключение, както и представяне на резултатите. По този начин одитът на бизнес процесите позволява на собствениците на компании да се запознаят с „слабостите“ и проблемите в организацията. В същото време гледната точка на 2 страни се взема предвид едновременно - проверка и проверка.

Подобряването и развитието на бизнес процесите може да включва мерки за допълнително обучение на служителите, разработване на софтуер, предложения за насърчаване на персонала и промени в персонала.

Одитни методи и източници на информация

Стартирането на бизнес и всякакви значителни промени в предприятието изискват използването на най-точната и надеждна информация. Това са главно математически прогнози, сравнение и преизчисляване на данни. Източниците на данни са документи:

• разчети, дневници за изпълнение на работата;
• документи за подаване на поръчки;
• договори за доставка;
• фактури;
• карти за изчисляване на производствените разходи;
• инвентарни карти;
• счетоводни регистри;
• отчети за пристигането и издаването на материални ресурси, складови счетоводни карти;
• банкови извлечения, кредитни / дебитни касови документи и др.

Необходимо е също така да се събере информация за индикаторите на процеса - не само точните стойности, но и как се изчисляват изчислените стойности, какви мерки се предприемат в случай на отклонения. Тези данни могат да бъдат получени в процеса на наблюдение на хода на работата, както и при интервюта със служители, клиенти и доставчици.

Основни показатели за ефективност

В зависимост от целта, за която се извършва одитът на бизнес процесите, се използват различни критерии и методи за оценка.

Използвайки балансирана карта с резултати, можете веднага да видите в кои области на работа възникват проблеми. Най-трудният период в това отношение е стартирането на бизнес, когато няма с какво да се сравняват показателите. Ето защо много млади компании ангажират външни експерти в одита, които могат да оценят потенциалните рискове много преди те да се намесят сериозно в работата на предприятието.